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Investitionsanträge digital – regelbasierte Freigaben, Eskalationen und automatische Übergabe an den Einkauf

Investitionsprozesse digital steuern. Freigaben regelbasiert abbilden.
Vom Antrag bis zur Beschaffung – ein durchgängiger Workflow.

Schwellenwerte → Freigaben/Eskalationen → Einkauf.

Projekt

Mit skouz Invest werden Investitionsanträge digital über ein SharePoint-Formular eingereicht. Ein hinterlegtes Regelwerk steuert automatisch, welche Freigabestufen erforderlich sind – abhängig von Betrag oder Investitionsart. Bei höheren Volumina erfolgt eine automatische Eskalation an Geschäftsführung oder CFO. Nach vollständiger Freigabe wird der Antrag automatisch an den Einkauf übergeben, inklusive notwendiger Informationen zur Beschaffung. Ergebnis: klare Zuständigkeiten, revisionssichere Dokumentation und vollständige Transparenz über den Status.

Kategorie: Finance · Controlling · Einkauf · Operations CapEx · Governance · Audit · Prozessdigitalisierung

skouz Invest

PROJEKTDATEN

Projektaufwand: 6–12 Personentage
Anpassbarkeit: sehr hoch (Freigabestufen, Schwellenwerte, Eskalationen)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365
Erweiterbar: Integration in ERP- oder Einkaufssysteme möglich

Ergebnis

Investitionsanträge sind jederzeit im Status nachvollziehbar – mit klaren Freigabestufen und sauberer Dokumentation.

Besonderheit

Automatische Freigabe-/Eskalationslogik je Betrag/Kategorie, rollenbasierte Sichtbarkeit (nur relevante Infos/Formulare), automatische Übergabe an den Einkauf inkl. Beschaffungsinfos.

Tech-Stack

SharePoint Formular (Antrag) · Power Automate (Freigaben/Eskalationen/Benachrichtigung) · Rollen & Rechte (Antrag, Vorgesetzte, Controlling, GF/CFO, Einkauf) · Statusmodell

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen, die Investitionsprozesse strukturieren, Schwellenwerte und Eskalationen automatisieren, Einkauf sauber anbinden und Auditfähigkeit sicherstellen wollen.

Lösung besprechen ↗

Rule Schwellenwerte automatisch Audit Status & Dokumentation Auto Übergabe an Einkauf

Ausgangssituation

Investitionsanträge laufen oft per E-Mail/Excel – Freigaben, Eskalationen und Status sind intransparent

Investitionsanträge werden häufig per E-Mail oder Excel eingereicht. Je nach Investitionshöhe müssen unterschiedliche Personen eingebunden werden – Vorgesetzte, Controlling, Geschäftsführung oder CFO. Ohne klare Struktur entsteht Intransparenz: Wer ist aktuell zuständig? Welche Schwellenwerte gelten? Wurde korrekt eskaliert? Ist der Einkauf bereits informiert? Das führt zu Verzögerungen, unnötigen Abstimmungsschleifen und fehlender Auditfähigkeit.

Unklare Zuständigkeit: Es ist nicht transparent, wer aktuell freigeben muss.
Schwellenwerte nicht sauber umgesetzt: Betragsgrenzen werden manuell interpretiert – Fehler passieren.
Eskalationen fehlen: Höhere Instanzen werden nicht automatisch eingebunden.

Einkauf zu spät involviert: Beschaffung startet erst, wenn jemand „dran denkt“.
Statuskommunikation kostet Zeit: Antragsteller fragen nach – Bearbeiter suchen Informationen.
Auditfähigkeit gering: Ohne Historie ist nicht prüfbar, wie entschieden wurde.

Aus Sicht der Anwender

Investitionsantrag im Alltag – Antrag stellen, Freigaben automatisch, Einkauf erhält Übergabe

Fachbereich

Antragsteller

Ich reiche strukturiert ein und sehe jederzeit den Status – ohne Nachfragen.

