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Belegeinreichung digital – scannen, Besuch zuordnen, regelkonform abrechnen (ohne Excel-Chaos)

Belege scannen. Beleg automatisch zuordnen. Korrekt abrechnen.
Regelbasiert. Nachvollziehbar. Sicher. Und ohne Excel-Chaos.

Scan → Besuch/Teilnehmer → Finance – als Add-on zu SKOUZ Visit oder standalone.

Projekt

SKOUZ SmartReceipt digitalisiert die Belegeinreichung strukturiert: Belege werden per App gescannt und automatisch einem Besuch sowie den beteiligten internen Mitarbeitenden zugeordnet. Dadurch können Zuschüsse und Abrechnungsregeln sauber und nachvollziehbar angewendet werden. Finance erhält eine vollständig dokumentierte Zuordnung inklusive Besuch, Datum und Teilnehmer. Optional ist eine KI-gestützte Belegauslesung (Betrag, Datum, MwSt.) möglich – abhängig von Lizenzmodell und gewünschtem Funktionsumfang.

Kategorie: Bewirtung / Expense / Finance Operations Finance · Visitor Enablement · Prozessdigitalisierung
SKOUZ SmartReceipt
Scan Zuordnung Finance Upload Audit

PROJEKTDATEN

  • Projektaufwand: 4–8 Personentage (Standalone)
  • Anpassbarkeit: hoch (Regelwerk, Zuschusslogik, Workflows)
  • Systemvoraussetzung: Microsoft 365
  • Erweiterbar: KI-gestützte Belegerkennung möglich (lizenzabhängig)
  • Integration: nahtlos kombinierbar mit SKOUZ Visit

Ergebnis

Bewirtungsbelege werden direkt digital erfasst, korrekt zugeordnet und nachvollziehbar dokumentiert – ohne Medienbrüche.

Besonderheit

Belege per App scannen und einem Besuch zuordnen; Teilnehmer werden automatisch übernommen und Zuschuss-/Abrechnungsregeln regelbasiert angewendet. Optional: KI-gestützte Auslesung (lizenzabhängig).

Tech-Stack

Power App (Scan & Zuordnung) · SharePoint (Datenbasis & Besuchsverknüpfung) · Power Automate (Workflow/Benachrichtigungen) · optional KI-Auslesung

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen, die Bewirtungskosten/Belege strukturiert erfassen, Besucherprozesse ganzheitlich digitalisieren und Medienbrüche zwischen Kantine, Empfang und Finance vermeiden wollen.

Lösung besprechen ↗
1 Beleg direkt zugeordnet 0 Excel- & Mail-Chaos KI Auslesung optional

Ausgangssituation

Bewirtungsbelege: Zuordnung, Nachvollziehbarkeit und Regelkonformität sind meist Handarbeit

Bei Besucherterminen entstehen regelmäßig Bewirtungskosten – etwa in der Kantine. Der Beleg wird häufig manuell gesammelt, weitergeleitet oder später mühsam einem Besuch zugeordnet. Dabei gelten interne Regelungen: Wer war dabei? Welche Kosten sind zuschussfähig? Welche Anteile sind intern oder extern zu verbuchen? Fehlt die direkte Verknüpfung mit dem Besuchsvorgang, entsteht unnötiger administrativer Aufwand – für Mitarbeitende, Empfang, Kantine und Buchhaltung. Das Ergebnis: Medienbrüche, unvollständige Angaben und vermeidbare Rückfragen.

  • Zuordnung ist unklar: Belege landen in Mails/Ordnern – später fehlt der Bezug zum konkreten Besuch.

  • Regeln werden schwer anwendbar: Zuschuss-, Abrechnungs- und Teilnehmerlogik braucht strukturierte Daten.

  • Viele Rückfragen: Finance fragt nach Besuch, Datum, Teilnehmern, Aufteilung – das kostet Zeit.

  • Medienbrüche: Kantine/Empfang/Finance arbeiten in unterschiedlichen Kanälen ohne gemeinsamen Prozess.

  • Unvollständige Angaben: Teilnehmer oder Kontext fehlen, Abrechnung wird verzögert oder fehlerhaft.

  • Excel-Chaos: Listen werden zur „Wahrheit“, obwohl ein klarer Prozess nötig wäre.

Aus Sicht der Anwender

Belegeinreichung im Alltag – 30 Sekunden scannen, sofort korrekt zugeordnet

Gastgeber

Mitarbeitende

Ich scanne den Beleg und wähle den Besuch – das System übernimmt Teilnehmer automatisch. Fertig.

