skouz

Besucheranmeldung digital – Check-in, Sicherheit & Compliance in einem Flow

Ein Formular. ALLE Besucherservices – einfach, digital, smart.
Besuch anmelden, Verpflegung buchen, WLAN-Zugang beantragen

Wir haben die Besucherregistrierung als durchgängigen digitalen Prozess umgesetzt – von der Voranmeldung über den Check-in bis zur Auswertung. Auf Basis der Microsoft 365 Power Platform entsteht ein zentraler, revisionssicherer Überblick für Empfang, Fachabteilungen und Security – ohne Medienbrüche.

Projekt für Waldner / Schnitzer

Mit unserer Lösung wird das Besuchermanagement einfach und durchgängig digitalisiert. Ein einziges zentrales Besuchsformular erfasst alle relevanten Informationen – von persönlichen Daten der Besucher bis hin zu individuellen Zusatzleistungen wie Mittagessen, WLAN-Zugang, Hotel oder Taxi. Alle beteiligten Abteilungen (z. B. Kantine, IT, Empfang) werden automatisch informiert und können ihre Leistungen gezielt vorbereiten. Am Empfang haben Mitarbeitende jederzeit den Überblick: Besucher können unkompliziert ein- und ausgecheckt, die Sicherheitsunterweisung digital bestätigt und Besucherausweise direkt gedruckt werden. Auch die interne Abrechnung wird vereinfacht: Kostenpflichtige Leistungen, z. B. durch die Kantine, werden automatisch an die Buchhaltung übermittelt und korrekt verbucht – ganz ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Das Ergebnis: Spürbar weniger Aufwand für alle Beteiligten und Sicherstellung von Compliance.

Kategorie: Besucheranmeldung Besucherprozess · Security & Compliance
Check-in & Compliance in einem Flow
Formular Check-in Audit Senden

PROJEKTDATEN

  • Projektaufwand (Roll-Out): 4-10 Personentage (je nach Anforderungen)
  • Anpassbarkeit an individuelle Anforderungen: sehr hoch
  • Minimale Systemvoraussetzung: Microsoft Sharepoint

Ergebnis

Spürbar weniger Aufwand. Ein einheitlicher digitaler Check-in-Prozess reduziert Rückfragen, beschleunigt die Abwicklung und schafft einen verlässlichen Nachweis für Security und Fachbereiche.

Besonderheit

Power-Platform-Workflow mit Rollenlogik (Besucher, Gastgeber, Empfang/Security) – inklusive Pflichtinformationen, Bestätigungen, Statusstufen und sauberer Historie.

Tech-Stack

Plumsail Forms · Power Automate Flow · Azure Function (für WLAN-Gastaccounts) · Power Page (für Sicherheitsunterweisung) · Power App (für Bewirtungsbelege-Upload)

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen, die eine hohe Besucherfrequenz haben, Sicherheitsstandards zuverlässig umsetzen wollen, interne Koordination optimieren möchten, papierlose Prozesse anstreben.

–60 % Aufwand am Empfang +100 % Transparenz & Nachweisbarkeit

Google Bewertung

Jan-Michael Zech

Google Bewertung
Wir haben skouz mit dem Entwurf eines neuen Intranets auf Basis von SharePoint beauftragt, einschließlich der Ablösung des alten Systems und der damit verbundenen Prozesse. Die Zusammenarbeit mit Skouz war von Anfang bis Ende durchweg hervorragend und hat unsere Erwartungen in jeder Hinsicht übertroffen. Besonders hervorzuheben ist die hervorragende Kundenbetreuung und die hohe Qualität der Dienstleistungen, die Skouz bietet. Die Kommunikation während des gesamten Projekts verlief stets reibungslos und professionell. Ein besonderer Dank gilt Herrn Matthias Buck, der durch seine prozessorientierte Denkweise und seine Fähigkeit, immer einen Schritt weiterzudenken, maßgeblich zum Erfolg des Projekts beigetragen hat. Aber auch alle anderen Mitarbeiter*innen der Firma Skouz haben einen erstklassigen Job gemacht und waren stets engagiert und lösungsorientiert. Das ursprüngliche Projekt des neuen Intranets war nicht nur ein großer Erfolg, sondern hat auch viele andere spannende Ideen hervorgebracht, die wir gemeinsam angegangen sind. Einige dieser neuen Projekte befinden sich derzeit noch in der Umsetzung, was die fortwährende Zusammenarbeit mit Skouz besonders bereichernd macht. Durch ihre Expertise und innovativen Ansätze trägt die Firma Skouz weiterhin entscheidend zur Verbesserung unserer internen Prozesse bei. Die Zusammenarbeit war nicht nur produktiv, sondern hat auch viel Spaß gemacht. Wir können Skouz uneingeschränkt weiterempfehlen und freuen uns auf die weitere Umsetzung und zukünftige gemeinsame Projekte!

