Dynamisches Reiseformular
Schritt-für-Schritt mit Zielort-Logik (z. B. Ausland → A1/Meldepflichten, Mobilfunk/Tarife).
Reiseanträge digital – Dienstreisen, Genehmigung & Compliance in einem Flow
Alle Dienstreisen digital in einem Tool. Intelligente Workflows für moderne Mobilität: skouz easyTravel bündelt Antrag, Genehmigung, Buchung und Nachweise (z. B. A1/Meldepflichten) in einem durchgängigen Prozess – transparent, revisionssicher und an Standortlogiken anpassbar.
Projekt für Waldner
skouz easyTravel bildet den gesamten Dienstreiseprozess vollständig digital ab – von der Antragstellung bis zur Abwicklung durch alle beteiligten Fachbereiche wie Personalabteilung, Fuhrparkmanagement, Zeiterfassung und Entsendestellen. Die Lösung führt den Antragssteller Schritt für Schritt durch den Prozess und stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen direkt im System erfasst und weiterverarbeitet werden. Besondere Funktionen wie die Beantragung von Dienstreisen für mehrere Personen, das nachträgliche Eintragen und Genehmigen von Arbeitszeiten oder die direkte Anbindung an den Fahrzeugpool erleichtern die Organisation zusätzlich. Auch komplexere Anforderungen, z. B.: die Buchung von Hotels und Flügen, die Unterstützung bei A1-Entsendungen und internationalen Meldepflichten oder die Anmeldung von Mobilfunktarifen im Ausland sind nahtlos integrierbar. Alles wird zentral erfasst und ist an einem Ort verfügbar.
Kategorie: Industrie & Produktion
Dienstreiseprozess · Genehmigung & Compliance
Antrag → Genehmigung → Buchung
PROJEKTDATEN
- Zentrale Plattform für alle Dienstreiseprozesse
- Transparente und revisionssichere Dienstreiseprozesse
- Flexibel anpassbar an unternehmensspezifische Anforderungen
- Einfache Integration mit Microsoft 365 (SharePoint + Power Automate)
- Schnittstellen zu Fahrzeugbuchungssystemen
Ergebnis
Dienstreiseanträge laufen strukturiert durch: vollständige Angaben, klarer Status und weniger Abstimmungen zwischen Vorgesetzten, HR, Reisestelle und Fuhrpark – mit sauberer Historie für Audits.
Besonderheit
Intelligente Formularlogik (z. B. Zielort Ausland → A1/Meldepflichten, Mobilfunk/Tarife) sowie automatisierte Einbindung aller zuständigen Stellen. Änderungen triggern kontrollierte Re-Freigaben – revisionssicher dokumentiert.
Tech-Stack
SharePoint (Datenhaltung & Rollen) · Plumsail Forms (dynamische Eingabemaske) · Power Automate (Genehmigungen, Benachrichtigungen, Eskalationen) · Outlook/Exchange (Termine/Erinnerungen) · optionale Fuhrpark-Integration (Pool/Reservierung)
1 Tool
statt Tool-Wildwuchs
Live-Status
für alle Beteiligten
Ausgangssituation
Dienstreisen: viel Aufwand, viele Schnittstellen
Selbst wenn Formulare digital sind, bleibt der Prozess oft fragmentiert: mehrere Beteiligte, unterschiedliche Abläufe je Standort und zu wenig Transparenz über Status, Nachweise und Zuständigkeiten.
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Tool- und Prozesswildwuchs: Antrag, Buchung und Nachweise laufen über verschiedene Systeme – je Standort unterschiedlich.
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Unvollständige Anträge: Fehlende Pflichtangaben führen zu Rückfragen, Verzögerungen und wiederholten Freigaben.
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Medienbrüche: E-Mails, Excel, Telefonate – Informationen sind verteilt und nicht revisionssicher nachvollziehbar.
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Compliance-Risiken: A1/Entsendungen, Auslandsmeldepflichten oder Mobilfunkregeln werden zu spät oder gar nicht berücksichtigt.
