Besucheranmeldung digital – Check-in, Sicherheit & Compliance in einem Flow
Ein Formular. ALLE Besucherservices – einfach, digital, smart.
Besuch anmelden, Verpflegung buchen, WLAN-Zugang beantragen
Wir haben die Besucherregistrierung als durchgängigen digitalen Prozess umgesetzt – von der Voranmeldung über den Check-in bis zur Auswertung. Auf Basis der Microsoft 365 Power Platform entsteht ein zentraler, revisionssicherer Überblick für Empfang, Fachabteilungen und Security – ohne Medienbrüche.
Projekt für Waldner / Schnitzer
Mit unserer Lösung wird das Besuchermanagement einfach und durchgängig digitalisiert. Ein einziges zentrales Besuchsformular erfasst alle relevanten Informationen – von persönlichen Daten der Besucher bis hin zu individuellen Zusatzleistungen wie Mittagessen, WLAN-Zugang, Hotel oder Taxi. Alle beteiligten Abteilungen (z. B. Kantine, IT, Empfang) werden automatisch informiert und können ihre Leistungen gezielt vorbereiten. Am Empfang haben Mitarbeitende jederzeit den Überblick: Besucher können unkompliziert ein- und ausgecheckt, die Sicherheitsunterweisung digital bestätigt und Besucherausweise direkt gedruckt werden. Auch die interne Abrechnung wird vereinfacht: Kostenpflichtige Leistungen, z. B. durch die Kantine, werden automatisch an die Buchhaltung übermittelt und korrekt verbucht – ganz ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Das Ergebnis: Spürbar weniger Aufwand für alle Beteiligten und Sicherstellung von Compliance.
PROJEKTDATEN
- Projektaufwand (Roll-Out): 4-10 Personentage (je nach Anforderungen)
- Anpassbarkeit an individuelle Anforderungen: sehr hoch
- Minimale Systemvoraussetzung: Microsoft Sharepoint
Ergebnis
Spürbar weniger Aufwand. Ein einheitlicher digitaler Check-in-Prozess reduziert Rückfragen, beschleunigt die Abwicklung und schafft einen verlässlichen Nachweis für Security und Fachbereiche.
Besonderheit
Power-Platform-Workflow mit Rollenlogik (Besucher, Gastgeber, Empfang/Security) – inklusive Pflichtinformationen, Bestätigungen, Statusstufen und sauberer Historie.
Tech-Stack
Plumsail Forms · Power Automate Flow · Azure Function (für WLAN-Gastaccounts) · Power Page (für Sicherheitsunterweisung) · Power App (für Bewirtungsbelege-Upload)
Für wen geeignet?
Ideal für Unternehmen, die eine hohe Besucherfrequenz haben, Sicherheitsstandards zuverlässig umsetzen wollen, interne Koordination optimieren möchten, papierlose Prozesse anstreben.
Google Bewertung
Ausgangssituation
Besuchermanagement als Koordinationsfalle
Täglich betreten externe Besucher das Gelände – und es muss jederzeit klar sein, wer vor Ort ist (oder war). Wenn Anmeldung, Sicherheitsinfos und Zusatzleistungen über mehrere Kanäle laufen, entsteht unnötiger Aufwand, geringe Transparenz und ein Compliance-Risiko.
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Fehlende Transparenz: Ohne zentrale Übersicht ist unklar, wer angekündigt ist, wer eingecheckt wurde und wer sich aktuell auf dem Gelände befindet.
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Ineffiziente Abstimmung: WLAN, Kantine, Touren, Security – Zusatzleistungen werden individuell per Mail/Telefon koordiniert und laufen an mehreren Stellen zusammen.
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Unvollständige Dokumentation: Ein- und Auschecken sowie Nachweise (Unterweisung, Freigaben) sind nicht durchgängig dokumentiert – die Historie ist lückenhaft.
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Sicherheits- & Compliance-Risiko: Besucher sollen identifizierbar sein (Ausweis) und Unterweisungen müssen nachweisbar bestätigt werden – manuell ist das fehleranfällig.
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Hoher Aufwand am Empfang: Rückfragen, Listenabgleich und spontane Änderungen kosten Zeit – besonders bei hoher Besucherfrequenz.
Aus Sicht der Anwender
Ein Prozess, der den Alltag wirklich entlastet
Empfang
Montagmorgen mit vielen Gästen: Ich sehe alle angekündigten Besucher, checke sie ein, drucke Ausweise und prüfe Unterweisungen – ohne Telefonate und ohne Zettelwirtschaft.
