Project Buddy – KI-Projektbriefings aus ERP, Dataverse und Web

Vor dem Projektstart das Wesentliche kennen.
Relevante Unternehmensdaten werden automatisch zu einem belastbaren KI-Briefing verdichtet.

Projekt

Project Buddy bringt Informationen zusammen, die sonst in Angeboten, Dataverse, Business Central, Projektarchiven und manueller Web-Recherche verteilt liegen. Ein KI-Agent bereitet diese Quellen zu einem strukturierten Projektbriefing auf – inklusive Kundenkontext, Team- und Lieferantenbeziehungen, relevanten ERP-Daten und Erfahrungen aus früheren Projekten. Wird die Datenbasis ergänzt, lässt sich das Briefing jederzeit neu erzeugen.

Kategorie: AI · Knowledge Management · Project Enablement AI Agent · Project Intelligence · Enterprise Knowledge

Project Buddy

PROJEKTDATEN

Datenquellen: Angebote · Dataverse · Business Central · Web · Projekthistorie
Ausgabe: strukturiertes, aktualisierbares Projektbriefing
Integration: Microsoft Power Platform / Dataverse-Landschaft
Guardrails: Berechtigungen, Quellenbezug und Aktualität mitdenken

Ergebnis

Projektteams erhalten eine konsolidierte, nachvollziehbare Sicht auf Kunden-, Projekt-, Personen-, Lieferanten- und ERP-Kontext – als kompaktes Briefing für Kick-off, Übergabe und Vorbereitung.

Besonderheit

Der Agent arbeitet nicht mit einem isolierten Datenbestand, sondern verbindet vorhandene Unternehmensquellen. Quellen, Berechtigungen und Aktualität werden bewusst mitgedacht, damit aus KI-Unterstützung ein belastbarer Arbeitsprozess wird.

Tech-Stack

Microsoft Copilot Studio bzw. Azure-/Microsoft-AI-Services als Agentenebene, Dataverse für strukturierte Beziehungen, Dynamics 365 Business Central für ERP-Kontext, Angebots- und Projektdaten sowie kontrollierte Web-Quellen für aktuelle Kundeninformationen.

Für wen geeignet?

Für Projektorganisationen, Beratung, Vertrieb, Delivery und Service, wenn relevante Informationen über mehrere Systeme verteilt sind und Projektteams vor Start oder Übergabe schnell einen verlässlichen Kontext benötigen.

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5+ Quellen konsolidiert On demand Briefing neu erzeugen 1 Sicht statt System-Hopping

Ausgangssituation

Projektwissen ist vorhanden – aber über Systeme, Dokumente und Köpfe verteilt

Vor Kick-offs, Übergaben oder Kundenterminen entsteht häufig dieselbe Aufgabe: Informationen zusammensuchen, Zusammenhänge verstehen und daraus ein belastbares Bild erzeugen. Je mehr Quellen beteiligt sind, desto größer werden Rechercheaufwand und Risiko, wichtige Informationen zu übersehen.

System-Hopping: Angebot, ERP, Dataverse, Projektablage und Web-Recherche müssen einzeln durchsucht werden.
Wissen in Köpfen: Erfahrungen mit Kunden, Lieferanten oder Komponenten sind oft nur einzelnen Mitarbeitenden bekannt.
Uneinheitliche Briefings: Qualität und Tiefe hängen davon ab, wer vorbereitet und wie viel Zeit verfügbar ist.

Veralteter Kontext: Ein einmal erstelltes Briefing verliert schnell an Wert, wenn neue Metadaten oder Geschäftsdaten hinzukommen.
Beziehungen unsichtbar: Personen, Lieferanten, Komponenten und frühere Projekte werden selten systemübergreifend betrachtet.
Recherche statt Delivery: Erfahrene Mitarbeitende investieren Zeit in Informationssuche, statt sie für fachliche Vorbereitung zu nutzen.

Ziele des Projekts

Aus vorhandenen Daten schnell einen belastbaren Projektkontext machen

Project Buddy soll nicht mehr Daten erzeugen, sondern vorhandene Informationen sinnvoll verbinden, priorisieren und für den konkreten Projektkontext nutzbar machen.

Relevanz statt Datenmenge

Nur Informationen verdichten, die für das konkrete Projekt und die Rolle des Nutzers relevant sind.

Einheitliche Vorbereitung

Projektteams starten mit einer konsistenten Struktur statt individuellen Recherche-Notizen.

Aktueller Kontext

Bei neuen Daten oder Metadaten das Briefing gezielt neu generieren können.

Beziehungen sichtbar machen

Erfahrungen und Verknüpfungen zwischen Personen, Lieferanten, Komponenten und Projekten nutzen.

Governed AI

Berechtigungen, Quellenbezug und nachvollziehbare Datenpfade in der Lösung verankern.

Lösungsbausteine

Angebotskontext

Basisinformationen, Leistungsumfang und kaufmännisch-fachliche Eckdaten aus dem zugrundeliegenden Angebot.

