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Inventarverwaltung digital – Verfügbarkeit in Echtzeit, Buchung mit Zeitlogik, keine Doppelbuchungen

Inventar digital im Griff. Leihen ohne Excel-Chaos.
Verfügbarkeit auf einen Blick. Buchen, prüfen, abholen.

Zeitlogik + Stückzahlen + Reservierungen – automatisiert, transparent, zuverlässig.

Projekt

Mit skouz Inventory wird Inventarverleih digital gesteuert: Alle Leihartikel werden zentral mit Stückzahlen und Verfügbarkeiten verwaltet. Bei Buchungen prüft das System automatisch Vorlauf-, Liefer- und Rücklaufzeiten sowie bestehende Reservierungen und zeigt nur realistisch verfügbare Optionen an. Nach der Buchung werden automatische Benachrichtigungen versendet und bei Bedarf ein Abholschein erzeugt. Rückgaben aktualisieren die Verfügbarkeit automatisch. Ergebnis: volle Transparenz, weniger Abstimmung und keine Doppelbuchungen.

Kategorie: Inventarverleih / Event- & Equipmentequipment / Operations Operations · Eventprozesse · Prozessdigitalisierung

skouz Inventory

PROJEKTDATEN

Projektaufwand: 6–12 Personentage
Anpassbarkeit: hoch (Regeln, Artikelgruppen, Rollenmodell)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365
Erweiterbar: Integration mit Logistik- oder Eventprozessen möglich

Ergebnis

Verfügbarkeiten werden zuverlässig berechnet und transparent dargestellt – Reservierungen, Stückzahlen und Zeitfenster sind immer aktuell.

Besonderheit

Regelbasierte Verfügbarkeit: Vorlauf-, Liefer- und Rücklaufzeiten werden automatisch berücksichtigt. Automatische Benachrichtigungen + Abholschein-Generierung schaffen einen sauberen Übergabeprozess.

Tech-Stack

Power App (Inventarübersicht & Buchung) · SharePoint/Dataverse (Datenbasis, Reservierungen, Stückzahlen) · Power Automate (Benachrichtigungen, Abholschein/Dokumente)

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen, die Leihinventar (Event-/Messe-Equipment) zentral verwalten, Doppelbuchungen verhindern und Übergabe/Rückgabe mit klarer Zeitlogik automatisieren möchten.

Lösung besprechen ↗

Live Verfügbarkeit auf einen Blick 0 Doppelbuchungen Auto Zeitlogik & Abholschein

Ausgangssituation

Inventar wird dezentral verwaltet – Excel, E-Mail und Zuruf führen zu Doppelbuchungen

Leihinventar (z. B. Messe- und Eventequipment wie Stehtische, Roll-Ups oder Präsentationsmaterialien) wird in vielen Unternehmen dezentral verwaltet – per Excel-Liste, E-Mail oder Zuruf. Es entstehen immer wieder dieselben Fragen: Ist es verfügbar? Wurde rechtzeitig reserviert? Wer hat es aktuell im Einsatz? Wurde es zurückgegeben? Ohne zentrale Übersicht entstehen Doppelbuchungen, Engpässe und unnötiger Abstimmungsaufwand. Zudem fehlen automatisierte Hinweise zu Vorlauf-, Liefer- und Rücklaufzeiten.

Keine zentrale Verfügbarkeit: Status und Stückzahlen sind nicht zuverlässig aktuell.
Doppelbuchungen & Engpässe: Mehrere Teams reservieren parallel – Konflikte werden erst spät erkannt.
Abstimmungsaufwand: Rückfragen per Mail/Chat kosten Zeit und verzögern Planung.

Zeitlogik fehlt: Vorlauf-, Liefer- und Rücklaufzeiten werden nicht sauber berücksichtigt.
Übergabeprozesse unklar: Abholung/Rückgabe wird nicht strukturiert dokumentiert.
Bestandsführung nicht transparent: Ohne Rückgabemeldung bleibt Verfügbarkeit „gefühlt“ statt belastbar.

