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Krankmeldungen digital – regelkonform, automatisiert und transparent in Microsoft 365

Der Krankmeldeprozess – endlich durchgängig digital.
Ganz einfach krankmelden, absenden – und alles sauber dokumentieren.

Mit Power App, Power Automate, SharePoint und Outlook/Exchange: regelbasiert, transparent und erweiterbar.

Projekt

Mitarbeitende melden ihre Abwesenheit bequem per App. Relevante Stellen werden automatisch informiert, die Zuordnung zur Zeiterfassungsstelle erfolgt korrekt, Vertretungen können optional eingebunden werden und im Kalender wird automatisch eine Abwesenheitsnotiz gesetzt. Regeln wie Attestpflicht oder Verlängerungen werden intelligent berücksichtigt – inklusive Sonderfällen über Pforte/Zentrale.

Kategorie: Abwesenheit / HR-Prozess / Employee Services HR · Employee Experience · Prozessdigitalisierung

Krankmeldungen

PROJEKTDATEN

Projektaufwand (Roll-out): 5–12 Personentage (abhängig von Regelkomplexität)
Anpassbarkeit: sehr hoch (individuelle Attest- und Unternehmenslogik möglich)
Minimale Systemvoraussetzung: Microsoft 365 (SharePoint, Power Platform)
Erweiterbar: HR- und Zeiterfassungssysteme integrierbar

Ergebnis

Krankmeldungen werden strukturiert erfasst, automatisch verteilt und regelbasiert verarbeitet – ohne Medienbrüche.

Besonderheit

Intelligente Logik für Attestpflicht, Verlängerung, Zeiterfassungsstellen und Stellvertretungen. OOO wird automatisch gesetzt. Optional: HR-/Zeiterfassungssystem integrierbar.

Tech-Stack

Power App (App) · Power Automate (Workflows) · SharePoint (Datenbasis) · Outlook/Exchange (OOO) · optional HR/Zeiterfassung

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen, die Krankmeldungen strukturiert erfassen, Abstimmung reduzieren und Unternehmensregeln digital abbilden wollen.

Lösung besprechen ↗

1 Standardprozess statt Medienbrüche Auto Attest- & Verlängerungslogik OOO Outlook-Abwesenheit automatisch

Ausgangssituation

Krankmeldungen erzeugen oft Abstimmung statt Klarheit

Wenn Mitarbeitende krankheitsbedingt ausfallen, startet häufig ein manueller Abstimmungsprozess: Telefonate, E-Mails, separate Zeiterfassung, manuelles Setzen von Abwesenheitsnotizen. Dazu kommen unterschiedliche Regelungen (Attestpflicht, Zuordnung zu Zeiterfassungsstellen) und Sonderfälle (Pforte/Zentrale, Team-Meldung, Verlängerung). Ohne klare digitale Prozesse entstehen Medienbrüche, Informationslücken und unnötiger administrativer Aufwand.

Medienbrüche: Telefon, Mail, Zeiterfassung, Kalender – alles getrennt, nichts „End-to-End“.
Regel- & Sonderfallchaos: Attestpflicht, Verlängerungen und organisatorische Besonderheiten sind schwer konsistent umzusetzen.
Fehlende Prozesssicherheit: Wer wurde informiert? Wurde OOO gesetzt? Ist die Zeiterfassung korrekt zugeordnet?

Transparenz fehlt: Führungskräfte, HR und Teams haben unterschiedliche Informationsstände.
Hoher Aufwand: Nachtelefonieren, Nacharbeiten und Korrekturen binden Zeit – bei allen Beteiligten.
Schlechte User Experience: Für Mitarbeitende ist die Krankmeldung unnötig kompliziert – besonders mobil.

Aus Sicht der Anwender

Krankmeldung im Alltag – 1x senden, alles erledigt

Anwenderrolle

Mitarbeitende

Ich melde mich in der App krank, sehe direkt Attest-Hinweise – und muss nicht mehr telefonieren oder zusätzlich Mails schicken.