Dataverse Relationship Mapping

Strukturierte Beziehungen zwischen Teammitgliedern, Lieferanten, Komponenten und Projekten.

Business-Central-Anreicherung

Relevante ERP-Kennzahlen und Geschäftsdaten werden kontextabhängig ergänzt.

Web Intelligence

Aktuelle, business-relevante Kundeninformationen können aus definierten Web-Quellen ergänzt werden.

Projekthistorie

Frühere Kundenprojekte liefern Erfahrungen, Vergleichspunkte und bewährte Vorgehensweisen.

KI-Briefing

Der Agent verdichtet die freigegebenen Quellen zu einer klar strukturierten, neu generierbaren Zusammenfassung.

Aus Sicht der Anwender

Weniger Recherche. Mehr Kontext genau dann, wenn ein Projekt ihn braucht.

Projektleitung

Vorbereitet ins Kick-off

Ich bekomme Kundenkontext, Angebotsbasis, Teambeziehungen und Projekthistorie in einer konsistenten Sicht – ohne fünf Systeme einzeln zu öffnen.

Delivery

Erfahrung wird wiederverwendbar

Frühere Projekte und vorhandene Beziehungen sind nicht mehr nur implizites Wissen, sondern Teil der Vorbereitung.

Management

Aktualisieren statt neu recherchieren

Wenn sich Daten verändern, wird das Briefing neu erzeugt. Der Prozess bleibt reproduzierbar und skalierbar.

User Story: vom neuen Auftrag zum vollständigen Projektbriefing

Ein Projekt wird auf Basis eines Angebots angelegt. Project Buddy zieht die freigegebenen Angebotsinformationen heran, ergänzt Dataverse-Beziehungen, relevante Business-Central-Daten und passende historische Projekte. Zusätzlich werden definierte aktuelle Kundeninformationen berücksichtigt. Der Agent erzeugt daraus ein strukturiertes Briefing. Kommen später neue Team-, Lieferanten- oder Projektdaten hinzu, kann die Zusammenfassung mit demselben Datenmodell neu generiert werden.

Ideal für Unternehmen, die…

Enterprise-Daten bereits besitzen – aber den Kontext daraus schneller nutzbar machen wollen

Projektinformationen über CRM, ERP, Dataverse, Dokumente und Wissensablagen verteilt haben
Projektübergaben und Kick-offs standardisieren möchten
Erfahrungswissen aus früheren Projekten systematisch wiederverwenden wollen
Microsoft Power Platform und Business Central bereits einsetzen oder integrieren
KI nicht als Chat-Spielerei, sondern als eingebetteten Unternehmensprozess nutzen möchten
Berechtigungen, Quellen und Aktualität von Beginn an sauber berücksichtigen wollen

Copilot Dataverse Business Central AI Agent Knowledge

Quick Facts

Kernnutzen: automatisierte Projektvorbereitung aus mehreren Unternehmensquellen
Datenmodell: Dataverse + bestehende Business-Systeme
Ausgabe: konsolidiertes, aktualisierbares Projektbriefing
Erweiterung: dialogbasierte Abfragen mit Project Buddy Conversational Agent

Persönlicher Ansprechpartner

Sprechen wir kurz über Ihr Vorhaben.

Matthias Buck ist Ihr direkter Ansprechpartner für alle skouz Enterprise Solutions. Er verbindet langjährige Projekterfahrung mit tiefem technischem Verständnis und einem klaren Blick für Prozesse, Plattformen und sinnvolle Lösungswege. In einem kurzen Gespräch ordnet er Ihr Vorhaben präzise ein, erkennt schnell die relevanten Hebel und zeigt auf, wie eine passende Lösung für Ihr Unternehmen aussehen kann.

Matthias Buck

Enterprise Solutions · Erstgespräch · Einordnung · Passender nächster Schritt

buck@skouz.de · +49 (0) 8382 604 2112

Kostenfreies Erstgespräch

Direkt per E-Mail

Kurz & unverbindlich
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Klare nächste Schritte

Matthias Buck, Ansprechpartner für skouz Enterprise Solutions

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu KI-Projektbriefings und Project Buddy Häufige Fragen

Die wichtigsten Punkte zu Datenquellen, Aktualisierung, Berechtigungen und Abgrenzung zu einem klassischen Copilot.

Was ist Project Buddy? Ein KI-Agent, der verteilte Projektinformationen aus definierten Unternehmensquellen zu einem strukturierten Briefing zusammenführt.

Project Buddy verbindet Angebotsdaten, Dataverse-Metadaten, ERP-Kontext, historische Projekte und optional aktuelle Web-Informationen. Aus diesen Quellen entsteht ein auf den Projektkontext zugeschnittenes Briefing.

mehrere Quellen in einer konsolidierten Sicht
strukturierte statt freie KI-Zusammenfassung
jederzeit neu generierbar

Kurz gesagt

Project Buddy reduziert Rechercheaufwand und macht vorhandenes Unternehmenswissen schneller für Projekte nutzbar.

