News Publishing App – Intranet-News kontrolliert per E-Mail versenden (Rollen, Verteiler, Absender, Queue)

News via Intranet versenden. Kommunikation mit klarer Struktur.
Verteiler im Griff. Governance für interne Mailings.

Projekt

Nicht alle Mitarbeitenden greifen regelmäßig auf das Intranet zu – und nicht jeder besitzt einen M365-Account. Deshalb müssen News, Termine oder organisatorische Mitteilungen zusätzlich per E-Mail versendet werden. Mit SKOUZ News werden Beiträge aus dem Intranet ausgewählt, als Teaser-Mail vorbereitet (mit Link auf den vollständigen Intranet-Beitrag) und kontrolliert versendet. Rollen steuern, wer senden darf, für welchen Bereich, an welche Verteiler und von welchem Absender aus. Mailings können sofort oder terminiert versendet werden – über eine Queue, inklusive Vorschau und Dokumentation.

Kategorie: Internal Comms · HR · Corporate Communications Internal Comms · Governance · Power Platform

SKOUZ News

PROJEKTDATEN

Projektaufwand: 8–14 Personentage
Anpassbarkeit: hoch (Berechtigungen, Verteiler, Absenderlogik)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365
Stärke: Governance-gesteuerter Newsversand mit Intranet-Fokus

Ergebnis

E-Mails bleiben ein Kanal – aber ohne Wildwuchs: Wer senden darf, an wen und von welchem Absender wird systemseitig geregelt. Inhalte kommen aus dem Intranet und verlinken bewusst zurück.

Besonderheit

Statt Volltext-Mails: Teaser + Link. So bleibt das Intranet zentrale Informationsquelle und Mailings treiben Intranet-Traffic.

Tech-Stack

Power App (Publishing Frontend) · Rollen/Berechtigungen · Absender-/Verteiler-Regeln · SharePoint News/Kalender als Inhaltsquelle · Queue für zeitgesteuerten Versand · Preview/Teaser Rendering

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen, die interne E-Mail-Kommunikation kontrolliert steuern, Verteiler/Absender regeln und das Intranet als zentrale Informationsquelle etablieren wollen.

Lösung besprechen ↗

Gov Rollen/Verteiler/Absender Queue terminierter Versand Link Intranet bleibt Source

Ausgangssituation

Verteilte Mailings, fehlende Kontrolle – interne Kommunikation wird schnell riskant

Nicht alle Mitarbeitenden greifen regelmäßig auf das Intranet zu – und nicht jeder besitzt einen M365-Account. Deshalb müssen News, Termine oder organisatorische Mitteilungen zusätzlich per E-Mail versendet werden. Ohne klare Steuerung entstehen Risiken: unkoordinierte Massenmails, falsche Verteiler, inkonsistente Inhalte, fehlende Dokumentation und unkontrollierte Absender. Gleichzeitig soll das Intranet die zentrale Informationsquelle bleiben – E-Mails sollen lediglich darauf verweisen.

Unkoordinierte Massenmails: Jeder sendet – ohne Standards oder Freigaben.
Falsche Verteiler: Empfängerkreise sind nicht abgesichert.
Inkonsistente Inhalte: Doppelte oder widersprüchliche Kommunikation.

Fehlende Dokumentation: Niemand weiß, was wann an wen ging.
Unkontrollierte Absender: Absenderadressen werden nicht governance-gesteuert.
Intranet verliert Relevanz: Volltext-Mails ersetzen die zentrale Quelle.

Aus Sicht der Anwender

News-Versand im Alltag – Beitrag wählen, Teaser anpassen, Governance greift, Queue sendet

Comms

Publizieren

Ich wähle den Beitrag aus dem Intranet und sende nur einen Teaser mit Link.

Governance

Kontrolle

Verteiler und Absender sind geregelt – unkoordinierte Massenmails entstehen nicht.

Planbarkeit

Timing

Ich kann sofort oder terminiert senden – die Queue liefert zuverlässig aus.

News veröffentlichen – Titel/Teaser anpassen, EN optional, terminiert senden

Ein Kommunikationsverantwortlicher möchte eine News veröffentlichen. In SKOUZ News wählt er den gewünschten Beitrag aus der Liste aus. Das System zieht automatisch Titel, Kurzbeschreibung und optional die englische Version. Der Nutzer passt Titel oder Teaser für das Mailing an, entscheidet ob EN mitgesendet wird, wählt den Versandzeitpunkt (sofort oder terminiert), den berechtigten Verteiler und den erlaubten Absender (z. B. travel@...). Das System erzeugt eine Vorschau und stellt die Nachricht in eine Queue. Zum definierten Zeitpunkt wird das Mailing automatisch versendet – bewusst als Teaser mit Link auf den vollständigen Intranet-Beitrag.

Ziel

E-Mail-News strukturiert, berechtigt und zentral gesteuert versenden – mit dem Intranet als Basis

Mit SKOUZ News werden News, Termine oder Mitteilungen über eine Power App ausgewählt, konfiguriert und kontrolliert versendet. Berechtigungen steuern, wer die App nutzen darf, wer für welchen Bereich versenden darf, an welche Verteiler gesendet werden darf und von welchem Absender aus versendet werden darf. Das Ergebnis: klare Governance, konsistente Kommunikation und mehr Traffic im Intranet.

Kontrollierter Versand

Wer senden darf, wird rollenbasiert geregelt.

Verteiler-/Absenderlogik

Nur erlaubte Verteiler und Absender können genutzt werden.

Zentrale Inhaltsbasis

Mailings greifen immer auf Intranet-Inhalte zurück.

Mehrsprachigkeit

Optionaler Versand einer englischen Version.

Zeitgesteuerter Versand

Mailings können vorbereitet und terminiert werden (Queue).

Tools / Komponenten

Power App (Publishing-Frontend)

Beitrag wählen, Teaser anpassen, Versand konfigurieren.

Berechtigungs- & Rollenliste

Wer darf senden? Für welchen Bereich?

Verteiler- & Absenderlogik

Nur erlaubte Kombinationen sind auswählbar.

SharePoint News & Kalenderintegration

Inhaltsquelle bleibt das Intranet.

Queue-basierter Versand

Sofort oder terminiert – zuverlässig und dokumentiert.

Ideal für Unternehmen, die…

interne Kommunikation governance-gesteuert per E-Mail ergänzen müssen

E-Mail-Kommunikation kontrolliert steuern möchten
Verteiler- und Absenderrechte klar regeln müssen
das Intranet als zentrale Informationsquelle etablieren wollen
mehrsprachige Inhalte strukturiert versenden möchten
Governance in der internen Kommunikation benötigen
Massenmails ohne Kontrollmechanismus vermeiden wollen

Power Apps Comms Governance M365

Quick Facts

Projektaufwand: 8–14 Personentage
Anpassbarkeit: hoch (Berechtigungen, Verteiler, Absenderlogik)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365
Stärke: Governance-gesteuerter Newsversand mit Intranet-Fokus

Next Step

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Wir klären Rollen (wer darf senden), Bereiche, erlaubte Verteiler und Absender, Teaser-/Link-Strategie, EN-Option und Terminierung – und skizzieren die Publishing-App in Power Apps + Queue.

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