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Unklare Zuständigkeiten: Vorgesetzte, HR, Reisestelle und Fuhrpark arbeiten parallel – ohne gemeinsamen Status.
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Frust im Alltag: Änderungen (Termin/Verschiebung) erzeugen Chaos – statt eines kontrollierten Re-Freigabeprozesses.
Ziele
Dienstreisen zentral, effizient und audit-ready steuern
skouz easyTravel bündelt alle Dienstreiseprozesse in einer Anwendung – von Antrag und Freigabe bis Buchung, Nachweisen und Auswertung. Der Workflow passt sich dynamisch an Zielorte, Rollen und Policies an.
Zentrale Anwendung
Ein Einstiegspunkt für Antrag, Status, Nachweise und Kommunikation.
Weniger Rückfragen
Pflichtlogik & dynamische Felder reduzieren unvollständige Anträge.
Compliance on-the-fly
A1, Auslandsmeldepflichten & Sonderregeln werden kontextbasiert abgefragt.
Transparenter Status
Alle Beteiligten sehen jederzeit, was als nächstes zu tun ist.
Lösungsbausteine
Genehmigungen & Benachrichtigungen
Automatisierte Freigaben inkl. Eskalationen und sauberer Historie – pro Rolle/Standort konfigurierbar.
Anbindung Reisestelle & Buchung
Reisestelle erhält alle relevanten Daten strukturiert – inkl. Hotel/Flug, Mitreisende, Besonderheiten.
Fuhrpark- & Kalender-Integration
Optional: Fahrzeugpool-Reservierung und Outlook/Exchange-Anbindung für Termine & Erinnerungen.
Aus Sicht der Anwender
Ein Workflow, der Reisemanagement wirklich entlastet
Operative Rolle
Mitarbeitende
Ich werde Schritt für Schritt geführt – je nach Zielort mit den richtigen Pflichtangaben. Änderungen kann ich sauber nachziehen, ohne Chaos.
Service Rolle
Reisestelle / Fuhrpark
Buchungen und Reservierungen kommen strukturiert an. Keine Rückfragen-Schleifen – trotzdem nachvollziehbar und statusklar.
Governance Rolle
HR / Compliance
A1, Meldepflichten und Arbeitszeit-Aspekte sind sauber abgebildet. Für Audits haben wir eine belastbare Historie.
User Story
Ein Mitarbeiter plant eine mehrtägige Dienstreise zu einem Kundenstandort im Ausland. Über das Intranet ruft er skouz easyTravel auf und startet den Reiseantrag. Das System führt ihn durch Zweck, Zielorte und Reisedaten – und blendet abhängig vom Zielort automatisch zusätzliche Anforderungen ein (z. B. A1-Entsendung oder Auslandsmeldepflichten). Nach dem Absenden erhält der zuständige Vorgesetzte eine Benachrichtigung und gibt die Reise mit einem Klick frei. Parallel werden Reisestelle, HR und bei Bedarf Fuhrpark automatisch eingebunden. Alle Beteiligten sehen den Status in ihrer Rolle – inklusive dokumentierter Änderungen und kontrollierter Re-Freigaben.
Ideal für Unternehmen, die…
Reiseprozesse vereinheitlichen und Compliance erhöhen wollen
- interne Reiseprozesse digitalisieren und vereinheitlichen möchten
- regelmäßig mit Genehmigungen, Buchungen und A1/Entsendungen arbeiten
- mehrere Standorte oder internationale Strukturen haben
- Mitarbeitende & Fachabteilungen entlasten und gleichzeitig Compliance erhöhen wollen
Industrie & Produktion
Mittelstand
International
Technologie & Projekt-Fakten
- Kunde
- Waldner
- Use Case
- Dienstreiseanträge inkl. Buchung & Nachweise
- Tech-Stack
- Plumsail Forms, SharePoint, Power Automate, Outlook/Exchange
- Integrationen
- optional Fuhrparkmanagement / Fahrzeugpool
- Anpassbarkeit
- Sehr hoch (Standorte, Policies, Rollen, Pflichtlogik)
Lösungsbeschreibung
Dienstreisen durchgängig digital – von Antrag bis Abrechnung
Unsere Lösung führt Antragsteller Schritt für Schritt durch den Prozess, bindet alle relevanten Fachbereiche nahtlos ein und macht Status, Zuständigkeiten und Nachweise jederzeit transparent – rollenbasiert, erweiterbar und revisionssicher.