Finance

Buchhaltung

Wir bekommen die Zuordnung inkl. Besuch/Datum/Teilnehmer sauber dokumentiert – ohne Rückfragen.

Prozess

Empfang / Kantine

Weniger Nachfragen, weniger Abstimmung – ein Prozess statt vieler Einzelwege.

Praxisbeispiel Belegeinreichung – Scan & automatische Zuordnung Power App Beleg scannen Upload Zuordnung zum Besuch Teilnehmer automatisch verknüpft Besuch Team Regeln Zuschusslogik & Abrechnung automatisch Finance Dokumentiert AUDIT Besuch+Datum Teilnehmer

Kundenbesuch in der Kantine – Beleg wird sofort dem Besuch zugeordnet

Ein Team empfängt einen Kunden in der Kantine. Nach dem Essen erhält der Gastgeber den Kassenbeleg. Früher hätte er diesen gesammelt, per Mail weitergeleitet oder später eingereicht – mit der Frage: „Zu welchem Besuch gehörte das nochmal?“ Heute öffnet er SKOUZ SmartReceipt, scannt den Beleg und wählt den entsprechenden Besuch aus. Das System erkennt automatisch die beteiligten internen Kolleginnen und Kollegen und ordnet die Kosten korrekt zu. Finance erhält eine sauber dokumentierte Zuordnung – inklusive Besuch, Datum und Teilnehmer. Kein Nachrechnen. Kein Nachfragen. Ein klar geregelter Prozess.

Ziele des Projekts

Belege direkt erfassen, korrekt zuordnen und transparent dokumentieren

Ziel war eine prozessintegrierte Belegeinreichung: Belege per App erfassen, automatisch einem Besuch und den beteiligten Mitarbeitenden zuordnen, Zuschuss- und Abrechnungsregeln nachvollziehbar anwenden und Finance eine saubere Dokumentation liefern – ohne Medienbruch zwischen Kantine, Empfang und Finance.

Direkte digitale Erfassung

Belege werden per App gescannt und sofort eingereicht – ohne Sammeln oder Mails.

Automatische Zuordnung

Belege werden einem Besuch zugeordnet und Teilnehmer automatisch verknüpft.

Regelkonform abrechnen

Zuschüsse und Abrechnungslogiken werden transparent angewendet.

Weniger Rückfragen

Finance erhält Kontext und Daten vollständig – weniger Nacharbeiten.

Erweiterbar

Optional: KI-gestützte Belegauslesung (lizenzabhängig) möglich.

Lösungsbausteine

Power App (Scan & Zuordnung)

Beleg scannen, Besuch auswählen, Upload – fertig.

SharePoint (Datenbasis)

Besuchsverknüpfung, Belegdaten, Teilnehmer und Status zentral abbilden.

Power Automate (Workflow)

Benachrichtigung, Routing und Regelwerk für Zuschuss/Abrechnung.

Prozessintegration (SKOUZ Visit)

Als Add-on nahtlos kombinierbar – kann auch standalone betrieben werden.

Optional: KI-Auslesung

Automatische Extraktion von Betrag/Datum/MwSt. – abhängig von Lizenz/Funktionsumfang.

Ideal für Unternehmen, die…

Bewirtung & Belege sauber abrechnen wollen – ohne Excel und ohne Nachfragen

  • Bewirtungskosten oder andere Belege strukturiert erfassen möchten
  • Besucherprozesse vollständig digital abbilden wollen
  • Zuschuss- und Abrechnungsregeln transparent anwenden müssen
  • Medienbrüche zwischen Kantine, Empfang und Finance vermeiden möchten
  • ihre Besucherlösung sinnvoll erweitern möchten
Finance Visitor Enablement Self-Service

Tools & Quick Facts

Tools
Power App · SharePoint · Power Automate · optional KI-Auslesung
Projektaufwand
4–8 Personentage (Standalone)
Anpassbarkeit
hoch (Regelwerk, Zuschusslogik, Workflows)
Systemvoraussetzung
Microsoft 365
Integration
nahtlos kombinierbar mit SKOUZ Visit

Next Step

Wollen wir Ihre Belegeinreichung in 30 Minuten bewertbar machen?

Wir klären Ihre Zuschuss-/Abrechnungslogik, die gewünschte Prozessintegration (z. B. Besucher), sowie Reporting/Export-Anforderungen – und skizzieren den sauberen Standardprozess in Microsoft 365.

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