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Asset Management digital – Inventuren verpflichtend, Änderungen strukturiert, QR-Labels automatisch

Anlagevermögen digital im Griff. Ein Prozess. Vollständige Kontrolle.
Assets transparent verwalten – mit Struktur statt Excel.

Digitale Inventur mit Pflichtbearbeitung, QR-Labels automatisch, optional SAP-Import/Export.

Projekt

SKOUZ Assets macht Anlagevermögen benutzerfreundlich verfügbar und digitalisiert den Inventurprozess. Kostenstellenverantwortliche sehen ihre Anlagen, prüfen Details und melden Änderungen strukturiert (z. B. Verkauf/Verschrottung) – bewusst mit manueller Nachpflege zur Sicherstellung von Governance. Finance startet Inventuren über mehrere Kostenstellen; das System bündelt Vorgänge nach Verantwortlichen und erzwingt die vollständige Bearbeitung jeder Anlage (Bestätigen oder Ändern). QR-Code-Labels werden automatisch erzeugt – einzeln oder im Batch – als PDF für Druck und Vor-Ort-Prüfung. Optional können SAP-Exporte eingelesen und Daten im ursprünglichen SAP-Format zurückgeführt werden.

Kategorie: Anlagevermögen / Inventur / Finance Operations Finance · Governance · Compliance · Prozessdigitalisierung

SKOUZ Assets

PROJEKTDATEN

Projektaufwand: 12–20 Personentage (je nach Inventur- & SAP-Logik)
Anpassbarkeit: hoch (Inventurregeln, Rollen, Exportlogik)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365
Integration: SAP-Import & -Export möglich
Stärke: Digitale Inventur mit vollständiger Pflichtbearbeitung

Ergebnis

Inventuren werden gebündelt, vollständig abgearbeitet und sauber an Finance übergeben – ohne Excel, ohne Medienbrüche.

Besonderheit

Verpflichtende Prüflogik pro Anlage, strukturierte Änderungsmeldungen (Verkauf/Verschrottung), automatische QR-Code-Label-Generierung (PDF), optional SAP-Import/Export.

Tech-Stack

SharePoint Listen (Datenbasis) · Power Automate (Inventur/Änderungslogik) · QR-Label-PDF Export · optional SAP-Import & SAP-Export im Originalformat

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen, die Inventuren strukturieren, Verantwortlichkeiten pro Kostenstelle etablieren, QR-Labels automatisieren und optional SAP-Import/Export integrieren möchten.

Lösung besprechen ↗

Pflicht Inventur ohne Lücken QR Labels automatisch SAP Import/Export möglich

Ausgangssituation

Asset Management scheitert im Alltag oft an Transparenz, Inventur & Datenkonsistenz

Unternehmen verwalten ihr Anlagevermögen meist zentral – doch im Alltag fehlt eine nutzerfreundliche Oberfläche für Fachbereiche und Kostenstellenverantwortliche. Änderungen, Verschrottungen oder Verkäufe werden informell gemeldet oder zu spät. Inventuren bedeuten manuellen Aufwand, unvollständige Rückmeldungen und viele Abstimmungsschleifen zwischen Finance und Fachabteilungen. Dazu fehlen oft einfache Mechanismen zur Identifikation von Anlagen – etwa QR-Codes oder automatisierte Labelprozesse. Ergebnis: Medienbrüche, Excel-Listen, unnötiger Aufwand und potenzielle Compliance-Risiken.

Fehlende Oberfläche für Fachbereiche: Kostenstellen sehen ihre Anlagen nicht sauber – Rückfragen & Umwege sind Alltag.
Änderungen kommen zu spät: Verkauf/Verschrottung/Standortwechsel wird informell gemeldet – Daten werden inkonsistent.
Inventur = hoher Aufwand: Manuelle Prozesse, unvollständige Rückläufe, viele Schleifen zwischen Finance und Abteilungen.

Keine eindeutige Identifikation: Ohne QR/Labels ist Vor-Ort-Prüfung unnötig schwierig.
Excel & Medienbrüche: Listen, Mails und lokale Dateien werden zur „Wahrheit“ – statt ein zentraler Prozess.
Compliance-Risiko: Fehlende Nachvollziehbarkeit und Dokumentation erhöhen das Risiko bei Prüfungen.

Aus Sicht der Anwender

Digitale Inventur im Alltag – verpflichtend, geführt, revisionssicher

Finance

Finance Team

Wir starten Inventuren über mehrere Kostenstellen in einem Vorgang und bekommen vollständige Rückläufe – ohne Nachtelefonieren.

