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SharePoint Archivierung – Speicher drastisch reduzieren, S3-Archiv mit Berechtigungsintegrität und nahtloser Suche

SharePoint-Speicher drastisch reduzieren und Kosten senken.
Und trotzdem revisionssicher archivieren. Speicherstrategie mit System.

Struktur bleibt. Suche bleibt. Rechte bleiben.

Projekt

Mit SKOUZ Archive werden SharePoint-Dateien regelbasiert oder manuell in einen S3-Speicher archiviert – inklusive vollständiger Berechtigungsauflösung zum Archivierungszeitpunkt. Dateien werden per Prüfsumme validiert, alte Versionen entfernt und im SharePoint durch eine .url-Datei mit Archiv-Präfix ersetzt. Für Nutzer bleibt der Kontext erhalten: gleicher Ort, gleiche Struktur, weiterhin auffindbar über die SharePoint-Suche. Im Archivbrowser sieht jeder Nutzer ausschließlich die Inhalte, für die er zum Archivierungszeitpunkt berechtigt war.

Kategorie: IT · Collaboration · Compliance · Dokumentenmanagement Storage Optimization · Compliance · SharePoint Governance

SKOUZ Archive

PROJEKTDATEN

Projektaufwand: 15–25 Personentage
Skalierbarkeit: sehr hoch
Cloud-Architektur: Azure + S3
USP: Speicherersparnis ohne Strukturbruch

Ergebnis

Alte Inhalte werden innerhalb bestehender SharePoint-Strukturen ausgelagert: Speicherverbrauch sinkt drastisch, Nutzer finden Dateien weiterhin im gewohnten Kontext.

Besonderheit

Rechte bleiben konsistent: Gruppenmitgliedschaften werden aufgelöst, Zugriff wird zum Archivierungszeitpunkt festgeschrieben. Der Archivbrowser filtert strikt nach diesen Rechten.

Tech-Stack

Settings-/Statistik-Listen in SharePoint · Azure Function (Archivierungslogik) · S3 (Ablage) · Azure SQL (Logs/Rechte) · Archivbrowser (Search/Download/Sharing) · Microsoft Auth

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen mit stark wachsendem SharePoint, die Kosten senken, Versionen bereinigen und Compliance sicherstellen wollen – ohne Strukturbruch und ohne Rechteverlust.

Lösung besprechen ↗

€€€ Speicher sparen Rights Berechtigungen bleiben NoBreak keine Strukturbrüche

Ausgangssituation

SharePoint wächst kontinuierlich – Speicher ist teuer, Löschen keine Option, Archivierung bricht Strukturen

SharePoint-Speicher wächst dauerhaft: Versionierungen, Projektordner, Dokumentablagen und historische Daten treiben Kosten. Gleichzeitig ist „Löschen“ oft keine Option: Daten müssen nachvollziehbar bleiben, Berechtigungen dürfen nicht verloren gehen, Projektstrukturen sollen erhalten bleiben und Nutzer müssen Inhalte weiterhin finden können. Klassische Archivansätze erzeugen Strukturbrüche (z. B. „Projekt laufend“ vs. „Projekt Archiv“) oder komplizierte Export-Landschaften. Ergebnis: steigende Kosten oder unübersichtliche Datenräume.

Kosten: Microsoft-Speicher ist teuer – Wachstum verursacht dauerhaft mehr Kosten.
Versionierungsflut: Alte Versionen belegen massiv Speicher.
Löschen keine Option: Compliance verlangt Nachvollziehbarkeit.

Strukturbruch durch Archiv: Klassische „Archiv-Sites“ zerstören den Kontext.
Berechtigungen gehen verloren: Einfaches Auslagern verletzt Rechtekonzepte.
Auffindbarkeit leidet: User finden Dateien nicht mehr am gewohnten Ort.

Aus Sicht der Anwender

Archivierung im Alltag – auslagern, prüfen, ersetzen: Nutzer finden alles weiter im SharePoint

Kontrolle

Wir definieren Pfade oder Regeln – die Function archiviert sauber und protokolliert alles.

