Outlook Intake
Ein definierter Outlook-Ordner dient als vertrauter Einstieg für neue oder geänderte Kontakte.
Zentrales Kontaktmanagement mit Microsoft 365 & Dataverse
Modernes Kontaktmanagement mit Microsoft 365 & Dataverse.
Outlook bleibt vertraut – die Datenhaltung wird zentral, geprüft und nachvollziehbar.
Projekt
Das Lösungspaket ersetzt gewachsene gemeinsame Kontaktablagen durch einen kontrollierten Contact Master in Dataverse. Outlook bleibt der vertraute Einstieg. Automatisierte Workflows prüfen Pflichtfelder und Dubletten, führen ergänzende Daten zusammen und leiten Konflikte gezielt zur Klärung weiter. Power Apps macht den Bestand durchsuchbar und unterstützt Export, Konfliktbearbeitung und Administration.
Kategorie: Contact Management · Master Data · Microsoft 365 · Power Platform
Contact Master · Dataverse · Outlook Sync · Data Quality · Governance
Contact Management
PROJEKTDATEN
- Einstieg: vertrauter Kontakt-Workflow in Outlook
- Master: zentrale Kontaktdaten in Microsoft Dataverse
- Automatisierung: Qualitätscheck · Dubletten · Merge · Benachrichtigungen
- Governance: Konfliktbearbeitung · Audit Trail · Anonymisierung
Ergebnis
Gemeinsame Kontakte werden strukturiert in Dataverse geführt. Qualitäts- und Dublettenprüfungen sichern neue oder geänderte Datensätze ab; Konflikte werden bewusst geklärt und Änderungen nachvollziehbar protokolliert.
Besonderheit
Outlook bleibt der vertraute Einstieg. Validierung, Synchronisation und Konfliktbearbeitung laufen im Hintergrund; Dataverse bildet den zentralen Contact Master, Power Apps übernimmt Suche, Export und Administration.
Tech-Stack
Outlook dient als nutzernaher Einstieg, Dataverse als zentraler Contact Master. Azure Functions und Power Automate übernehmen Synchronisation, Qualitätsprüfung, Dublettenerkennung und Benachrichtigungen; Power Apps bildet Suche, Export, Konfliktauflösung und Administration ab.
Für wen geeignet?
Für Organisationen mit gemeinsamen Kontakten in Exchange Public Folders, persönlichen Adressbüchern oder verteilten Listen, die einen zentralen und nachvollziehbaren Kontaktbestand mit Microsoft 365 und Power Platform schaffen wollen.
1 Master
für gemeinsame Kontaktdaten
2-stufig
Dublettenprüfung
Audit Trail
Änderungen nachvollziehbar
Ausgangssituation
Gemeinsame Kontakte sind wichtig – aber Public Folders sind kein moderner Contact Master
Gewachsene Kontaktablagen funktionieren oft gerade dort schlecht, wo sie im Alltag gebraucht werden: in modernem Outlook, im Web, mobil oder als verlässliche Datenbasis für weitere Prozesse. Gleichzeitig entstehen Dubletten, unterschiedliche Datenstände und fehlende Transparenz darüber, wer welche Information verändert hat.
-
Verteilte Daten: Kontakte liegen in gemeinsamen Ordnern, persönlichen Adressbüchern und einzelnen Anwendungen.
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Uneinheitliche Qualität: Pflichtfelder, Schreibweisen und Vollständigkeit werden nicht konsequent geprüft.
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Dubletten: Neue Einträge können bestehende Kontakte doppeln oder widersprüchliche Werte erzeugen.
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Schwache Integration: Gemeinsame Kontakte sind häufig nicht sauber mit Projekt-, Kunden- oder Lieferantenprozessen verbunden.
-
Unklare Historie: Änderungen und Verantwortlichkeiten lassen sich nur schwer nachvollziehen.
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Moderne Clients: Klassische Public-Folder-Ansätze passen nur eingeschränkt zu New Outlook, Web und mobilen Nutzungsszenarien.
Ziele des Lösungspakets
Ein sauberer Kontaktbestand – ohne die Nutzer mit einem neuen Pflegeprozess zu überfordern
Die Datenhaltung wird modernisiert, während der tägliche Einstieg vertraut bleibt. Qualität und Governance werden direkt in den Workflow eingebaut – statt allein von manueller Disziplin abzuhängen.
Zentraler Contact Master
Gemeinsame Kontaktdaten werden in Dataverse konsolidiert und für weitere Prozesse nutzbar.
Vertraute Nutzung
Mitarbeitende können neue Kontakte über einen definierten Outlook-Prozess einreichen.
Datenqualität im Prozess
Pflichtfelder und Dubletten werden geprüft, bevor Daten in den Master gelangen.
Konflikte bewusst lösen
Widersprüchliche Werte werden nicht blind überschrieben, sondern gezielt zur Entscheidung gestellt.
Nachvollziehbare Governance
Änderungen, Verantwortlichkeiten und Datenschutzanforderungen werden technisch mitgedacht.
Lösungsbausteine
Quality Gate
Pflichtfelder werden automatisiert geprüft. Unvollständige Datensätze bleiben zur Korrektur beim Nutzer.
Dubletten & Merge
Exakte E-Mail-Treffer sowie Name/Firma-Kombinationen steuern Ablehnung, Ergänzung oder Konfliktbearbeitung.