Controlling

Prüfer

Wir bekommen nur die relevanten Anträge und Felder – sauber nach Betrag/Kategorie geroutet.

Einkauf

Beschaffung

Nach finaler Freigabe erhalten wir alle Infos und starten direkt den Beschaffungsprozess.

Neue Maschine – Freigaben nach Betrag, Eskalation an CFO, Übergabe an Einkauf

Ein Fachbereich möchte eine neue Maschine anschaffen. Der Mitarbeitende stellt den Antrag über skouz Invest und erfasst alle relevanten Informationen. Das System erkennt anhand des Betrags, dass zunächst der Vorgesetzte und anschließend das Controlling zustimmen müssen. Bei höherem Volumen wird automatisch eine Eskalation an die Geschäftsführung oder den CFO ausgelöst. Nach finaler Freigabe wird der Einkauf informiert und erhält Zugriff auf das Beschaffungsformular – inklusive aller benötigten Angaben. Der Antragsteller wird über Statusänderungen automatisch informiert. Jede Rolle sieht nur die für sie relevanten Informationen.

Ziel

Investitionsanträge strukturiert einreichen, regelbasiert prüfen und transparent weiterverarbeiten

Mit skouz Invest werden Investitionsanträge digital über ein SharePoint-Formular eingereicht. Ein hinterlegtes Regelwerk steuert automatisch, welche Freigabestufen erforderlich sind – abhängig von Betrag oder Investitionsart. Nach vollständiger Freigabe wird der Antrag automatisch an den Einkauf übergeben, inklusive relevanter Informationen zur Beschaffung.

Strukturierte Antragstellung

Standardisiertes Formular statt E-Mail/Excel.

Regelbasierte Freigabelogik

Freigabestufen je Betrag/Kategorie (Vorgesetzte, Controlling, GF/CFO).

Automatische Eskalationen

Bei Schwellenwerten automatische Weiterleitung an höhere Instanzen.

Rollenbasierte Sichtbarkeit

Jede Rolle sieht nur die relevanten Informationen/Formulare.

Übergabe an Einkauf

Einkauf erhält Zugriff erst nach finaler Freigabe (inkl. Beschaffungsformular).

Tools / Komponenten

SharePoint Formulare

Digitale Antragstellung mit Pflichtfeldern und Struktur.

Power Automate

Freigaben, Eskalationen, Benachrichtigungen, Übergabe an Einkauf.

Rollen- & Berechtigungskonzept

Sichtbarkeit nach Rolle (Antrag, Prüfer, Einkauf).

Statusmodell

Klare Statusstufen – jederzeit nachvollziehbar.

Erweiterbar

Integration in ERP- oder Einkaufssysteme möglich.

Ideal für Unternehmen, die…

CapEx-Freigaben standardisieren und Einkauf sauber anbinden wollen

Investitionsprozesse strukturieren möchten
Schwellenwerte regelbasiert abbilden wollen
Eskalationslogiken automatisieren möchten
Einkauf und Freigabeprozesse verbinden möchten
Transparenz und Auditfähigkeit sicherstellen wollen

Finance Controlling Einkauf Governance

Quick Facts

Projektaufwand: 6–12 Personentage
Anpassbarkeit: sehr hoch (Freigabestufen, Schwellenwerte, Eskalationen)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365
Erweiterbar: Integration in ERP- oder Einkaufssysteme möglich
Stärke: Regelbasierte Investitionsfreigabe mit klarer Rollenlogik

Next Step

Wollen wir Ihre Freigabestufen in 30 Minuten modellieren?

Wir klären Schwellenwerte, Rollen (Vorgesetzte/Controlling/GF/CFO/Einkauf), Eskalationslogik, Statusmodell und Übergabe an Beschaffung – und skizzieren den sauberen Standardprozess in Microsoft 365.

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