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Poolfahrzeuge digital buchen – volle Transparenz, keine Doppelbuchungen, integriert in Reiseanträge

Poolfahrzeuge digital verwalten. Digitale Mobilität im Unternehmensalltag.
Volle Kontrolle über Ihren Fahrzeugpool. Buchen ohne Abstimmungschaos.

Zentrale SharePoint-Datenbasis, klare Rollen und prozessintegrierte Buchung im Reiseantrag – inkl. Blocker für Wartung/Reparatur.

Projekt für Waldner

Mit SKOUZ CarPool wird der gesamte Fahrzeugpool digital verwaltet. Fahrzeuge und Buchungen werden zentral in SharePoint gepflegt. Power-User steuern Verfügbarkeiten, setzen Blocker für Wartung oder Reparatur und behalten im Kalender-Webpart den Überblick. Mitarbeitende buchen Poolfahrzeuge direkt im Rahmen eines Reiseantrags – automatisch und nur bei verfügbarer Kapazität. Das System berücksichtigt Sperrzeiten automatisch. Ergebnis: klare Zuständigkeiten, weniger Abstimmung und eine nahtlose Integration in bestehende Unternehmensprozesse.

Kategorie: Fuhrpark / Mobility / Prozessintegration Mobility · Self-Service · Prozessdigitalisierung

SKOUZ CarPool

PROJEKTDATEN

Projektaufwand (Roll-out): 6–12 Personentage (abhängig von Integrationen)
Anpassbarkeit: hoch (Formulare, Blocker-Logik, Rollenmodell)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365 (SharePoint)
Erweiterbar: Integration weiterer Systeme über Azure Functions möglich

Ergebnis

Buchungen sind verlässlich, zuverlässig und transparent – Wartung/Sperren werden automatisch berücksichtigt.

Besonderheit

SharePoint-Listen als Datenbasis, Kalender-Webpart für Power-User und Azure Function für automatische Buchungslogik & Integrationen. Mitarbeitende buchen ausschließlich im Reiseantrag – nur bei verfügbarer Kapazität.

Tech-Stack

SharePoint Listen (Fahrzeuge/Buchungen) · Plumsail Custom Forms · Kalender-Webpart · Azure Function (Buchungslogik/Integration)

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen, die Fahrzeugpools transparent steuern, Doppelbuchungen vermeiden und Mobilität in bestehende Prozesse (z. B. Reiseanträge) integrieren möchten.

Lösung besprechen ↗

0 Doppelbuchungen 1 zentrale Datenbasis (SP) Auto Verfügbarkeit & Blocker-Logik

Ausgangssituation

Excel, Outlook und Zuruf: Fahrzeugpools sind oft unnötig kompliziert

Poolfahrzeuge sind in vielen Unternehmen fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Doch die Organisation erfolgt häufig über Excel-Listen, Outlook-Kalender oder informelle Abstimmungen. Wer hat welches Fahrzeug? Ist es verfügbar? Wurde eine Reparatur berücksichtigt? Fehlende Transparenz führt zu Doppelbuchungen, unklaren Zuständigkeiten und zusätzlichem Abstimmungsaufwand. Gleichzeitig sollten Buchungen idealerweise in bestehende Prozesse – etwa Reiseanträge – integriert sein, statt isoliert gebucht zu werden. Das Ergebnis: unnötige Komplexität bei einem eigentlich einfachen Thema.

Unklare Verfügbarkeit: Excel/Outlook sind nicht „die Wahrheit“ – Doppelbuchungen entstehen schnell.
Sperrzeiten werden vergessen: Wartung/Reparatur/Reinigung wird nicht konsistent berücksichtigt.
Hoher Abstimmungsaufwand: Viele Rückfragen: „Ist Auto X frei? Wer ist zuständig?“

Keine klare Rollen: Power-User vs. Mitarbeitende sind nicht sauber getrennt.
Prozess nicht integriert: Reiseantrag und Fahrzeugbuchung laufen getrennt – das erzeugt Reibung.
Fehlende Transparenz: Keine zentrale Kalenderansicht inkl. Sperrzeiten.

Aus Sicht der Anwender

Fahrzeugbuchung im Alltag – „im Reiseantrag erledigt“

Mitarbeitende

Antragsteller

Ich buche das Poolfahrzeug direkt im Reiseantrag – das System prüft die Verfügbarkeit automatisch.

