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Betriebliches Eingliederungsmanagement digital – regelbasiert, datenschutzkonform und revisionssicher dokumentiert

Digitales betriebliches Eingliederungsmanagement neu gedacht.
Für HR. Für Führungskräfte. Für Mitarbeitende.

Regelbasierte Identifikation, strukturierte Fallanlage, automatische Historie – datenschutzkonform by design.

Projekt

Mit SKOUZ PeopleCare wird BEM durchgängig digital abgebildet – von der Datengrundlage bis zum Abschluss: Fehlzeiten werden monatlich (z. B. aus SAP) übernommen, potenziell relevante Fälle werden per Regeln identifiziert und in einer Hauptübersicht bereitgestellt. BEM-Verantwortliche markieren relevante Mitarbeitende und legen per Klick einen BEM-Fall an. Statuswechsel, Kommentare und Ereignisse werden automatisch historisiert; Trigger lösen Benachrichtigungen und Folgeaktionen aus. Sensible Daten (z. B. Diagnosen) sind rollenbasiert geschützt – nachvollziehbar, transparent und prüffähig.

Kategorie: HR / BEM / Compliance & Datenschutz HR · Datenschutz · Governance · Prozessdigitalisierung

SKOUZ PeopleCare

PROJEKTDATEN

Projektaufwand (Roll-Out): 10–18 Personentage (abhängig von Regeln & Rollenmodell)
Anpassbarkeit: sehr hoch (Workflows, Benachrichtigungen, Statusmodelle)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365 (SharePoint, Power Automate)
Datenschutz: rollenbasiert über SharePoint-Gruppen (optional erweiterbar)

Ergebnis

BEM-Fälle werden konsistent identifiziert, strukturiert bearbeitet und lückenlos dokumentiert – ohne Excel-/Mail-Chaos.

Besonderheit

Regelbasierte Relevanz-Ermittlung (Schwellenwerte), Ein-Klick-Fallanlage, automatische Historisierung, Benachrichtigungen bei Triggern, sensible Felder (z. B. Diagnosen) nur für berechtigte Rollen.

Tech-Stack

SharePoint Listen & Gruppen (Rechte) · Plumsail Forms (Eingabe/UX) · Power Automate (Import/Synchronisation/Benachrichtigung) · SAP-Fehlzeitenexport (Excel Upload)

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen, die BEM standardisieren, Fehlzeiten regelbasiert auswerten, eine lückenlose Historie benötigen und Datenschutz über ein sauberes Rollenmodell absichern wollen.

Lösung besprechen ↗

Auto Regelbasierte Identifikation 100% Statushistorie & Audit Role Datenschutz by Design

Ausgangssituation

BEM ist sensibel – und braucht mehr als Excel, E-Mail und manuelle Statusnotizen

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein sensibler und zugleich zentraler Prozess: Fehlzeiten müssen regelbasiert ausgewertet, Fälle strukturiert angelegt und Maßnahmen nachvollziehbar dokumentiert werden. In der Praxis passiert das häufig mit Excel-Listen, E-Mail-Abstimmungen und manuellen Notizen – verteilt über verschiedene Beteiligte. Das führt zu uneinheitlichen Datenständen, fehlender Transparenz über Bearbeitungsstatus, hohem Koordinationsaufwand und einem besonders hohen Anspruch an Datenschutz und Rollenrechte. Zusätzlich braucht es eine belastbare Historie: Wer hat wann was entschieden, kommentiert oder geändert? Und welche Folgeaktionen ergeben sich aus Statuswechseln oder Eingaben?

Uneinheitliche Datenstände: Excel/Notizen führen zu unterschiedlichen Wahrheiten über Status und Entscheidungen.
Hoher Koordinationsaufwand: Abstimmung zwischen HR, BPs, Führungskräften und ggf. weiteren Stellen kostet Zeit.
Fehlende Nachvollziehbarkeit: Ohne Historie ist nicht sauber prüfbar, wer wann was getan hat.

Datenschutzanforderungen: Sensible Informationen erfordern klare Rollen, Rechte und Zugriffskonzepte.
Trigger & Folgeaktionen: Statuswechsel müssen Workflows auslösen – manuell ist das fehleranfällig.
Keine strukturierte Fallanlage: Die Identifikation relevanter Fälle ist oft mühsam statt regelbasiert.

Aus Sicht der Anwender

BEM im Alltag – klare Arbeitsliste, Ein-Klick-Fallanlage und automatische Historie

BEM-Verantwortliche

Wir sehen sofort, welche Fälle nach Regeln potenziell relevant sind – und legen per Klick strukturierte BEM-Fälle an.

