Insights Hub – Wissensdatenbank mit Upload-Workflow, Qualitätsprüfung und starker Suche (inkl. Dokumentinhalt)

Wissen zentral verfügbar machen. Know-how bündeln.
Wissen sichtbar machen. Silos aufbrechen.

Projekt

Mit SKOUZ Insights entsteht eine zentrale Asset-Plattform auf SharePoint-Basis. Mitarbeitende reichen Inhalte ein, Administratoren prüfen, strukturieren und veröffentlichen diese mit Metadaten. Inhalte werden als visuelle Kacheln dargestellt, sind frei durchsuchbar – auch innerhalb der Dokumente (PDF, PPT, DOC) – und nach Metadaten filterbar. Dafür wurde die Suche so erweitert, dass Felder zuverlässig gefunden und sauber als Filter genutzt werden können.

Kategorie: Knowledge Management · Consulting · Sales Enablement · Internal Comms KnowledgeHub · Search Architecture · SharePoint

SKOUZ Insights

PROJEKTDATEN

Projektaufwand: mittlere Komplexität (Custom Webpart + Sucharchitektur)
Technologie: SharePoint + SPFx + PnP Modern Search
Stärke: Individuell angepasste Sucharchitektur
USP: Upload-Workflow + Qualitätsprüfung + leistungsfähige Suche

Ergebnis

Statt „wissen wir nicht, ob es das gibt“ entsteht eine zentrale Bibliothek: Inhalte werden eingereicht, geprüft, verschlagwortet und sind per Suche & Filter sofort nutzbar.

Besonderheit

Sucharchitektur ist der Hebel: Dokumente, Inhalte und Metadaten wurden so angebunden, dass Nutzer zuverlässig suchen, filtern und relevante Assets schneller finden.

Tech-Stack

SharePoint Libraries (Upload/Review/Published) · SPFx Webpart mit PnP Modern Search · Plumsail (Detailansicht im Panel) · Power Automate Flows (Verschieben/Publish) · Search Schema (Managed Properties)

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen, die Wissensdokumente zentralisieren, Silos aufbrechen und SharePoint als Knowledge-Plattform mit starker Suche nutzen wollen.

Lösung besprechen ↗

Search inkl. Dokumentinhalt Flow Einreichen → Prüfen → Publish Meta Filter & Tags

Ausgangssituation

Wissen ist da – aber verteilt: fehlende Transparenz, kein zentraler Zugriff, redundante Arbeit

Studien, Präsentationen, Marktanalysen oder interne Vorträge liegen in verschiedenen Abteilungen verteilt. Andere Teams wissen oft nicht einmal, dass diese Inhalte existieren. Es fehlt eine einheitliche Einreichungsmöglichkeit, eine Qualitätsprüfung, eine strukturierte Verschlagwortung und eine leistungsfähige Such- und Filterfunktion. Das Ergebnis: redundante Arbeit, fehlender Austausch und schwer auffindbare Inhalte.

Verteilte Assets: Inhalte liegen in Abteilungen und sind nicht sichtbar.
Keine Einreichungsstruktur: Uploads passieren unsystematisch – ohne Standard.
Keine Qualitätsprüfung: Wissen wird nicht kuratiert oder validiert.

Fehlende Verschlagwortung: Metadaten fehlen – Inhalte sind nicht filterbar.
Suche unzureichend: Dokumente werden nicht zuverlässig gefunden.
Redundante Arbeit: Studien/Analysen werden mehrfach erstellt.

Aus Sicht der Anwender

Wissenszugriff im Alltag – Volltext suchen, filtern, als Kacheln durchsuchen

Consulting

Finden

Ich finde die Marktstudie sofort – auch wenn sie als PDF im Anhang liegt.

Admin

Kuratieren

Neue Uploads landen in einer geschützten Bibliothek – erst nach Prüfung wird veröffentlicht.

Sales

Nutzen

Ich filtere nach Jahr, Sprache und Zielgruppe und teile das Asset direkt.

Marktstudie suchen – Volltext + Filter, Kachelansicht, Panel-Details

Ein Mitarbeiter sucht nach einer Marktstudie aus dem letzten Jahr. Im Insights Hub nutzt er die Freitextsuche – die sowohl Metadaten als auch Dokumentinhalte (PDF, PPT, DOC) berücksichtigt. Er filtert zusätzlich nach Veröffentlichungsjahr, Sprache und Zielgruppe. Die Ergebnisse erscheinen als übersichtliche Kacheln mit Download- und Share-Option. Neue Beiträge sind hervorgehoben. Detailinformationen werden direkt im Webpart als Panel angezeigt. Wissen wird auffindbar – ohne Nachfragen per E-Mail.

Ziel

Asset-Lifecycle + Suche: Wissen einreichen, kuratieren und unternehmensweit auffindbar machen

Mit SKOUZ Insights entsteht eine zentrale Asset-Plattform auf SharePoint-Basis. Mitarbeitende reichen Inhalte ein (mehrere Dateien, Kommentare, große Dateien per Chunk Upload). Ein Flow verschiebt Uploads in eine geschützte Review-Bibliothek. Admins prüfen, ergänzen Metadaten (Kategorie, Typ, Jahr, Sprache, Länder, Zielgruppe, verwandte Assets) und veröffentlichen in die Insights-Datenbank. Die PnP Modern Search Library liefert Volltextsuche inkl. Dokumentinhalt sowie Filter/Sortierung, Hervorhebung neuer Inhalte und Deep Links.

Einreichung

SPFx Upload-Webpart inkl. Mehrfachupload, Kommentar, Chunk Upload.

Qualitätsprüfung

Review-Bibliothek mit Admin-Zugriff, kuratierter Publish.

Metadaten & Beziehungen

Strukturierte Verschlagwortung und Verknüpfung verwandter Assets.

Volltextsuche

Suche in Metadaten und im Dokumentinhalt (PDF/PPT/DOC).

Filter & Deep Links

Refinable Filterfelder, Sortierung, Quick-Search-Seiten, Panel-Detailansicht.

Tools / Komponenten

SharePoint Libraries

Upload, Review (geschützt), Published (Insights-Datenbank).

SPFx Webparts

Upload-Webpart + PnP Modern Search UI.

Power Automate

Upload-/Publish-Logik (Verschieben, Freigabe, Status).

Plumsail Forms

Detailansichten als Panel im Webpart.

Search Schema

Metadatenfelder für Suche und Filter sauber angebunden.

Ideal für Unternehmen, die…

Wissen nicht in Silos verlieren und SharePoint als Knowledge-Plattform nutzen wollen

Studien, Präsentationen oder Wissensdokumente zentralisieren möchten
internes Know-how sichtbar machen wollen
einen strukturierten Einreichungs- und Freigabeprozess benötigen
leistungsfähige Such- und Filterfunktionen im Intranet wünschen
Wissen nicht in Silos verlieren möchten
SharePoint bereits produktiv einsetzen

SharePoint SPFx Search Knowledge

Quick Facts

Projektaufwand: mittlere Komplexität (Custom Webpart + Sucharchitektur)
Technologie: SharePoint + SPFx + PnP Modern Search
Stärke: Individuell angepasste Sucharchitektur
USP: Upload-Workflow + Qualitätsprüfung + starke Suche

Next Step

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