IT / Services
WLAN-Gastzugänge werden automatisch erzeugt. Keine manuellen Tickets – trotzdem sauber nachvollziehbar und sicher.
Security / Compliance
Unterweisungen sind digital bestätigt und Besuche sind lückenlos dokumentiert. Für Audits haben wir eine belastbare Historie.
Montagmorgen, 8:15 Uhr – und trotzdem ruhig
Ziele des Projekts
Ein Formular. Alle Besucherservices.
Ziel war ein durchgängiger digitaler Prozess: Besucher anmelden, Zusatzleistungen steuern, Check-in/Out dokumentieren und Compliance-Nachweise & Abrechnung sauber abbilden – ohne Medienbrüche.
Zentrale Besuchsanmeldung
Alle relevanten Daten inkl. Zusatzleistungen (Essen, WLAN, Tour, Hotel/Taxi) in einem Flow.
Übersicht am Empfang
Ankündigungen, Status, Ein-/Auschecken, Ausweise und Unterweisung jederzeit im Blick.
Compliance & Nachweis
Digitale Bestätigung der Sicherheitsunterweisung + auditierbare Historie.
Automatisierte Koordination
Kantine, IT, Fachbereiche werden automatisch informiert – inkl. Änderungen/Stornos.
Lösungsbausteine
Zentrales Besuchsformular
Ein Einstiegspunkt für Anmeldung + Zusatzleistungen. Vollständige Daten vor dem Besuch – weniger Rückfragen am Empfang.
Empfangsübersicht + Check-in/Out
Besucher ein-/auschecken, Status sehen, Unterweisung prüfen, Ausweise drucken – alles in einer Oberfläche.
Automatisierte Services
Kantinenbuchung inkl. Annahme/Ablehnung, WLAN-Gastaccounts automatisch, Touren als Kalendereintrag, Hotel/Taxi an zuständige Stellen.
Nachbereitung & Abrechnung
Bewirtungsbelege hochladen, monatlicher Export an Buchhaltung – transparent und revisionssicher.
Ideal für Unternehmen, die…
hohe Besucherfrequenz mit klaren Standards verbinden wollen
- eine hohe Besucherfrequenz haben (Kunden, Lieferanten, Bewerber, Dienstleister)
- Sicherheitsstandards zuverlässig umsetzen wollen (Unterweisung, Ausweise, Nachweis)
- interne Koordination für Zusatzleistungen (Kantine, WLAN, Touren) optimieren möchten
- papierlose Prozesse anstreben und Abrechnung sauber übergeben wollen
Technologie & Projekt-Fakten
- Kunde
- Waldner / Schnitzer
- Projektaufwand (Roll-out):
- 4–10 Personentage (je nach Anforderungen)
- Minimale Systemvoraussetzung:
- Microsoft SharePoint
- Komponenten:
- Plumsail Forms, Power Automate, Azure Function (WLAN), Power Page (Unterweisung), Power App (Belege)
- Anpassbarkeit:
- Sehr hoch (Rollen, Pflichtdaten, Zusatzleistungen, Standorte)
Lösungsbeschreibung
Ein durchgängiger Besuchsprozess – vom Formular bis zur Abrechnung
Unsere Lösung bildet den gesamten Besuchsprozess digital ab – inklusive Services, Security und Nachbereitung.
1 / 4
Eigenständige Besuchsanmeldung
Mitarbeitende melden Besucher über ein Online-Formular an – inklusive Zusatzleistungen.
2 / 4
Transparenz am Empfang
Zentrale Übersicht für Check-in/Check-out, Ausweise und Status der Sicherheitsunterweisung.
3 / 4
Automatisierte Servicekoordination
- Kantine: Buchungen/Änderungen automatisch in Listen, Annahme/Ablehnung möglich
- WLAN: Gastaccounts werden automatisch generiert
- Betriebsführung: automatischer Kalendereintrag für Beteiligte
- Hotel/Taxi: Weiterleitung an zuständige Ansprechpartner
4 / 4
Effiziente Nachbereitung
Belege werden hochgeladen, gesammelt und strukturiert an die Buchhaltung übergeben.
Funktion → Vorteil / Nutzen
Next Step
Wollen wir Ihren Besuchsprozess in 30 Minuten sauber durchstrukturieren?
Wir klären Rollen, Pflichtdaten, Unterweisung, Zusatzleistungen und Abrechnung – und zeigen, wie skouz Visit in Microsoft 365 pragmatisch umgesetzt wird.
Antwort garantiert innerhalb von 24 Stunden.