Helfende Hände suchen! Oder: Wie funktioniert ein Pitch?

Wenn Sie Online-Marketing-Aktivitäten oder ganze Webprojekte an einen Dienstleister auslagern wollen, kann es natürlich sinnvoll sein, dass Sie sich mehrere potentielle Unternehmen anschauen, die Ihnen Unterstützung bieten können. Die Herausforderung besteht dann darin, aus der Menge an potentiellen Auftragnehmern denjenigen Dienstleister auszuwählen, der Ihre Bedürfnisse und Anforderungen am Besten erfüllen kann. Sie müssen dabei nicht einfach nur eine Auswahl treffen, sondern eine fundierte Entscheidung für und gegen Kandidaten treffen.

Um eine bewusste Entscheidungen herbeizuführen ist es unter Umständen sinnvoll einen so genannten Pitch durchzuführen. Was ist ein Pitch? Ein Pitch ist so etwas wie ein Wettbewerb. Im Rahmen eines Pitches laden Sie mehrere potentiell interessante Dienstleister dazu ein, sich bei Ihnen vor Ort zu präsentieren. Betrachten Sie einen Pitch als Bewerbungsgespräch. Man könnte alternativ auch von einem „Schaulaufen“ (wie beim Eistanz) oder „Vorsingen“ (wie in der Musikschule) sprechen. Das Ziel: Sie haben einen Auftrag zu vergeben und wählen jetzt aus mehreren Bewerbern denjenigen aus, der am Besten zum ausgeschriebenen Projekt passt.

Natürlich, und das muss Ihnen klar sein, ist ein Pitch auch mit Aufwand verbunden. Der Pitch muss organisiert und vorbereitet werden. Sie müssen die Dienstleister Ihrer Wahl einladen. Und Sie und ggf. auch Ihre Mitarbeiter müssen sich natürlich Zeit für die Präsentationen der Dienstleister nehmen. Anschließend muss eine Entscheidung getroffen werden. Was zu zeitintensiven Diskussionen führen kann. Alles in allem kommen so auch bei kleineren Pitches sehr schnell mehrere Arbeitstage zusammen.

Betrachten Sie einen Pitch deswegen immer als Investition – und zwar als eine Investition, die der eigentlichen Investition, also der Beauftragung eines Dienstleisters, vorausgeht. Gerade weil ein Pitch eine Investition ist, sollten Sie aber immer auch gut abwägen, ob für Ihre spezielle Situation tatsächlich zwingend ein Pitch erforderlich ist. Gerade bei kleineren Projekten reicht es vielleicht auch aus, einfach nur zwei oder drei Angebote einzuholen. Die Durchführung eines Pitch empfiehlt sich dagegen auf jeden Fall, wenn mindestens zwei der drei nachfolgenden Rahmenbedingungen erfüllt sind:

1. Ihr Webprojekt hat strategische Bedeutung für Sie und Ihr Unternehmen.
2. Ihr Webprojekt hat einen vergleichsweise großen finanziellen Umfang.
3. Sie entscheiden nicht allein über die Durchführung des Projektes.

Zu einem Pitch können Sie zwischen drei und fünf Dienstleister einladen. Nicht mehr. Aber auch nicht weniger. Zu viele Dienstleister machen einen Pitch unübersichtlich und damit schwierig. Und wenn Sie nur zwei Dienstleister einladen, mangelt es Ihnen eventuell an echter Wahlmöglichkeit.

Bei sehr großen Projekten kann es sogar Sinn machen, die eingeladenen Dienstleister zu motivieren, sich bereits im Vorfeld der Präsentation erste Gedanken und Ideen zur möglichen Ausgestaltung des Projektes zu machen.

Stellen Sie beispielsweise, falls verfügbar, den teilnehmenden Dienstleistern bereits im Vorfeld des Pitches Ihr Projekt-Lastenheft zur Verfügung. Dadurch ermöglichen Sie es den teilnehmenden Dienstleistern sich bestmöglich vorzubereiten. Denken Sie in diesem Zusammenhang auch darüber nach, den am Pitch teilnehmenden Dienstleistern die Vorbereitung des Pitches zu vergüten. Es ist sogar nicht ungewöhnlich, dass (v. a. gute) Dienstleister von vorneherein nur dann an einem Pitch teilnehmen, wenn die Teilnahme fair vergütet wird.

Bei den Präsentationen der Dienstleister geht es dann darum, dass Sie, als Auftraggeber, Ihren potentiellen Auftragnehmer kennenlernen. Es ist deswegen wichtig, dass auf beiden Seiten – also beim Auftraggeber und beim Auftragnehmer – diejenigen Personen mit am Tisch sitzen die das Projekt durchführen werden. Die Präsentationen der Dienstleister laufen dabei immer nach demselben Muster ab. Zunächst stellen Sie sich und Ihr Unternehmen sowie die an dem Projekt beteiligten Personen kurz vor. Danach umreißen Sie nochmals kurz die Ausgangssituation und die wesentlichen Zielsetzungen für das Projekt. Anschließend kann sich der Dienstleister präsentieren.

Zwischen einzelnen Präsentationen von Pitch-Teilnehmern sollten Sie immer genügend Zeit für die Reflektion einer Präsentation einplanen. Setzen Sie sich also zusammen und führen Sie Ihre individuellen Bewertungen in eine Gesamtbewertung über. Es ist wichtig, dies sofort nach einer Präsentation zu tun, solange die Eindrücke noch frisch sind. Warten Sie also nicht!

Die wichtigste Basis eines erfolgreichen Pitches sind die Kriterien, die Sie verwenden, um die eingeladenen Dienstleister systematisch und konkret miteinander zu vergleichen. Mögliche Kriterien können sein:

1. Erfahrung des Dienstleisters
2. Branchenexpertise des Dienstleisters
3. Größe des Dienstleisters (Umsatz, Anzahl Mitarbeiter)
4. Wirtschaftliche Situation des Dienstleisters
5. Referenzkunden des Dienstleisters
6. Technische Expertise des Dienstleisters
7. Kreativität des Dienstleisters
8. Präsentation des Dienstleisters
9. Kosten des Dienstleisters
10. Qualitätsnachweise/Zertifikate des Dienstleisters
11. Auszeichnungen des Dienstleisters

Am Ende des Pitches steht die Auswahl Ihres Dienstleisters. Denken Sie daran: Zu einem ordentlichen Pitch gehört aber auch, dass Sie denjenigen Teilnehmern, die sich nicht durchsetzen konnten, eine Rückmeldung zu den Gründen der Nichtberücksichtigung geben. Das ist nur fair! Und guter Stil!

Weitere Informationen

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