Outlook / M365 Eingang
Zentrales Postfach, Formularmail oder Servicekanal als Startpunkt.
Smart Routing für Mailanfragen – automatisch erkennen, zuordnen und sofort weiterleiten
Anfragen intelligent erkennen und automatisch weiterleiten.
Jede Anfrage. Sofort beim richtigen Ansprechpartner. Schluss mit manueller Mail-Verteilung.
Projekt
SKOUZ Smart Routing automatisiert die Verteilung eingehender Anfragen anhand frei definierbarer Regeln. Nachrichten aus Formularen, zentralen Postfächern oder Servicekanälen werden analysiert, mit einer zentralen Mapping-Tabelle abgeglichen und unmittelbar an die passende Zielperson oder Zielgruppe weitergeleitet – konsistent, nachvollziehbar und unabhängig von Arbeitszeiten oder Urlaubsvertretungen.
Kategorie: Anfrageverteilung / Shared Mailbox / Serviceprozesse / KI-Routing
Shared Inbox · KI-Routing · Prozessautomatisierung
SKOUZ Smart Routing
PROJEKTDATEN
- Projektaufwand: 1–1,5 Personentage
- Technologien: Microsoft 365 · Outlook · Power Automate · KI-Services
- Systemvoraussetzung: Microsoft 365
- Stärke: Intelligente Automatisierung wiederkehrender Verteilprozesse
Ergebnis
Eingehende Nachrichten werden automatisch analysiert, Regeln greifen konsistent und Zuständigkeiten können zentral gepflegt werden. Dadurch sinken Bearbeitungszeiten und die Verteilung bleibt auch bei Änderungen nachvollziehbar.
Besonderheit
Die Zuordnung basiert auf zentral pflegbaren Regeln und Tabellen. Fachliche Änderungen an Zuständigkeiten sind dadurch möglich, ohne jedes Mal Flows oder Code anzupassen.
Tech-Stack
Microsoft 365 und Outlook als Eingangskanäle · Power Automate für Prozesslogik und Weiterleitung · KI-Services für Analyse und Klassifizierung · zentrale Mapping-Tabellen für Zuständigkeiten.
Für wen geeignet?
Ideal für Unternehmen mit zentralen Postfächern, Formularanfragen, Serviceanfragen oder wiederkehrender manueller Mail-Verteilung – insbesondere wenn Zuständigkeiten regelmäßig wechseln.
1–1,5 PT
schnell startklar
24/7
Routing ohne Wartezeit
Mapping
ohne Prozessumbau
Ausgangssituation
Wenn Anfragen erst manuell sortiert werden, entstehen Verzögerungen, Fehler und Abhängigkeiten
Zentrale Postfächer, Formularmails und Servicekanäle wirken einfach – bis jemand täglich prüfen, lesen, zuordnen und weiterleiten muss. Genau dieser manuelle Schritt kostet Zeit und ist anfällig für Engpässe.
-
Manuelle Sichtung: Eingänge müssen gelesen, interpretiert und an die richtige Person weitergeleitet werden.
-
Abhängigkeit von Personen: Urlaub, Krankheit oder Feierabend verzögern die Weiterleitung.
-
Fehleranfälligkeit: Ähnliche Anliegen werden unterschiedlich verteilt oder gehen im Postfach unter.
-
Wachsende Anfragekanäle: Formulare, E-Mails und Sammelmailboxen erzeugen immer mehr operative Verteilaufgaben.
-
Ändernde Zuständigkeiten: Teams, Ansprechpartner und Regeln verändern sich – der Prozess muss trotzdem stabil bleiben.
-
Keine Nachvollziehbarkeit: Warum eine Anfrage wohin ging, ist oft nicht sauber dokumentiert.
Ziele des Projekts
Anfragen automatisch verstehen, korrekt zuordnen und flexibel steuerbar halten
Smart Routing reduziert den manuellen Verteilaufwand und macht Zuständigkeiten als Regelwerk sichtbar – statt als Wissen einzelner Personen.
Automatische Analyse
Inhalte aus E-Mail oder Formular auswerten und relevante Signale erkennen.
Korrekte Zuordnung
Anfragen anhand zentraler Regeln an Person oder Gruppe weiterleiten.
Flexibles Mapping
Zuständigkeiten fachlich pflegen, ohne den Prozess technisch umzubauen.
Schnellere Reaktion
Weiterleitung rund um die Uhr und unabhängig von einzelnen Mitarbeitenden.
Nachvollziehbarkeit
Routinglogik und Ergebnis dokumentieren.
