Fachbereich
Beantragen
Das Formular fragt automatisch die richtigen Angaben ab – ich muss nichts nachreichen.
Projekt- & Kostenstellenantrag – strukturiert beantragen, freigeben, Nummer automatisch vergeben
Projekt starten. Kostenstellen digital beantragen.
Request. Approve. Assign.
Projekt
Mit skouz ProjectID werden Projekt- oder Kostenstellenanträge über eine SharePoint-Formularanwendung gestellt. Pflichtfelder werden kontextabhängig abgefragt – zur richtigen Zeit und im richtigen Umfang. Nach Einreichung startet automatisch eine Freigabelogik. Nach erfolgreicher Genehmigung wird die Projekt- oder Kostenstellennummer vergeben und systemseitig geführt. Statusänderungen werden automatisch kommuniziert.
Kategorie: Finance · Controlling · PMO · Operations
Numbering · Approval · Finance Automation
skouz ProjectID
PROJEKTDATEN
- Projektaufwand: 4–8 Personentage
- Anpassbarkeit: hoch (Pflichtfelder, Freigabelogik, Nummernlogik)
- Systemvoraussetzung: Microsoft 365
- Stärke: Schlanker, digitaler Vergabeprozess
Ergebnis
Anträge enthalten von Beginn an die richtigen Informationen. Freigaben laufen nachvollziehbar über definierte Rollen. Nach Approval wird die Projekt-/Kostenstellennummer automatisch vergeben und sauber dokumentiert.
Besonderheit
Pflichtangaben werden zur richtigen Zeit erzwungen (kontextabhängig). Status- und Benachrichtigungslogik sorgt für Transparenz. Nummern sind systemseitig geführt und weiterverwendbar.
Tech-Stack
SharePoint Formularanwendung · Power Automate (Freigabe-Workflow) · Rollen- & Berechtigungskonzept · Status- & Benachrichtigungslogik · Nummernlogik
Für wen geeignet?
Ideal für Unternehmen, die Projekt- und Kostenstellenvergabe strukturieren, E-Mail-Prozesse ablösen und Finance-/Controlling-Standards etablieren wollen.
Req
strukturierte Anträge
Auto
Freigabe-Workflow
ID
Nummernlogik
Ausgangssituation
Projekt- oder Kostenstellennummern werden per E-Mail beantragt – Pflichtangaben fehlen, Status ist unklar
Projekt- oder Kostenstellennummern werden häufig per E-Mail beantragt. Dabei fehlen oft relevante Pflichtangaben, eindeutige Zuordnungen und klare Statusinformationen. Informationen müssen nachgereicht werden, Genehmigungen erfolgen informell. Das Ergebnis: Verzögerungen, Abstimmungsaufwand und fehlende Prozesssicherheit.
-
Pflichtangaben fehlen: Relevante Informationen werden nicht vollständig erfasst.
-
Manuelle Vergabe: Nummern werden händisch vergeben und verteilt.
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Unklare Zuordnung: Verantwortlichkeiten/Kostenstellen sind nicht eindeutig.
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Status intransparent: Antragsteller wissen nicht, wo der Antrag steht.
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Abstimmungsaufwand: Nachfragen und Nachlieferungen verzögern den Prozess.
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Dokumentation fehlt: Keine saubere, zentrale Historie der Vergabe.
Aus Sicht der Anwender
Projektstart im Alltag – Antrag stellen, Freigabe läuft, Nummer wird automatisch vergeben
Finance
Freigeben
Freigaben laufen transparent – keine informellen Zusagen mehr.
System
Vergeben
Nach Approval wird die Projekt-/Kostenstellennummer automatisch vergeben und dokumentiert.
Neues Projekt – kontextabhängige Pflichtfelder, Approval-Flow, automatische Projektnummer
Ein Fachbereich startet ein neues Projekt und benötigt eine Projektnummer. Über skouz ProjectID stellt er den Antrag. Das Formular fragt automatisch die notwendigen Angaben ab – etwa Laufzeit, Budgetrahmen oder verantwortliche Kostenstelle. Im Hintergrund startet ein Approval-Prozess. Nach Genehmigung erhält der Antragsteller automatisch seine Projektnummer. Diese wird im System dokumentiert und kann weiterverwendet werden. Statusänderungen werden automatisch kommuniziert.
Ziel
Projekt- und Kostenstellen strukturiert beantragen, prüfen und vergeben
Mit skouz ProjectID werden Anträge über eine SharePoint-Formularanwendung gestellt. Pflichtfelder werden kontextabhängig abgefragt – zur richtigen Zeit und im richtigen Umfang. Nach Einreichung startet automatisch eine hinterlegte Freigabelogik. Nach Genehmigung wird die Projekt- oder Kostenstellennummer vergeben und systemseitig geführt. Statusänderungen werden automatisch kommuniziert.
Strukturierte Antragstellung
Alle notwendigen Informationen werden systematisch abgefragt.
Kontextabhängige Pflichtfelder
Pflichtangaben werden zur richtigen Zeit erzwungen.
Automatisierte Freigabe
Schlanke Genehmigungslogik prüft den Antrag.
Nummernvergabe
Projekt- oder Kostenstellennummer wird automatisch vergeben und dokumentiert.
Transparente Kommunikation
Status und Benachrichtigungen sind jederzeit nachvollziehbar.
Tools / Komponenten
SharePoint Formularanwendung
Digitale Antragstellung mit dynamischen Pflichtfeldern.
Power Automate
Freigabe-Workflow inkl. Rollenrouting.
Rollen- & Berechtigungskonzept
Klare Zuständigkeiten und sichere Freigaben.
Status- & Benachrichtigungslogik
Automatische Kommunikation bei jeder Statusänderung.
Nummernlogik
Automatische Vergabe, Dokumentation und Weiterverwendbarkeit.
Ideal für Unternehmen, die…
Finance- und Controlling-Prozesse standardisieren und E-Mail-Prozesse ablösen wollen
- Projekt- und Kostenstellenvergabe strukturieren möchten
- manuelle E-Mail-Prozesse ablösen wollen
- Pflichtangaben systemseitig erzwingen möchten
- transparente Freigaben benötigen
- Finance- und Controlling-Prozesse standardisieren wollen
Finance
Controlling
Power Automate
SharePoint
Quick Facts
- Projektaufwand
- 4–8 Personentage
- Anpassbarkeit
- hoch (Pflichtfelder, Freigabelogik, Nummernlogik)
- Systemvoraussetzung
- Microsoft 365
- Stärke
- Schlanker, digitaler Vergabeprozess
Next Step
Wollen wir Ihre Nummernlogik in 30 Minuten definieren?
Wir klären Pflichtfelder, Rollen/Freigaben, Nummernformat (Projekt/KST), Statuskommunikation und Governance – und skizzieren den sauberen Standardprozess in Microsoft 365.
Antwort garantiert innerhalb von 24 Stunden.