Compliance

Rechte

Berechtigungen werden zum Archivzeitpunkt exakt aufgelöst und im Archivbrowser strikt umgesetzt.

User

Nutzung

Für mich bleibt der Ort gleich: Suche und Ordnerstruktur funktionieren, ein Klick öffnet das Archiv.

Abgeschlossenes Projekt – Pfad definieren, S3-Archiv, URL-Stub, Versionsbereinigung

Ein Unternehmen möchte alte Projektordner archivieren, ohne die Struktur zu verändern. Über eine Settings-Liste wird ein Pfad (Site, Library oder Ordner) definiert. Die Lösung prüft Berechtigungen, kopiert Dateien revisionssicher nach S3, validiert per Prüfsumme, ersetzt die Datei in SharePoint durch eine .url-Datei mit Archiv-Präfix und entfernt alte Versionen. Für Nutzer ändert sich wenig: Dateien bleiben am selben Ort auffindbar – und ein Klick öffnet den Archivbrowser, sofern Berechtigung besteht.

Ziel

SharePoint-Dateien kosteneffizient archivieren – bei voller Auffindbarkeit und Berechtigungsintegrität

Mit SKOUZ Archive werden Dateien aus SharePoint regelbasiert oder manuell in einen S3-Speicher archiviert – inklusive vollständiger Berechtigungsauflösung zum Zeitpunkt der Archivierung. Die Struktur bleibt erhalten, Suchbarkeit bleibt bestehen, der Speicherverbrauch sinkt drastisch.

Manuelle Archivierung

Gezielte Archivierung ganzer Verzeichnisse (abgeschlossene Projekte, Migrationen).

Automatische Archivierung

Regelwerk steuert kontinuierliche Auslagerung (Dateitypen, Orte, Alter etc.).

Berechtigungsintegrität

Rechte werden vollständig aufgelöst, Gruppen berücksichtigt, Zugriff in SQL gespeichert.

Nahtlose Auffindbarkeit

SharePoint-Struktur bleibt, Suche bleibt, .url-Stub führt ins Archiv.

Versionierungsbereinigung

Alte Versionen entfernen, Speicher drastisch reduzieren.

Tools / Komponenten

SharePoint Listen

Settings (Pfade/Regeln) & Statistik-Tracking.

Azure Function

Archivierungslogik inkl. Prüfsumme, Stub, Versionen.

S3 Storage

Günstige Ablage in Speicherklassen nach Bedarf.

Azure SQL

Logs & Berechtigungsauflösung für Archivbrowser.

Archivbrowser

Search, Download, OneDrive-Link – nur für berechtigte Nutzer.

Ideal für Unternehmen, die…

SharePoint-Speicher reduzieren wollen – ohne Strukturbruch und ohne Rechteverlust

stark wachsenden SharePoint-Speicher effizient reduzieren möchten
hohe Microsoft-Speicherkosten vermeiden wollen
Projekt- und Ordnerstrukturen unverändert beibehalten möchten
Versionierungsfluten systematisch bereinigen müssen
Compliance- und Revisionsanforderungen erfüllen wollen
Berechtigungen auch im Archiv vollständig erhalten müssen
große Datenmengen in günstigere Speicherklassen auslagern möchten
eine automatische Archivierungsstrategie etablieren wollen

SharePoint Azure S3 Compliance

Quick Facts

Projektaufwand: 15–25 Personentage
Skalierbarkeit: sehr hoch
Cloud-Architektur: Azure + S3
Stärke: Berechtigungsauflösung + nahtlose Integration
USP: Speicherersparnis ohne Strukturbruch

Next Step

Wollen wir Ihre Archivierungsstrategie in 30 Minuten skizzieren?

Wir klären Zielbereiche (Sites/Libraries/Ordner), Regeln (Alter/Typ/Scope), Versionierungsstrategie, Berechtigungsauflösung, Reporting und Speicherklassen – und skizzieren die passende Architektur für SKOUZ Archive.

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