Dataverse Master
Freigegebene Kontaktdaten landen zentral in Dataverse und stehen dort strukturiert für weitere Prozesse bereit.
PowerApp für Suche & Konflikte
Kontakte lassen sich suchen und exportieren; Konflikte werden in einer eigenen administrativen Sicht aufgelöst.
Audit & Datenschutz
Änderungen werden protokolliert; Anonymisierung und administrative Löschregeln lassen sich passend zum Governance-Modell abbilden.
Im Arbeitsalltag
Mehr Datenqualität. Kein komplizierterer Alltag.
Mitarbeitende
Kontakt wie gewohnt erfassen
Ein neuer Kontakt wird in Outlook angelegt. Der Workflow prüft die Daten und gibt verständliches Feedback, wenn etwas fehlt oder bereits vorhanden ist.
Fachbereich
Einen verlässlichen Bestand durchsuchen
Statt mehrere Adressbücher zu vergleichen, steht ein zentraler Kontaktbestand für Suche, Export und weitere Prozesse zur Verfügung.
Administration
Konflikte und Historie im Griff behalten
Abweichende Werte werden gezielt geprüft. Die Änderungshistorie unterstützt Nachvollziehbarkeit, Governance und Due-Diligence-Anforderungen.
User Story: vom Outlook-Kontakt zum geprüften Masterdatensatz
Ein Mitarbeitender legt einen Geschäftskontakt im definierten Outlook-Ordner an. Der Workflow prüft Pflichtfelder und bestehende Datensätze. Gibt es keinen Treffer, wird der Kontakt in Dataverse angelegt und protokolliert. Fehlende Informationen können ergänzt werden; widersprüchliche Werte landen gezielt in der Konfliktansicht der PowerApp. Dort entscheidet der verantwortliche Nutzer oder ein Admin, welche Information übernommen wird.
Ideal für Unternehmen, die…
gemeinsame Kontakte als Unternehmensdaten behandeln wollen – nicht als Nebenprodukt einzelner Postfächer
- Exchange Public Folders oder andere gewachsene Shared-Contact-Listen ablösen möchten
- Microsoft 365 und Power Platform bereits einsetzen oder strategisch ausbauen
- einen zentralen, deduplizierten und gepflegten Kontaktbestand benötigen
- Kontaktdaten mit Projekten, Kunden, Lieferanten oder weiteren Business-Prozessen verbinden wollen
- Auditierbarkeit, Rollen und Datenschutz nicht nachträglich ergänzen möchten
- bestehende Kontakte strukturiert migrieren und bereinigen müssen
Dataverse
Outlook
Power Apps
Azure Functions
Contact Management
Data Quality
Quick Facts
- Kernnutzen
- zentraler, qualitätsgesicherter Contact Master
- Master Data
- Microsoft Dataverse
- User Entry
- Outlook + PowerApp
- Erweiterung
- Relationship Scoring & proaktive Kontaktvorschläge
Persönlicher Ansprechpartner
Sprechen wir kurz über Ihr Vorhaben.
Matthias Buck ist Ihr direkter Ansprechpartner für alle skouz Enterprise Solutions. Er verbindet langjährige Projekterfahrung mit tiefem technischem Verständnis und einem klaren Blick für Prozesse, Plattformen und sinnvolle Lösungswege. In einem kurzen Gespräch ordnet er Ihr Vorhaben präzise ein, erkennt schnell die relevanten Hebel und zeigt auf, wie eine passende Lösung für Ihr Unternehmen aussehen kann.
Matthias Buck
Enterprise Solutions · Erstgespräch · Einordnung · Passender nächster Schritt
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Häufige Fragen
Häufige Fragen zu zentralem Kontaktmanagement mit Microsoft 365 Häufige Fragen
Die wichtigsten Punkte zu Public-Folder-Ablösung, Dubletten, Konflikten, Migration, iPhone-Nutzung und Governance.
Next Step
Sind Ihre gemeinsamen Kontakte noch eine Ablage – oder schon eine verlässliche Datenbasis?
Wir prüfen Ihren heutigen Kontaktbestand, das Outlook-/Exchange-Setup und die relevanten Prozesse. Daraus entsteht ein belastbares Zielbild für Contact Master, Migration und Automatisierung.
Erst Datenmodell und Governance klären – dann Migration und Automatisierung sauber aufsetzen.
Weitere Lösungspakete
Zwei weitere passende Lösungspakete.
DATA, KNOWLEDGE & INTELLIGENCE
Kontaktauswertung – Beziehungswissen sichtbar und
Wichtige Kontakte liegen oft verteilt in Kalendern, E-Mails und einzelnen Köpfen. SKOUZ Connect bewertet Beziehungen datenbasiert, ergänzt
Ergebnis
Beziehungen werden messbar: Score, Kontaktanreicherung und Reminder schaffen nutzbares Teamwissen.
DATA, KNOWLEDGE & INTELLIGENCE
Project Buddy – KI-Projektbriefings aus
Project Buddy bündelt Angebotsdaten, Dataverse-Metadaten, Business-Central-Kennzahlen, Kunden-News und historische Projekterfahrung zu
Ergebnis
Ein aktueller Projektüberblick entsteht in Minuten statt durch manuelle Recherche über mehrere Systeme.