Kostenstelle

Kostenstellenverantwortliche

Ich sehe meine Anlagen, bestätige oder melde Änderungen strukturiert – kein Excel, kein Mail-Pingpong.

Governance

Compliance

Klare Verantwortlichkeiten, lückenlose Pflichtbearbeitung und saubere Dokumentation – genau so muss Inventur sein.

Inventur ohne Durchwinken – jede Anlage muss bewusst bearbeitet werden

Finance startet eine Inventur für mehrere Kostenstellen. Das System bündelt automatisch alle relevanten Kostenstellenverantwortlichen in einem strukturierten Inventurvorgang. Jede Person erhält eine klare Prüfansicht aller zu bestätigenden Anlagen. Für jede Anlage muss aktiv entschieden werden: „bestätigt“ oder „geändert“ (z. B. verkauft/verschrottet). Erst wenn alle Positionen bewusst bearbeitet sind, kann der Vorgang abgeschlossen und an Finance zurückgespielt werden. Parallel erzeugt das System QR-Code-Labels automatisch – einzeln für neue Anlagen oder im Batch für Inventuren. Ergebnis: keine Lücken, kein Nachfassen, revisionssichere Nachvollziehbarkeit.

Ziele des Projekts

Anlagevermögen transparent darstellen, Änderungen strukturiert erfassen und Inventuren digital durchführen

SKOUZ Assets macht Anlagevermögen benutzerfreundlich verfügbar: Kostenstellenverantwortliche sehen ihre Anlagen, prüfen Details und melden Änderungen strukturiert – bewusst mit manueller Nachpflege zur Sicherstellung von Governance. Inventuren werden gebündelt, verpflichtend vollständig abgearbeitet und sauber an Finance zurückgespielt. QR-Code-Labels werden automatisch erzeugt; optional sind SAP-Import/Export möglich.

Transparenz pro Kostenstelle

Verantwortliche sehen ihre Anlagen, Details und Status ohne Umwege.

Strukturierte Änderungsmeldung

Verkauf/Verschrottung/Änderungen werden sauber erfasst und nachvollziehbar nachgepflegt.

Inventur als Pflichtprozess

Keine Lücken: Abschluss erst, wenn alle Positionen aktiv bearbeitet wurden.

QR-Labels automatisieren

Labels einzeln oder im Batch erzeugen – als PDF für Druck & Vor-Ort-Prüfung.

SAP-fähig (optional)

Regelmäßiger Import & Export im ursprünglichen SAP-Format möglich.

Lösungsbausteine

SharePoint Listen (Datenbasis)

Zentrale Datenhaltung für Anlagen, Kostenstellen, Verantwortliche und Inventurvorgänge.

Power Automate (Inventur & Änderungen)

Bündelung nach Verantwortlichen, Pflichtbearbeitung, Routing und Rückspielung an Finance.

QR-Code-Label-Generierung

Automatischer PDF-Export für neue Anlagen oder Batch-Labels für Inventuren.

Self-Service für Fachbereiche

Kostenstellen sehen ihre Assets und melden Änderungen strukturiert (kein Excel).

SAP Import/Export (optional)

Regelmäßiges Einlesen und Gesamtexport zur strukturierten Rückführung.

Ideal für Unternehmen, die…

Inventuren ernst nehmen – ohne dass sie jedes Jahr zum Ausnahmezustand werden

ihr Anlagevermögen transparenter abbilden möchten
Inventurprozesse strukturieren und digitalisieren wollen
klare Verantwortlichkeiten für Kostenstellen schaffen möchten
QR-Codes und Labelprozesse automatisieren möchten
revisionssichere Dokumentation benötigen
SAP-Import/Export integrieren möchten

Finance Governance Compliance

Tools & Quick Facts

Tools: SharePoint Listen · Power Automate · QR-Label (PDF) · optional SAP Import/Export
Projektaufwand: 12–20 Personentage (je nach Inventur- & SAP-Logik)
Anpassbarkeit: hoch (Inventurregeln, Rollen, Exportlogik)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365
Stärke: Digitale Inventur mit vollständiger Pflichtbearbeitung

Next Step

Wollen wir Ihre Inventur in 30 Minuten „digital-ready“ machen?

Wir klären Rollen (Finance/Kostenstellen), Pflichtlogik (Bestätigen/Ändern), QR-Label-Prozess und optionalen SAP-Import/Export – und skizzieren den sauberen Standardprozess in Microsoft 365.

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Antwort garantiert innerhalb von 24 Stunden.