Aus Sicht der Anwender

Messeplanung im Alltag – Verfügbarkeit prüfen, buchen, abholen, zurückmelden

Team

Messe / Event

Ich sehe sofort, welche Stehtische im Zeitraum verfügbar sind – inklusive Vorlauf- und Rücklaufzeiten.

Operations

Materialverantwortliche

Abholung und Rückgabe sind klar – Abholschein und Benachrichtigungen sorgen für saubere Übergaben.

Planung

Projektleitung

Keine Doppelbuchungen mehr. Das System zeigt nur realistisch verfügbare Optionen.

Messevorbereitung – Verfügbarkeit mit Zeitlogik, automatische Kommunikation, Bestand aktuell

Ein Team plant eine Messe und benötigt Stehtische, Roll-Ups und Aufsteller. In skouz Inventory sieht es sofort, welche Objekte im gewünschten Zeitraum verfügbar sind – inklusive Stückzahlen. Das System berücksichtigt automatisch notwendige Vorlauf- und Rücklaufzeiten sowie bestehende Reservierungen und zeigt nur realistisch verfügbare Optionen. Nach der Buchung werden automatisch Hinweise versendet und ein Abholschein bereitgestellt. Nach dem Event wird das Material zurückgemeldet – der Bestand wird automatisch aktualisiert. Keine Excel-Listen. Keine Doppelbuchungen. Ein strukturierter, transparenter Prozess.

Ziel

Inventar transparent, regelbasiert und automatisiert abbilden

Mit skouz Inventory wird Leihinventar digital verwaltet. User sehen in der Power App, welche Objekte in welchem Zeitraum verfügbar sind – inklusive Stückzahlen. Das System berücksichtigt automatisch Vorlauf-, Ausleih- und Rücklaufzeiten sowie bestehende Reservierungen. Benachrichtigungen und Abholscheine sorgen für klare Übergaben. Rückgaben aktualisieren die Verfügbarkeit automatisch.

Zentrale Inventarübersicht

Alle Artikel inkl. Stückzahlen, Gruppen und Verfügbarkeit in einer Oberfläche.

Intelligente Verfügbarkeitsprüfung

Zeitlogik + Reservierungen + Stückzahlen – keine unrealistischen Buchungen.

Automatisierte Kommunikation

Benachrichtigungen und Dokumente (Abholschein) automatisch erzeugen.

Transparente Bestandsführung

Rückgaben aktualisieren Bestände und Verfügbarkeit automatisch.

Erweiterbar

Integration mit Logistik- oder Eventprozessen möglich.

Tools / Komponenten

Power App

Inventarübersicht, Buchung, Zeitraum/Filter, Status.

SharePoint oder Dataverse

Datenbasis für Artikel, Stückzahlen, Reservierungen und Regeln.

Power Automate

Benachrichtigungen, Statuswechsel und Dokumente.

Abholschein-Generierung

Automatischer Abholschein für Übergabe und Nachvollziehbarkeit.

Regelwerk

Vorlauf-, Liefer- und Rücklaufzeiten sowie Artikelgruppen.

Ideal für Unternehmen, die…

Leihinventar professionell steuern wollen – ohne Excel und ohne Abstimmungsstress

Inventar zentral verwalten möchten
Doppelbuchungen vermeiden wollen
Vorlauf-, Leih- und Rücklaufzeiten automatisch berücksichtigen möchten
Abhol- und Rückgabeprozesse strukturieren wollen
eine transparente Übersicht über Leihinventar benötigen

Operations Eventprozesse Power Platform

Quick Facts

Projektaufwand: 6–12 Personentage
Anpassbarkeit: hoch (Regeln, Artikelgruppen, Rollenmodell)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365
Erweiterbar: Integration mit Logistik- oder Eventprozessen möglich
Stärke: Automatische Verfügbarkeits- und Zeitlogik

Next Step

Wollen wir Ihren Inventarverleih in 30 Minuten skizzieren?

Wir klären Artikelgruppen, Stückzahlen, Zeitlogiken (Vorlauf/Rücklauf), Rollenmodell, Abhol-/Rückgabeprozess und mögliche Integrationen – und skizzieren den sauberen Standardprozess in Microsoft 365.

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