1 / 4
Geführter Antrag – alle Pflichtinfos sofort im System
Antragsteller werden Schritt für Schritt durch die Dienstreise geführt. Alle erforderlichen Informationen werden vollständig erfasst und direkt an die zuständigen Stellen weitergegeben.
2 / 4
Fachbereiche integriert – ohne Medienbrüche
Personalabteilung, Fuhrparkmanagement, Zeiterfassung und Entsendestellen arbeiten im selben Workflow. Jeder Bereich erhält eine eigene SharePoint-Ansicht, passend zur Aufgabe – das reduziert Schulungsaufwand und Rückfragen.
3 / 4
Spezialfälle & Komfortfunktionen
Auch typische Sonderfälle lassen sich sauber abbilden – ohne den Prozess komplizierter zu machen.
- Mehrpersonen-Anträge: Dienstreisen für mehrere Personen in einem Vorgang anlegen und steuern
- Arbeitszeiten: nachträglich eintragen und genehmigen – passend zur Reise
- Fahrzeugpool: direkte Anbindung für Reservierung und Verfügbarkeit
4 / 4
Compliance & Erweiterungen nahtlos integrierbar
Von Buchungen bis zu internationalen Pflichten: Erweiterungen werden zentral erfasst und bleiben für alle Beteiligten an einem Ort verfügbar.
- Hotel & Flug: Buchungsprozesse können integriert werden
- A1 & Meldepflichten: Unterstützung bei Entsendungen und internationalen Anforderungen
- Auslandstarife: Mobilfunktarife im Ausland direkt im Prozess anstoßen
Funktion → Vorteil / Nutzen
Geführte Antragstellung (Schritt-für-Schritt)
Vollständige Datenerfassung, weniger Rückfragen, schneller Start des Prozesses
Zentraler Workflow für alle Fachbereiche
Keine Medienbrüche, klare Zuständigkeiten, weniger Abstimmungsaufwand
Rollenbasierte SharePoint-Oberflächen je Fachbereich
Weniger Komplexität im Alltag, schnellere Orientierung und sauber geführte Prozesse.
Schnelle Orientierung, geringerer Schulungsaufwand, weniger Fehler
Transparenz für Antragsteller und Fachbereiche – nachvollziehbar und planbar
Revisionssichere Dokumentation
Nachweise und Entscheidungen sind konsistent dokumentiert und auditfähig
Dienstreise für mehrere Personen
Weniger Doppelpflege, konsistente Daten, einfache Koordination
Nachträgliche Arbeitszeit-Erfassung & Genehmigung
Realistische Abbildung der Praxis, saubere Freigaben, bessere Datenqualität
Direkte Anbindung an Fahrzeugpool / Fuhrpark
Bessere Verfügbarkeit, weniger manuelle Abstimmung, effizientere Planung
Integration von Hotel- und Flugbuchungen (optional)
Zentraler Prozess statt Tool-Sprünge, konsistente Datenbasis
A1-Entsendung & internationale Meldepflichten (optional)
Compliance-Unterstützung, reduzierte Risiken, strukturierte Nachweise
Anmeldung von Auslandstarifen / Mobilfunk (optional)
Reibungslose Vorbereitung, weniger ad-hoc Tickets, klare Verantwortlichkeiten
Zentrale Ablage aller Reiseinformationen
Ein Ort für alle Beteiligten – schneller Zugriff, weniger Suchaufwand
Next Step
Bereit für digitale Dienstreisen ohne Abstimmungsschleifen?
In einem kurzen Austausch zeigen wir, wie easyTravel in Ihre Microsoft-365-Landschaft passt, welche Rollen & Genehmigungswege sinnvoll sind und wie Sie Compliance-Anforderungen pragmatisch integrieren.
Antwort garantiert innerhalb von 24 Stunden.