Fachbereich
Antragsteller
Ich beschreibe Zweck, Hersteller und Nutzen – und werde über jeden Schritt automatisch informiert.
Softwarefreigabe digital – prüfen, freigeben und Schatten-IT vermeiden
Softwarewünsche sauber prüfen.
IT, ISB, Compliance, Aufgaben und Softwarekatalog in einem Freigabeprozess.
Projekt
Mit SKOUZ Software wird der Softwarefreigabeprozess durchgängig digital abgebildet: Antragsteller erfassen Zweck, Hersteller, Nutzen, Alternativen oder Ersatz bestehender Software. Die IT prüft technische Aspekte, ergänzt Verarbeitung/Deployment/Integration und entscheidet über Freigabe oder Rückfrage. Anschließend bewertet der Informationssicherheitsbeauftragte Datenschutz, Auditpflichten und die Notwendigkeit eines Verfahrensverzeichnis-Eintrags. Je nach Entscheidung werden automatisch Aufgaben erzeugt (Deployment, Beschaffung, Dokumentation). Der Antragsteller wird pro Schritt informiert. Freigegebene Anwendungen werden automatisch im zentralen Softwarekatalog geführt – transparent, auditfähig und ISO/TISAX-konform.
Kategorie: IT Governance / Compliance / ISMS
ISO 27001 · TISAX · ISMS · Governance
SKOUZ Software
PROJEKTDATEN
- Projektaufwand: 8–15 Personentage (abhängig von Regelwerk & Rollenmodell)
- Anpassbarkeit: sehr hoch (Freigabestufen, Compliance-Logik, Aufgabensteuerung)
- Systemvoraussetzung: Microsoft 365
- Erweiterbar: Integration in ISMS- oder Ticket-Systeme möglich
Ergebnis
Software wird nicht „nebenbei“ eingeführt, sondern regelbasiert geprüft, dokumentiert und revisionssicher freigegeben – mit klaren Zuständigkeiten.
Besonderheit
Strukturierte Antragstellung, IT-Prüfung, ISB/Compliance-Prüfung, automatisches Task-Routing und ein transparenter Softwarekatalog inklusive auditfähiger Historie.
Tech-Stack
SharePoint Listen (Anträge/Katalog/Status) · Plumsail Forms (Eingaben) · Power Automate (Genehmigungen/Tasks/Benachrichtigungen) · Rollen & Rechte (Antragsteller/IT/ISB)
Für wen geeignet?
Ideal für Unternehmen mit ISO 27001-/TISAX-Anforderungen, die Schatten-IT vermeiden, Softwareeinsatz auditfähig dokumentieren und Beschaffung/Deployment/Dokumentation automatisiert steuern möchten.
ISO
27001 / TISAX ready
Auto
Tasks statt Mails
1
Softwarekatalog aktuell
Ausgangssituation
Neue Tools sind schnell gewünscht – aber ohne Prozess entsteht Schatten-IT und Audit-Risiko
Mitarbeitende wünschen sich regelmäßig neue Tools – zur Produktivitätssteigerung, für Projektanforderungen oder internationale Zusammenarbeit. Gleichzeitig dürfen Anwendungen nicht eigenständig installiert oder genutzt werden. Unternehmen mit ISO 27001- oder TISAX-Anforderungen müssen eingesetzte Software prüfen, dokumentieren und organisatorisch absichern. Datenschutz, Informationssicherheit und Betriebskonzepte spielen dabei eine zentrale Rolle. Ohne strukturierten Prozess entstehen Risiken: Schatten-IT, fehlende Dokumentation, unklare Verantwortlichkeiten und unzureichende Auditfähigkeit.
-
Schatten-IT: Tools werden „einfach genutzt“, bevor Security/IT informiert sind.
-
Compliance-Aufwand: ISO/TISAX erfordert nachvollziehbare Prüfung, Dokumentation und Verantwortlichkeiten.
-
Kein Standardprozess: Anfragen laufen per Mail/Teams – Entscheidungen sind schwer nachvollziehbar.
-
Unklare Zuständigkeiten: Wer prüft? IT? ISB? Datenschutz? Beschaffung?
-
Fehlende Auditfähigkeit: Ohne Historie ist nicht prüfbar, warum ein Tool freigegeben wurde.
-
Katalog nicht aktuell: Freigegebene Software ist nicht zentral sichtbar – Redundanzen entstehen.
Aus Sicht der Anwender
Softwarefreigabe im Alltag – Antrag stellen, prüfen, Aufgaben automatisch steuern
IT
IT-Team
Technik, Deployment und Integration sind sauber erfasst – Rückfragen und E-Mail-Pingpong sinken deutlich.
ISMS
ISB / Datenschutz
Auditpflicht, Verfahrensverzeichnis und Compliance sind strukturiert bewertet – inkl. Historie.
Collaboration-Tool im Projekt – geprüft, dokumentiert, im Katalog
Ein Fachbereich möchte ein neues Collaboration-Tool einsetzen. Der Mitarbeitende stellt über SKOUZ Software einen Antrag und beschreibt Zweck, Hersteller und Einsatzszenario. Die IT prüft den Antrag, ergänzt technische Details zur Verarbeitung und Deployment-Strategie und gibt ihn frei oder stellt Rückfragen. Anschließend bewertet der Informationssicherheitsbeauftragte Datenschutz- und Sicherheitsaspekte, entscheidet über Auditpflichten und legt fest, ob ein Eintrag im Verfahrensverzeichnis notwendig ist. Je nach Entscheidung erzeugt das System automatisch Aufgaben für Deployment, Beschaffung und Dokumentation. Der Antragsteller wird bei jedem Schritt informiert. Am Ende ist das Tool geprüft, dokumentiert und im zentralen Softwarekatalog erfasst – compliant und nachvollziehbar.