Ausgangssituation

Besuchermanagement als Koordinationsfalle

Täglich betreten externe Besucher das Gelände – und es muss jederzeit klar sein, wer vor Ort ist (oder war). Wenn Anmeldung, Sicherheitsinfos und Zusatzleistungen über mehrere Kanäle laufen, entsteht unnötiger Aufwand, geringe Transparenz und ein Compliance-Risiko.

  • Fehlende Transparenz: Ohne zentrale Übersicht ist unklar, wer angekündigt ist, wer eingecheckt wurde und wer sich aktuell auf dem Gelände befindet.

  • Ineffiziente Abstimmung: WLAN, Kantine, Touren, Security – Zusatzleistungen werden individuell per Mail/Telefon koordiniert und laufen an mehreren Stellen zusammen.

  • Unvollständige Dokumentation: Ein- und Auschecken sowie Nachweise (Unterweisung, Freigaben) sind nicht durchgängig dokumentiert – die Historie ist lückenhaft.

  • Sicherheits- & Compliance-Risiko: Besucher sollen identifizierbar sein (Ausweis) und Unterweisungen müssen nachweisbar bestätigt werden – manuell ist das fehleranfällig.

  • Hoher Aufwand am Empfang: Rückfragen, Listenabgleich und spontane Änderungen kosten Zeit – besonders bei hoher Besucherfrequenz.

Aus Sicht der Anwender

Ein Prozess, der den Alltag wirklich entlastet

Operative Rolle

Empfang

Montagmorgen mit vielen Gästen: Ich sehe alle angekündigten Besucher, checke sie ein, drucke Ausweise und prüfe Unterweisungen – ohne Telefonate und ohne Zettelwirtschaft.

Service Rolle

IT / Services

WLAN-Gastzugänge werden automatisch erzeugt. Keine manuellen Tickets – trotzdem sauber nachvollziehbar und sicher.

Governance Rolle

Security / Compliance

Unterweisungen sind digital bestätigt und Besuche sind lückenlos dokumentiert. Für Audits haben wir eine belastbare Historie.

Praxisbeispiel Besuchstag ohne Koordinationschaos Empfang / Frontdesk Check-in · Ausweis · Unterweisung bereit Automatisierung Mail → Aufgaben → Audit-Trail ok Besuchsübersicht angekündigt · eingecheckt · unterweisung 12 12 10 9 Check-in & Ausweis Unterweisung offen: 3 Governance audit · rollen · nachweis Services WLAN auto Catering Taxi/Hotel audit-ready Historie

Montagmorgen, 8:15 Uhr – und trotzdem ruhig

Es ist Montagmorgen, 8:15 Uhr. Lisa arbeitet im Empfang eines mittelständischen Unternehmens. Heute stehen zwölf Besucher auf dem Plan – Kundentermine, Bewerber, ein Lieferant und eine Betriebsführung. Früher bedeutete das: Mails an die IT wegen WLAN-Zugängen, Telefonate mit der Kantine für das Mittagessen, Rückfragen an Fachabteilungen – alles parallel zum laufenden Betrieb. Jetzt öffnet Lisa einfach die digitale Besuchsübersicht. Alle angekündigten Gäste sind mit Namen, Uhrzeit und Kontaktperson eingetragen. Die Sicherheitsunterweisung ist bei neun von zwölf Gästen bereits bestätigt, die anderen können sie vor Ort am Tablet nachholen. Mit einem Klick checkt Lisa Besucher ein, druckt Ausweise und sieht, dass die Kantine bereits Catering für die Führung vorbereitet hat. WLAN Zugänge wurden automatisch gestern Abend generiert, Hotel und Taxi wurden über das Formular direkt an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Lisa muss nichts mehr koordinieren – nur noch freundlich begrüßen. Spontane Änderungen? Kein Problem: Die Übersicht aktualisiert sich automatisch. Und Bewirtungsbelege werden einfach hochgeladen – fertig. Was früher ein Puzzle war, ist jetzt ein digital unterstützter Prozess. Und Lisa kann sich endlich wieder auf das konzentrieren, was wirklich zählt: einen guten ersten Eindruck.

Ziele des Projekts

Ein Formular. Alle Besucherservices.

Ziel war ein durchgängiger digitaler Prozess: Besucher anmelden, Zusatzleistungen steuern, Check-in/Out dokumentieren und Compliance-Nachweise & Abrechnung sauber abbilden – ohne Medienbrüche.

Zentrale Besuchsanmeldung

Alle relevanten Daten inkl. Zusatzleistungen (Essen, WLAN, Tour, Hotel/Taxi) in einem Flow.

Übersicht am Empfang

Ankündigungen, Status, Ein-/Auschecken, Ausweise und Unterweisung jederzeit im Blick.

Compliance & Nachweis

Digitale Bestätigung der Sicherheitsunterweisung + auditierbare Historie.

Automatisierte Koordination

Kantine, IT, Fachbereiche werden automatisch informiert – inkl. Änderungen/Stornos.

