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Softwarefreigabe digital – ISO/TISAX-konform prüfen, Schatten-IT vermeiden, Softwarekatalog automatisch pflegen

Softwarefreigabeprozess steuern. Compliance sichern.
Vom Wunsch zur Freigabe – Schatten-IT vermeiden.

Antrag → IT-Prüfung → ISB/Compliance → Aufgaben → Softwarekatalog.

Projekt

Mit SKOUZ Software wird der Softwarefreigabeprozess durchgängig digital abgebildet: Antragsteller erfassen Zweck, Hersteller, Nutzen, Alternativen oder Ersatz bestehender Software. Die IT prüft technische Aspekte, ergänzt Verarbeitung/Deployment/Integration und entscheidet über Freigabe oder Rückfrage. Anschließend bewertet der Informationssicherheitsbeauftragte Datenschutz, Auditpflichten und die Notwendigkeit eines Verfahrensverzeichnis-Eintrags. Je nach Entscheidung werden automatisch Aufgaben erzeugt (Deployment, Beschaffung, Dokumentation). Der Antragsteller wird pro Schritt informiert. Freigegebene Anwendungen werden automatisch im zentralen Softwarekatalog geführt – transparent, auditfähig und ISO/TISAX-konform.

Kategorie: IT Governance / Compliance / ISMS ISO 27001 · TISAX · ISMS · Governance

SKOUZ Software

PROJEKTDATEN

Projektaufwand: 8–15 Personentage (abhängig von Regelwerk & Rollenmodell)
Anpassbarkeit: sehr hoch (Freigabestufen, Compliance-Logik, Aufgabensteuerung)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365
Erweiterbar: Integration in ISMS- oder Ticket-Systeme möglich

Ergebnis

Software wird nicht „nebenbei“ eingeführt, sondern regelbasiert geprüft, dokumentiert und revisionssicher freigegeben – mit klaren Zuständigkeiten.

Besonderheit

Strukturierte Antragstellung, IT-Prüfung, ISB/Compliance-Prüfung, automatisches Task-Routing und ein transparenter Softwarekatalog inklusive auditfähiger Historie.

Tech-Stack

SharePoint Listen (Anträge/Katalog/Status) · Plumsail Forms (Eingaben) · Power Automate (Genehmigungen/Tasks/Benachrichtigungen) · Rollen & Rechte (Antragsteller/IT/ISB)

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen mit ISO 27001-/TISAX-Anforderungen, die Schatten-IT vermeiden, Softwareeinsatz auditfähig dokumentieren und Beschaffung/Deployment/Dokumentation automatisiert steuern möchten.

Lösung besprechen ↗

ISO 27001 / TISAX ready Auto Tasks statt Mails 1 Softwarekatalog aktuell

Ausgangssituation

Neue Tools sind schnell gewünscht – aber ohne Prozess entsteht Schatten-IT und Audit-Risiko

Mitarbeitende wünschen sich regelmäßig neue Tools – zur Produktivitätssteigerung, für Projektanforderungen oder internationale Zusammenarbeit. Gleichzeitig dürfen Anwendungen nicht eigenständig installiert oder genutzt werden. Unternehmen mit ISO 27001- oder TISAX-Anforderungen müssen eingesetzte Software prüfen, dokumentieren und organisatorisch absichern. Datenschutz, Informationssicherheit und Betriebskonzepte spielen dabei eine zentrale Rolle. Ohne strukturierten Prozess entstehen Risiken: Schatten-IT, fehlende Dokumentation, unklare Verantwortlichkeiten und unzureichende Auditfähigkeit.

Schatten-IT: Tools werden „einfach genutzt“, bevor Security/IT informiert sind.
Compliance-Aufwand: ISO/TISAX erfordert nachvollziehbare Prüfung, Dokumentation und Verantwortlichkeiten.
Kein Standardprozess: Anfragen laufen per Mail/Teams – Entscheidungen sind schwer nachvollziehbar.

Unklare Zuständigkeiten: Wer prüft? IT? ISB? Datenschutz? Beschaffung?
Fehlende Auditfähigkeit: Ohne Historie ist nicht prüfbar, warum ein Tool freigegeben wurde.
Katalog nicht aktuell: Freigegebene Software ist nicht zentral sichtbar – Redundanzen entstehen.