Führungskraft

Teamleitung

Ich bekomme sofort die Info, kann Vertretungen einbeziehen und habe einen konsistenten Prozess – auch bei Verlängerungen.

HR / Operations

HR / Pforte / Zentrale

Alles ist sauber dokumentiert und regelkonform. Sonderfälle laufen trotzdem in denselben Standardprozess.

Dienstag, 6:45 Uhr – Krankmeldung ohne Nachtelefonieren

Markus öffnet die Krankmelde-App, startet „Neue Krankmeldung“ und gibt die voraussichtliche Dauer ein. Das System weist automatisch auf die Attestpflicht hin (ab dem definierten Tag). Nach dem Absenden werden Vorgesetzte und optional Vertretungen informiert, die Zeiterfassungsstelle korrekt zugeordnet und im Kalender die Abwesenheitsnotiz gesetzt. Zwei Tage später verlängert Markus die Krankmeldung – die App erkennt den bestehenden Vorgang und bietet die Verlängerung automatisch an. Ergebnis: kein Medienbruch, kein Nachtelefonieren – ein klarer digital unterstützter Prozess.

Ziele des Projekts

Krankmeldungen einfach, digital und regelkonform abbilden

Mit skouz wird der gesamte Krankmeldeprozess digitalisiert: Meldung per App, automatische Benachrichtigungen, korrekte Zuordnung zur Zeiterfassungsstelle, OOO im Kalender – und Regeln wie Attestpflicht oder Verlängerungen werden intelligent berücksichtigt.

Transparenz & Geschwindigkeit

Alle relevanten Stellen werden automatisch informiert – ohne Telefonkette.

Prozesssicherheit

Sauber dokumentiert und nachvollziehbar – inklusive Sonderfällen und Stellvertretung.

Regelkonform & flexibel

Attestpflicht, Verlängerung und Organisationslogik werden regelbasiert abgebildet.

Minimale Reibung

Ein Interface (App) statt mehrerer Systeme und manueller Nacharbeit.

Lösungsbausteine

Digitale Krankmeldung per App

Mitarbeitende erfassen ihre Abwesenheit mobil oder am Desktop in einer Power App.

Automatische Prozesssteuerung

Zuordnung zur richtigen Zeiterfassungsstelle, Info an Vorgesetzte & optional Vertretung, OOO automatisch.

Intelligente Regelprüfung

Neue Meldung vs. Verlängerung + Hinweise zur Attestpflicht nach Unternehmensvorgaben.

Stellvertretende Meldung

Führungskräfte können Team-Mitglieder melden; Pforte/Zentrale kann via SharePoint-Seiteneinstieg erfassen.

Optional: HR-/Zeiterfassungsintegration

Anbindung für automatische Buchung der Fehlzeiten möglich.

Ideal für Unternehmen, die…

Krankmeldungen strukturiert erfassen und Abstimmung drastisch reduzieren wollen

Krankmeldungen strukturiert und nachvollziehbar erfassen möchten
manuelle Abstimmungen zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und HR reduzieren wollen
unterschiedliche Unternehmensregelungen digital abbilden möchten
Vertretungsregelungen transparent steuern wollen
papierlose und medienbruchfreie Prozesse anstreben

HR Power Platform Microsoft 365

Tools & Quick Facts

Tools: Power App · Power Automate · SharePoint · Outlook/Exchange
Projektaufwand (Roll-Out): 5–12 Personentage (abhängig von Regelkomplexität)
Anpassbarkeit: sehr hoch (individuelle Attest- & Unternehmenslogik)
Voraussetzung: Microsoft 365 (SharePoint, Power Platform)
Erweiterbar: HR- und Zeiterfassungssysteme integrierbar

Next Step

Wollen wir Ihren Krankmeldeprozess in 30 Minuten bewertbar machen?

Wir klären Ihre Unternehmenslogik (Attestpflicht, Zeiterfassungsstellen, Rollen/Sonderfälle) und zeigen einen sauberen Standardprozess in Microsoft 365 – inklusive OOO und optionaler HR-Integration.

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