GASTARTIKEL: Wie Zusammenarbeit von Social Media profitiert

Gastartikel von Robert Szilinski, CEO esentri AG

Kommunikation und Zusammenarbeit heute ...

Klar ist: die Art, wie wir miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten wandelt sich. Diese Veränderung wird stark von den Möglichkeiten sozialer Netzwerke beeinflusst, die wir sowohl privat als auch beruflich nutzen. Gerade die "Generation Y" hat E-Mail-Flut und endlose Excel-Listen satt und setzt lieber auf soziale Netzwerke als informelle Form der Kommunikation. Zusätzlich sind Begriffe wie dezentrale Teams und mobile Arbeit inzwischen keine Fremdwörter mehr und erschweren die effiziente Zusammenarbeit im Arbeitsalltag. Unter diesen veränderten Umständen Projekte erfolgreich durchzuführen, wird immer mehr zur Herausforderung. Dazu gehört konkret: der zentrale Zugriff auf Informationen und Dokumente, der effiziente Austausch rund um aktuelle Projekte und der Umgang mit der ewigen E-Mail-Flut.

Gerade kreative Unternehmen und digitale Agenturen stehen bei der Zusammenarbeit oft vor dem Problem, dass sowohl die eigenen Kunden als auch Freelancer und externe Partner in die eigenen Vorhaben mit einzubeziehen sind. Das Ergebnis ist meist eine unüberschaubare Vielzahl von Informationen, Listen und Dokumenten. Dabei kann moderne Zusammenarbeit heute ganz anders aussehen. Angelehnt an die Technologien von gängigen sozialen Netzwerken können sich Teams mithilfe eines internen und projektbezogenen sozialen Netzwerks untereinander vernetzen. Werden neue Mitglieder im nachhinein in ein laufendes Projekt einbezogen, stehen alle Informationen in der richtigen zeitlichen Abfolge zur Verfügung.

Social Project Management

Wem vernetzte Kommunikation nicht weit genug geht, sollte sich mit "Social Project Management" beschäftigen. Aber was macht Projektmanagement eigentlich erst "social"? Im klassischen Projektmanagement ist die Projektorganisation bekanntlich hierarchisch aufgebaut. Der Projektleiter als zentrale Schnittstelle ist dafür verantwortlich, alle Informationen zu bündeln und zu verteilen. Doch gerade hier liegt der Engpass: Manchmal hat er anderes oder zu viel zu tun; Informationen fließen zu langsam oder kommen zu spät. Oder den Projektleiter erreicht manche Rückmeldung des Teams nicht rechtzeitig. So werden Entscheidungen auf Basis veralteter Informationen getroffen. Als demotivierender Nebeneffekt bleiben den Teammitgliedern der größere Zusammenhang und damit der eigene Beitrag zum Projekt oft unbekannt.

Ein wesentlicher Aspekt von Social Project Management ist es, die Zusammenarbeit netzwerkartig zu strukturieren. Das ist einerseits eine Frage der Organisation, denn es erfordert flachere Hierarchien und die Übernahme von mehr Verantwortung aller Einzelnen. Zum anderen ist es eine Frage der Technik, weil diese Organisationsform ohne soziale Medien kaum durchführbar ist.

Das Prinzip von Online-Collaboration ist es, die Kommunikation in sozialen Netzen zu bündeln und den Austausch von Inhalten innerhalb des Teams zu vereinfachen. Dabei geht es nicht nur um den Austausch von Informationen, sondern auch von Wissen zwischen den Projektmitgliedern. Die Top-Down-Kommunikation wird durch eine Bottom-up Kommunikation ergänzt. Die Projektmitglieder erfassen und bearbeiten ihre Aufgaben selbstständig, melden Probleme oder posten Kommentare. So fließen die Statusmeldungen jedes Einzelnen über die Teilprojekte direkt in die Übersicht des Projektleiters mit ein. Das Ergebnis ist eine höhere Identifikation mit dem Projekt und eine stärkere Ausrichtung der Beteiligten am definierten Ziel.

Zu den sozialen und kommunikativen Features von Plattformen für Social Project Management gehören zudem Funktionen, die auch die Produktivität von Teams erhöhen. Dazu zählen zum Beispiel Reportings oder ein Dokumenten- und Taskmanagement. Standard ist eine Integration mit E-Mail-Systemen. Das heißt zum Beispiel, dass das System automatisiert bestimmte Nachrichten oder Alerts per E-Mail versendet und dass die Mitglieder des Social Networks auch direkt aus der Oberfläche heraus E-Mails schreiben können. In der Regel sind auch mobile Oberflächen und native Apps vorhanden, um die bequeme Nutzung von Smartphones und beliebigen Clients zu erlauben.

Fazit

Facebook, Twitter, XING und andere soziale Netzwerke haben die Art, wie wir miteinander kommunizieren, nachhaltig verändert. Was sich bewährt hat, um privat auf dem Laufenden zu sein und andere auf dem Laufenden zu halten, kommt dabei auch immer mehr in den Unternehmen an. Social Project Management ist die Chance für Unternehmen in der Digitalwirtschaft, sich besser und virtueller zu organisieren und so eine besonders effiziente Projektabwicklung zu erzielen.

Zum Gastautor

Robert Szilinski (XING-Profil) ist Berater, GPM zertifizierter Projektmanager und Social Network Experte. Seine berufliche Laufbahn startete er nach dem Studium der Informatik als Softwarearchitekt und technischer Projektleiter. Nach einigen Jahren in der Technologieberatung mit den Schwerpunkten Geschäftsprozessoptimierung und SOA-Architekturen hat er sich auf das Management von IT-Projekten und das IT-Business-Alignment spezialisiert. Neben seiner Tätigkeit in Kundenprojekten geht er der Frage nach, wie der steigenden Komplexität in Projekten zukünftig besser begegnet werden kann und wie sich die aktuellen Trends Social Media und Agilität in diesem Kontext professionell nutzen lassen. Seit 2009 ist er Gründer und CEO der esentri AG, Anbieter der Plattform Social PM für Enterprise Social Networking, in Ettlingen.