Ziele des Projekts
Softwareanfragen regelbasiert prüfen, Compliance integrieren und Aufgaben automatisch steuern
Ziel ist ein durchgängiger Softwarefreigabeprozess: Antragstellung mit sauberer Datengrundlage, IT-Prüfung (Technik/Deployment/Integration), ISB-/Datenschutzbewertung inkl. Auditpflicht und Verfahrensverzeichnis sowie automatische Aufgabensteuerung für Beschaffung, Deployment und Dokumentation. Freigegebene Tools werden automatisch im Softwarekatalog geführt.
Strukturierte Antragstellung
Zweck, Hersteller, Nutzen, Alternativen/Ersatz werden direkt erfasst.
IT-Prüfung standardisieren
Technische Bewertung inkl. Verarbeitung, Deployment-Strategie, Integration.
ISB/Compliance integrieren
Datenschutzbewertung, Auditpflicht, Verfahrensdokumentation/Verzeichnis.
Automatische Aufgabensteuerung
Je nach Entscheidung entstehen Tasks: Beschaffung, Deployment, Dokumentation.
Transparenter Softwarekatalog
Freigegebene Anwendungen werden automatisch im Katalog geführt.
Lösungsbausteine
SharePoint Listen
Anträge, Status, Softwarekatalog – als zentrale Datenbasis.
Plumsail Forms
Strukturierte Eingabe für Antragsteller, IT und ISB – inkl. Pflichtfelder.
Power Automate
Genehmigungen, Aufgaben, Benachrichtigungen und Routing.
Rollen & Berechtigungen
Antragsteller, IT, ISB – klare Zuständigkeiten und Zugriffskonzepte.
Erweiterbar
Integration in ISMS- oder Ticket-Systeme möglich.
Ideal für Unternehmen, die…
Softwareeinsatz auditfähig machen wollen – ohne Bürokratie-Overkill
- ISO 27001- oder TISAX-konform arbeiten möchten
- Softwareeinsatz strukturiert dokumentieren müssen
- Schatten-IT vermeiden wollen
- Datenschutz- und ISMS-Anforderungen integrieren möchten
- Deployment- und Beschaffungsprozesse automatisieren möchten
- einen transparenten Softwarekatalog aufbauen wollen
ISO 27001
TISAX
ISMS
Governance
Tools & Quick Facts
- Tools
- SharePoint Listen · Plumsail Forms · Power Automate · Rollen-/Berechtigungskonzept
- Projektaufwand
- 8–15 Personentage (abhängig von Regelwerk & Rollenmodell)
- Anpassbarkeit
- sehr hoch (Freigabestufen, Compliance-Logik, Aufgabensteuerung)
- Systemvoraussetzung
- Microsoft 365
- Stärke
- ISO-/TISAX-konformer Workflow mit vollständiger Nachvollziehbarkeit
Persönlicher Ansprechpartner
Sprechen wir kurz über Ihr Vorhaben.
Matthias Buck ist Ihr direkter Ansprechpartner für alle skouz Enterprise Solutions. Er verbindet langjährige Projekterfahrung mit tiefem technischem Verständnis und einem klaren Blick für Prozesse, Plattformen und sinnvolle Lösungswege. In einem kurzen Gespräch ordnet er Ihr Vorhaben präzise ein, erkennt schnell die relevanten Hebel und zeigt auf, wie eine passende Lösung für Ihr Unternehmen aussehen kann.
Matthias Buck
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Häufige Fragen
Häufige Fragen zur digitalen Softwarefreigabe Häufige Fragen
Antworten für IT, Informationssicherheit und Fachbereiche, die Softwarewünsche strukturiert prüfen und Schatten-IT vermeiden möchten.
Next Step
Wollen wir Ihren Softwarefreigabeprozess in 30 Minuten bewertbar machen?
Wir klären Rollen (Antrag/IT/ISB), Freigabestufen, Compliance-Fragen (Audit/Verfahrensverzeichnis) und die automatische Aufgabensteuerung – und skizzieren den sauberen Standardprozess in Microsoft 365.
Antwort garantiert innerhalb von 24 Stunden.
Weitere Lösungspakete
Zwei weitere passende Lösungspakete.
IT & SECURITY
Credential Service – Zugriffe sicher steuern, Secrets
Der SKOUZ Credential Service verbindet Microsoft-Identitäten mit rollenbasierter Berechtigung und stellt Fremd-Credentials nur berechtigt
Ergebnis
Zugriffe zentral steuern: ein Login, keine Secrets im Client, klare Nachvollziehbarkeit.
IT & SECURITY
Externe Nutzer registrieren – sicher anmelden ohne
Externe Personen registrieren sich sicher über validierte Formulare – ohne Firmenlogin und ohne Mehrfachanmeldungen.
Ergebnis
Öffentlich erreichbares Formular mit vorgelagerter Validierung, Duplikatschutz und optionaler