Aus Sicht der Anwender

Softwarefreigabe im Alltag – Antrag stellen, prüfen, Aufgaben automatisch steuern

Fachbereich

Antragsteller

Ich beschreibe Zweck, Hersteller und Nutzen – und werde über jeden Schritt automatisch informiert.

IT-Team

Technik, Deployment und Integration sind sauber erfasst – Rückfragen und E-Mail-Pingpong sinken deutlich.

ISMS

ISB / Datenschutz

Auditpflicht, Verfahrensverzeichnis und Compliance sind strukturiert bewertet – inkl. Historie.

Collaboration-Tool im Projekt – geprüft, dokumentiert, im Katalog

Ein Fachbereich möchte ein neues Collaboration-Tool einsetzen. Der Mitarbeitende stellt über SKOUZ Software einen Antrag und beschreibt Zweck, Hersteller und Einsatzszenario. Die IT prüft den Antrag, ergänzt technische Details zur Verarbeitung und Deployment-Strategie und gibt ihn frei oder stellt Rückfragen. Anschließend bewertet der Informationssicherheitsbeauftragte Datenschutz- und Sicherheitsaspekte, entscheidet über Auditpflichten und legt fest, ob ein Eintrag im Verfahrensverzeichnis notwendig ist. Je nach Entscheidung erzeugt das System automatisch Aufgaben für Deployment, Beschaffung und Dokumentation. Der Antragsteller wird bei jedem Schritt informiert. Am Ende ist das Tool geprüft, dokumentiert und im zentralen Softwarekatalog erfasst – compliant und nachvollziehbar.

Ziele des Projekts

Softwareanfragen regelbasiert prüfen, Compliance integrieren und Aufgaben automatisch steuern

Ziel ist ein durchgängiger Softwarefreigabeprozess: Antragstellung mit sauberer Datengrundlage, IT-Prüfung (Technik/Deployment/Integration), ISB-/Datenschutzbewertung inkl. Auditpflicht und Verfahrensverzeichnis sowie automatische Aufgabensteuerung für Beschaffung, Deployment und Dokumentation. Freigegebene Tools werden automatisch im Softwarekatalog geführt.

Strukturierte Antragstellung

Zweck, Hersteller, Nutzen, Alternativen/Ersatz werden direkt erfasst.

IT-Prüfung standardisieren

Technische Bewertung inkl. Verarbeitung, Deployment-Strategie, Integration.

ISB/Compliance integrieren

Datenschutzbewertung, Auditpflicht, Verfahrensdokumentation/Verzeichnis.

Automatische Aufgabensteuerung

Je nach Entscheidung entstehen Tasks: Beschaffung, Deployment, Dokumentation.

Transparenter Softwarekatalog

Freigegebene Anwendungen werden automatisch im Katalog geführt.

Lösungsbausteine

SharePoint Listen

Anträge, Status, Softwarekatalog – als zentrale Datenbasis.

Plumsail Forms

Strukturierte Eingabe für Antragsteller, IT und ISB – inkl. Pflichtfelder.

Power Automate

Genehmigungen, Aufgaben, Benachrichtigungen und Routing.

Rollen & Berechtigungen

Antragsteller, IT, ISB – klare Zuständigkeiten und Zugriffskonzepte.

Erweiterbar

Integration in ISMS- oder Ticket-Systeme möglich.

Ideal für Unternehmen, die…

Softwareeinsatz auditfähig machen wollen – ohne Bürokratie-Overkill

ISO 27001- oder TISAX-konform arbeiten möchten
Softwareeinsatz strukturiert dokumentieren müssen
Schatten-IT vermeiden wollen
Datenschutz- und ISMS-Anforderungen integrieren möchten
Deployment- und Beschaffungsprozesse automatisieren möchten
einen transparenten Softwarekatalog aufbauen wollen

ISO 27001 TISAX ISMS Governance

Tools & Quick Facts

Tools: SharePoint Listen · Plumsail Forms · Power Automate · Rollen-/Berechtigungskonzept
Projektaufwand: 8–15 Personentage (abhängig von Regelwerk & Rollenmodell)
Anpassbarkeit: sehr hoch (Freigabestufen, Compliance-Logik, Aufgabensteuerung)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365
Stärke: ISO-/TISAX-konformer Workflow mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Next Step

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Wir klären Rollen (Antrag/IT/ISB), Freigabestufen, Compliance-Fragen (Audit/Verfahrensverzeichnis) und die automatische Aufgabensteuerung – und skizzieren den sauberen Standardprozess in Microsoft 365.

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