Welche Datenquellen lassen sich anbinden? Typisch sind Dataverse, Dynamics 365 Business Central, Angebote, Projektarchive und definierte Web-Quellen.

Die Architektur wird an die vorhandene Systemlandschaft angepasst. Entscheidend ist nicht die maximale Anzahl an Quellen, sondern welche Daten fachlich relevant, technisch zugänglich und für den jeweiligen Nutzer freigegeben sind.

Dataverse und Power Platform
Dynamics 365 Business Central und weitere ERP-/CRM-Systeme
Dokumente, Angebote und historische Projektdaten
kontrollierte externe Informationsquellen

Best Practice

Mit wenigen hochwertigen Quellen starten und die Datenbasis anschließend gezielt erweitern.

Ist das eine Single Source of Truth? Project Buddy schafft eine konsolidierte Sicht, ersetzt aber nicht automatisch die führenden Quellsysteme.

ERP, Dataverse oder andere Systeme bleiben je nach Datenobjekt die fachlich führende Quelle. Project Buddy bringt relevante Informationen kontextbezogen zusammen. Das ist sauberer als Daten unnötig in ein neues System zu duplizieren.

führende Systeme bleiben erhalten
Agent nutzt freigegebene Quellen kontextbezogen
weniger redundante Datenhaltung

Wichtig

Die Lösung ist eine intelligente Kontextschicht über vorhandenen Systemen – nicht zwangsläufig ein neues Stammdatensystem.

Wie aktuell ist das Projektbriefing? Das Briefing kann bei neuen oder geänderten Daten gezielt neu generiert werden.

Die Aktualität hängt von den angebundenen Quellen und deren Synchronisation ab. Project Buddy kann so umgesetzt werden, dass Nutzer ein Briefing on demand neu erzeugen oder Aktualisierungen prozessgesteuert anstoßen.

On-Demand Re-Generierung
Nutzung aktueller Quellstände
optional automatisierte Trigger

Ergebnis

Ein Briefing muss kein statisches Dokument sein, sondern kann eine reproduzierbare Sicht auf den aktuellen Datenstand werden.

Wie werden Berechtigungen und sensible Daten berücksichtigt? Zugriffe sollten entlang bestehender Rollen und Datenberechtigungen geplant werden – nicht erst nachträglich.

Welche Informationen der Agent verwenden und anzeigen darf, wird Bestandteil der Architektur. Bestehende Identitäten, Rollen, Dataverse-Security und Freigaben der angebundenen Systeme können dafür genutzt bzw. ergänzt werden.

Least-Privilege-Prinzip
rollenbasierter Zugriff
bewusste Auswahl externer Quellen
Quellenbezug und Governance

Grundsatz

Ein guter Enterprise-Agent kennt nicht nur Daten, sondern auch die Grenzen des zulässigen Zugriffs.

Was ist der Unterschied zum Project Buddy Conversational Agent? Project Buddy erzeugt proaktiv ein Briefing; der Conversational Agent beantwortet gezielte Fragen im Dialog.

Beide können dieselbe Datenbasis nutzen. Der Briefing-Agent liefert eine standardisierte Zusammenfassung für einen schnellen Überblick. Der Conversational Agent eignet sich für explorative Ad-hoc-Fragen, etwa zu Projekterfahrung, Personen oder Lieferantenbeziehungen.

Briefing-Agent: zusammenfassend und proaktiv
Conversational Agent: dialogbasiert und explorativ
gemeinsames Daten- und Berechtigungskonzept möglich

Zusammenspiel

Zusammen entsteht eine flexible KI-Schicht für Überblick und Detailfragen.

Next Step

Welche Informationen müsste Ihr Project Buddy vor einem Projektstart kennen?

Wir skizzieren gemeinsam die relevanten Quellen, Beziehungen, Berechtigungen und den gewünschten Briefing-Aufbau – und prüfen, wo ein erster produktiver Use Case sinnvoll ist.

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Pragmatisch starten: erst Daten- und Nutzungsmodell, dann Agent.

Weitere Lösungspakete

Zwei weitere passende Lösungspakete.

Aus derselben oder einer benachbarten Prozesswelt ausgewählt – als nächster sinnvoller Einstieg in verwandte Use Cases.

DATA, KNOWLEDGE & INTELLIGENCE

Project Buddy Conversational Agent – Unternehmenswissen

Mitarbeitende fragen Unternehmenswissen in natürlicher Sprache ab: Projekterfahrung, Personen, Lieferanten, Komponenten oder Kundenkontext

Ergebnis

Ad-hoc-Fragen zu Projekten, Personen und Lieferanten werden direkt beantwortbar – ohne manuelle Recherche

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DATA, KNOWLEDGE & INTELLIGENCE

Insights Hub – Wissensdatenbank mit Upload-Workflow und

Wissen wird zentral gesammelt, geprüft und auffindbar gemacht. SKOUZ Insights bündelt Studien, Präsentationen und Dokumente in einer

Ergebnis

Zentrales Wissen: Inhalte einreichen, prüfen, freigeben und zuverlässig finden.

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