Lösungsbausteine

Zentrales Besuchsformular

Ein Einstiegspunkt für Anmeldung + Zusatzleistungen. Vollständige Daten vor dem Besuch – weniger Rückfragen am Empfang.

Empfangsübersicht + Check-in/Out

Besucher ein-/auschecken, Status sehen, Unterweisung prüfen, Ausweise drucken – alles in einer Oberfläche.

Automatisierte Services

Kantinenbuchung inkl. Annahme/Ablehnung, WLAN-Gastaccounts automatisch, Touren als Kalendereintrag, Hotel/Taxi an zuständige Stellen.

Nachbereitung & Abrechnung

Bewirtungsbelege hochladen, monatlicher Export an Buchhaltung – transparent und revisionssicher.

Ideal für Unternehmen, die…

hohe Besucherfrequenz mit klaren Standards verbinden wollen

  • eine hohe Besucherfrequenz haben (Kunden, Lieferanten, Bewerber, Dienstleister)
  • Sicherheitsstandards zuverlässig umsetzen wollen (Unterweisung, Ausweise, Nachweis)
  • interne Koordination für Zusatzleistungen (Kantine, WLAN, Touren) optimieren möchten
  • papierlose Prozesse anstreben und Abrechnung sauber übergeben wollen
Industrie & Produktion Security & Compliance Empfang/Frontdesk

Technologie & Projekt-Fakten

Kunde
Waldner / Schnitzer
Projektaufwand (Roll-out):
4–10 Personentage (je nach Anforderungen)
Minimale Systemvoraussetzung:
Microsoft SharePoint
Komponenten:
Plumsail Forms, Power Automate, Azure Function (WLAN), Power Page (Unterweisung), Power App (Belege)
Anpassbarkeit:
Sehr hoch (Rollen, Pflichtdaten, Zusatzleistungen, Standorte)

Lösungsbeschreibung

Ein durchgängiger Besuchsprozess – vom Formular bis zur Abrechnung

Unsere Lösung bildet den gesamten Besuchsprozess digital ab – inklusive Services, Security und Nachbereitung.

Formular Empfangsübersicht Services & Security Nachbereitung Buchhaltung

1 / 4

Eigenständige Besuchsanmeldung

Mitarbeitende melden Besucher über ein Online-Formular an – inklusive Zusatzleistungen.

2 / 4

Transparenz am Empfang

Zentrale Übersicht für Check-in/Check-out, Ausweise und Status der Sicherheitsunterweisung.

3 / 4

Automatisierte Servicekoordination

  • Kantine: Buchungen/Änderungen automatisch in Listen, Annahme/Ablehnung möglich
  • WLAN: Gastaccounts werden automatisch generiert
  • Betriebsführung: automatischer Kalendereintrag für Beteiligte
  • Hotel/Taxi: Weiterleitung an zuständige Ansprechpartner

4 / 4

Effiziente Nachbereitung

Belege werden hochgeladen, gesammelt und strukturiert an die Buchhaltung übergeben.

Funktion → Vorteil / Nutzen

Digitale Besuchsanmeldung durch Mitarbeitende
Entlastung des Empfangs, vollständige Erfassung aller Informationen vorab
Zentrale Empfangsübersicht
Überblick über alle Besuche, schnelle Bearbeitung und Nachverfolgung möglich
Ein- und Auschecken am Empfang
Erhöhte Sicherheit durch dokumentierte An- und Abmeldung
Drucken von Besucherausweisen
Klare Identifikation der Besucher, Sicherheitsstandard wird eingehalten
Prüfung der Sicherheitsunterweisung
Sicherstellung Compliance; Unterweisung kann bei Bedarf vor Ort nachgeholt werden
Tablet für Sicherheitsunterweisung vor Ort
Flexibilität für ungeplante oder unvorbereitete Besuche
Automatisierte Erfassung von Kantinenleistungen
Kein manueller Abstimmungsaufwand; einfache Planung für die Kantine
Rückmeldungsmöglichkeit der Kantine (Annahme / Ablehnung)
Transparente Kommunikation und Planungssicherheit
Automatische Gäste-WLAN-Erstellung via Azure Function
IT-Entlastung, sichere und pünktliche Bereitstellung des Zugangs
Kalendereinträge für Betriebsführungen
Automatische Terminplanung, keine manuelle Erinnerung notwendig
Weiterleitung von Zusatzleistungen an Abteilungen
Klare Zuständigkeiten, reduzierte interne Kommunikationswege
Monatlicher Export der Belege für Buchhaltung
Revisionssichere Abrechnung, weniger manueller Aufwand
PowerApp zur Belegerfassung (z. B. Bewirtungskosten)
Einfache Nachbearbeitung, saubere Übergabe an Buchhaltung

Next Step

Wollen wir Ihren Besuchsprozess in 30 Minuten sauber durchstrukturieren?

Wir klären Rollen, Pflichtdaten, Unterweisung, Zusatzleistungen und Abrechnung – und zeigen, wie skouz Visit in Microsoft 365 pragmatisch umgesetzt wird.

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