Business Partner

HR Business Partner

Status, Kommentare und nächste Schritte sind transparent – ohne Excel-Pflege und Mail-Pingpong.

Compliance

Datenschutz / Audit

Rollen- und Rechte-Logik plus lückenlose Historie: nachvollziehbar, prüffähig und datenschutzkonform.

Monatsanfang: Fehlzeiten hochladen, BEM-Fälle ableiten, Verlauf automatisch dokumentiert

Zum Monatsanfang lädt HR den aktuellen SAP-Export der Fehlzeiten als Excel in SharePoint hoch. Das System verarbeitet die Datei automatisch und aktualisiert zwei Übersichten: Krankheitstage pro Mitarbeitenden (informativ) und eine Hauptübersicht, die potenziell BEM-relevante Fälle anhand Ihrer Regeln zeigt (z. B. > 30 Tage im letzten Jahr). Das BEM-Team prüft die Hauptübersicht gemeinsam mit den Business Partnern, markiert relevante Mitarbeitende und legt per Klick einen BEM-Fall an. Im weiteren Verlauf werden Status aktualisiert, Gespräche dokumentiert und sensible Felder (z. B. Diagnosen) ausschließlich durch berechtigte Rollen ergänzt. Jede Statusänderung und jeder Kommentar wird automatisch historisiert – nachvollziehbar, transparent und prüffähig. Trigger lösen Benachrichtigungen und Folgeaktionen aus, bis hin zum Abschluss und der finalen Dokumentation.

Ziele des Projekts

BEM-Fälle regelbasiert identifizieren, strukturiert bearbeiten und revisionssicher dokumentieren

Mit SKOUZ PeopleCare werden Fehlzeiten (z. B. aus SAP) monatlich übernommen und automatisch zu einer Arbeitsgrundlage aufbereitet: informativ pro Mitarbeitenden sowie als Hauptübersicht zur BEM-Relevanz (z. B. > 30 Tage im letzten Jahr). Relevante Mitarbeitende werden markiert und per Klick als BEM-Fall angelegt. Statuswechsel, Kommentare und Ereignisse werden automatisch historisiert. Sensible Daten sind rollenbasiert geschützt.

Regelbasierte Identifikation

Schwellenwerte und Regeln bestimmen, welche Fälle in der Hauptübersicht erscheinen.

Strukturierte Fallanlage

Ein-Klick-Fallanlage aus der Hauptübersicht – ohne Medienbruch.

Revisionssichere Historie

Statusänderungen und Kommentare werden automatisch protokolliert.

Datenschutz & Rollen

Sensible Felder (z. B. Diagnosen) nur für definierte Rollen.

Automatische Folgeaktionen

Benachrichtigungen und Synchronisationen werden durch Trigger ausgelöst.

Lösungsbausteine

SharePoint als Datenbasis

Listen für Fehlzeiten, Hauptübersicht, Fälle, Historie – abgesichert über Gruppen.

Plumsail Forms

Benutzerführung, strukturierte Eingaben und rollenbasierte Felder.

Power Automate

Import, Automatisierung, Benachrichtigungen, Synchronisation & Abschluss.

SAP-Fehlzeitenexport (Excel Upload)

Monatliche Datenbasis: Upload in SharePoint, automatische Verarbeitung.

Statushistorie

Lückenlose Protokollierung aller Änderungen – transparent und auditfähig.

Ideal für Unternehmen, die…

BEM standardisieren und digitalisieren wollen – ohne Datenschutzkompromisse

BEM-Prozesse standardisieren und digitalisieren möchten
Fehlzeiten aus SAP regelbasiert auswerten und Fälle gezielt identifizieren wollen
eine vollständige Statushistorie für Nachverfolgung und Audit benötigen
sensible Informationen rollenbasiert und datenschutzkonform absichern müssen

HR Datenschutz Compliance

Tools & Quick Facts

Tools: SharePoint · Plumsail Forms · Power Automate · SAP-Export (Excel Upload)
Projektaufwand (Roll-Out): 10–18 Personentage (abhängig von Regeln & Rollenmodell)
Anpassbarkeit: sehr hoch (Workflows, Benachrichtigungen, Statusmodelle)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365 (SharePoint, Power Automate)
Datenschutz: rollenbasiert über SharePoint-Gruppen (optional erweiterbar)

Next Step

Wollen wir Ihren BEM in 30 Minuten „digital-ready“ machen?

Wir klären Ihre Regeln (z. B. Schwellenwerte), Rollen-/Rechte-Modell, Statusmodell, Benachrichtigungen und den Importprozess (SAP/andere Systeme) – und skizzieren den sauberen Standardprozess in Microsoft 365.

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Antwort garantiert innerhalb von 24 Stunden.