Lösungsbausteine
Analyse-Logik
Inhalte erkennen, Schlüsselwerte auslesen und Kontext bestimmen.
Mapping-Tabelle
Zuständigkeiten, Regeln und Ausnahmen zentral pflegen.
Power Automate Routing
Weiterleitung, Benachrichtigung und Protokollierung automatisieren.
KI-Services optional
Freitext besser verstehen und Klassifizierung robuster machen.
Aus Sicht der Anwender
Aus einer unübersichtlichen Inbox wird ein verlässlicher Verteilprozess
Service / Vertrieb
Sofort richtig verteilt
Anfragen werden nicht erst manuell geöffnet und weitergeleitet – sie landen direkt bei der zuständigen Person.
Administration
Regeln statt Zuruf
Zuständigkeiten werden zentral gepflegt. Wenn sich Ansprechpartner ändern, bleibt der Prozess stabil.
Management
Weniger Liegezeit
Auch außerhalb von Arbeitszeiten oder bei Vertretungen bleiben eingehende Anfragen in Bewegung.
User Story: Formularanfrage landet automatisch beim richtigen Ansprechpartner
Ein Interessent sendet eine Anfrage über ein Formular. Die Nachricht geht zentral ein, wird analysiert und anhand der hinterlegten Mapping-Regeln zugeordnet. Der zuständige Ansprechpartner erhält die Anfrage sofort – ohne manuelle Sichtung, ohne Weiterleitungs-Ping-Pong und unabhängig von Arbeitszeiten.
Lösungsbeschreibung
SKOUZ Smart Routing verbindet Eingangskanal, Analyse, Mapping und Weiterleitung zu einem schlanken Prozess
Die Lösung startet klein, kann aber für mehrere Postfächer, Formulare und Serviceprozesse erweitert werden.
1 / 4
Eingänge bündeln
Formulare, Sammelpostfächer und Serviceanfragen werden als strukturierter Startpunkt genutzt.
2 / 4
Regeln pflegen
Fachliche Zuständigkeiten werden in einer zentralen Tabelle gepflegt statt hart im Flow verdrahtet.
3 / 4
KI sinnvoll einsetzen
Wenn Freitext nicht eindeutig ist, kann KI bei Klassifizierung und Extraktion unterstützen.
4 / 4
Automatisch verteilen
Die richtige Person oder Gruppe wird informiert – konsistent und ohne manuelle Zwischenstation.
Funktion → Vorteil / Nutzen
KI-gestützte Analyse
Freitext und Anfrageinhalte besser einordnen.
Regelbasierte Zuordnung
Konsistente Weiterleitung nach klaren Kriterien.
Zentrale Mapping-Tabelle
Zuständigkeiten ohne technische Anpassung ändern.
Echtzeit-Weiterleitung
Weniger Liegezeit, auch außerhalb klassischer Arbeitszeiten.
Protokollierung
Routing bleibt nachvollziehbar und auswertbar.
Ideal für Unternehmen, die…
zentrale Postfächer entlasten und wiederkehrende Anfrageverteilung automatisieren wollen
- zentrale Postfächer oder Sammelmailboxen betreiben
- Anfragen heute manuell an Ansprechpartner verteilen
- wiederkehrende Routing- und Zuordnungsprozesse automatisieren möchten
- Bearbeitungszeiten reduzieren wollen
- KI sinnvoll zur Entlastung administrativer Tätigkeiten einsetzen möchten
- Zuständigkeiten flexibel pflegen müssen
Smart Routing
Power Automate
KI
Shared Inbox
Tools & Quick Facts
- Projektaufwand
- 1–1,5 Personentage
- Technologien
- Microsoft 365 · Outlook · Power Automate · KI-Services
- Systemvoraussetzung
- Microsoft 365
- Stärke
- Intelligente Automatisierung wiederkehrender Verteilprozesse
- USP
- Flexible Zuordnungslogik ohne technische Anpassungen
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Smart Routing für Mail- und Formularanfragen Häufige Fragen
Für Teams mit Sammelpostfächern, Formularen oder wiederkehrenden Anfragen, die schneller und verlässlicher verteilt werden sollen.
Next Step
Wollen wir Ihre Anfrageverteilung in 30 Minuten bewertbar machen?
Wir klären Eingangskanäle, Routing-Regeln, Mapping-Tabellen, Ausnahmen und KI-Einsatz – und zeigen, ob ein schlanker Smart-Routing-Pilot für Ihr Setup passt.
Antwort garantiert innerhalb von 24 Stunden.