Power-User

Verwaltung / Fuhrpark

Wir steuern den Pool zentral, setzen Blocker für Wartung/Reparatur und behalten alles im Kalender im Blick.

Organisation

Prozesseigner

Keine Doppelbuchungen mehr und klare Rollen: Mitarbeitende beantragen – Power-User verwalten.

Dienstreise ohne Rückfragen – Fahrzeug wird automatisch gebucht

Thomas plant eine Dienstreise. Früher hätte er erst prüfen müssen, welches Fahrzeug verfügbar ist, dann eine E-Mail an die Verwaltung schreiben und auf Rückmeldung warten. Heute stellt er seinen Reiseantrag und gibt an, dass er ein Poolfahrzeug benötigt – inklusive Zeitraum. Im Hintergrund prüft das System automatisch die Verfügbarkeit. Ist ein passendes Fahrzeug frei, wird es direkt gebucht. Power-User sehen alle Buchungen im zentralen Kalender-Webpart – inklusive Blocker für Wartung oder Reinigung. Sollte ein Fahrzeug für Reparatur gesperrt sein, berücksichtigt das System diese Information automatisch. Kein Abstimmungschaos. Keine Doppelbuchungen. Ein klar geregelter Prozess.

Ziele des Projekts

Fahrzeugbuchungen strukturiert, transparent und prozessintegriert abbilden

Ziel war ein digitales Fahrzeugpoolmanagement mit klaren Rollen: Power-User verwalten den Pool (Fahrzeuge, Blocker, Übersicht), Mitarbeitende buchen Fahrzeuge ausschließlich im Kontext eines Reiseantrags. Verfügbarkeiten werden automatisch geprüft, Sperrzeiten berücksichtigt und Buchungen zentral sichtbar gemacht.

Transparenz über Verfügbarkeit

Zentrale Datenbasis für Fahrzeuge, Buchungen und Sperrzeiten.

Keine Doppelbuchungen

Automatische Prüfung & Buchung nur bei verfügbarer Kapazität.

Rollen sauber trennen

Power-User verwalten, Mitarbeitende buchen im Reiseantrag.

Sperrzeiten abbilden

Blocker für Wartung/Reparatur/Reinigung werden automatisch berücksichtigt.

Integrationsfähig

Buchungslogik & Systemintegration über Azure Functions erweiterbar.

Lösungsbausteine

SharePoint Listen

Fahrzeuge & Buchungen als zentrale Datenbasis – erweiterbar um Abholung / Rückgabe / Bewertung.

Plumsail Custom Forms

Komfortable Pflege und Eingaben (z. B. Fahrzeugdaten, Blocker, Buchungsdetails).

Kalender-Webpart

Übersicht über Buchungen & Sperrzeiten – speziell für Power-User.

Azure Function

Automatisierte Buchungslogik (Verfügbarkeit, Auswahl, Blocker) + Integrationsschicht.

Integration in Reiseanträge

Mitarbeitende buchen Fahrzeuge ausschließlich im Prozess – nicht „separat irgendwo“.

Ideal für Unternehmen, die…

Mobilität im Alltag pragmatisch digitalisieren wollen

ihren Fahrzeugpool transparent verwalten möchten
Doppelbuchungen und manuelle Abstimmungen vermeiden wollen
Fahrzeugbuchungen in bestehende Prozesse (z. B. Reiseanträge) integrieren möchten
Wartungs- und Sperrzeiten strukturiert abbilden wollen
klare Rollen zwischen Power-Usern und Mitarbeitenden definieren möchten

Mobility SharePoint Self-Service

Tools & Quick Facts

Tools: SharePoint Listen · Plumsail Forms · Kalender-Webpart · Azure Function
Projektaufwand (Roll-out): 6–12 Personentage (abhängig von Integrationen)
Anpassbarkeit: hoch (Formulare, Blocker-Logik, Rollenmodell)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365 (SharePoint)
Erweiterbar: Systemintegration über Azure Functions möglich

Next Step

Wollen wir Ihren Fahrzeugpool in 30 Minuten bewertbar machen?

Wir klären Rollen (Power-User/Mitarbeitende), Blocker-Logik (Wartung/Reparatur), Buchungsregeln und Prozessintegration (z. B. Reiseantrag) – und zeigen, wie das sauber in Microsoft 365 umgesetzt wird.

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Antwort garantiert innerhalb von 24 Stunden.