Anwenderrolle
Mitarbeitende
Ich sehe Resturlaub und Regeln direkt in der App – beantragen, senden, fertig.
Urlaubsanträge digital – regelbasiert genehmigen, transparent planen, sauber dokumentieren
Digitale Urlaubsplanung ohne Umwege.
Genehmigen. Dokumentieren. Automatisieren. Stress vermeiden.
Regelbasierte Antragstellung, zentrale Freigabe, transparente Übersicht – optional mit SAP/HR-Integration.
Projekt
Mit skouz Urlaub beantragen Mitarbeitende Urlaub direkt in der App – unter Berücksichtigung aller unternehmensspezifischen Regeln (Resttage, Vorlaufzeiten, maximale Dauer). HR erhält Anträge zentral, kann genehmigen oder ablehnen (inkl. Begründung). Benachrichtigungen erfolgen automatisch. Anstehende Abwesenheiten sind jederzeit transparent einsehbar. Stornierungen/Änderungen werden sauber dokumentiert und kommuniziert. Optional kann eine automatisierte Übergabe an SAP oder andere HR-Systeme erfolgen.
Kategorie: Urlaubsmanagement / HR-Prozess / Abwesenheiten
HR · Employee Experience · Prozessdigitalisierung
Urlaubsanträge
PROJEKTDATEN
- Projektaufwand (Roll-out): 6–14 Personentage (abhängig von Regel- & Freigabelogik)
- Anpassbarkeit: sehr hoch (individuelle Urlaubs- und Freistellungsregelungen möglich)
- Systemvoraussetzung: Microsoft 365 (Power Platform & SharePoint)
- Erweiterbar: HR-/SAP-Anbindung möglich · Azubi-Edition verfügbar
Ergebnis
Urlaubsanträge werden strukturiert erfasst, regelbasiert geprüft und digital genehmigt – inklusive automatischer Benachrichtigungen und transparenter Übersicht.
Besonderheit
Regelbasierte Antragstellung, zentrale HR-Genehmigung (inkl. Begründung), Storno/Änderung mit Dokumentation sowie optionaler Export nach SAP/HR.
Tech-Stack
Power App (Urlaubs-App) · SharePoint (Datenbasis) · Power Automate (Genehmigung/Benachrichtigung) · optional HR-System-Anbindung
Für wen geeignet?
Ideal für Unternehmen, die Urlaubsprozesse regelbasiert abbilden, Abstimmung reduzieren, Transparenz über Abwesenheiten schaffen und optional HR-/SAP-Systeme anbinden möchten.
Auto
Regelprüfung (Resttage/Vorlauf)
1
Zentrale Abwesenheitsübersicht
SAP
Optionaler HR-Export
Ausgangssituation
Urlaubsanträge erzeugen oft Abstimmung statt Transparenz
In vielen Unternehmen laufen Urlaubsanträge noch über E-Mails, Papierformulare oder informelle Absprachen. Dabei gelten klare Regeln (Resturlaub, Vorlaufzeiten, maximale Dauer). Ohne digitale Leitplanken entstehen Rückfragen, Intransparenz und unnötiger Abstimmungsaufwand zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und HR. Zudem fehlt häufig eine zentrale Übersicht über anstehende Abwesenheiten. Stornierungen/Änderungen werden nicht sauber dokumentiert, und die Übertragung in HR- oder SAP-Systeme erfolgt manuell – mit entsprechendem Fehlerpotenzial.
-
Medienbrüche: Mail, Papier, Excel – kein durchgängiger Prozess.
-
Regeln nicht sauber abbildbar: Resttage, Vorlauf, maximale Dauer: führt zu Rückfragen und Sonderfällen.
-
Fehleranfällige Übergaben: Manuelle Übertragung ins HR-/SAP-System erzeugt Aufwand und Risiken.
-
Keine Transparenz: Keine zentrale Übersicht über anstehende Abwesenheiten.
-
Änderungen schlecht dokumentiert: Storno/Anpassung oft per Mail – schwer nachvollziehbar.
-
Unnötiger Abstimmungsaufwand: Mitarbeitende, Führungskräfte und HR verbringen Zeit mit Nachfragen.
Aus Sicht der Anwender
Urlaubsplanung im Alltag – regelkonform, schnell genehmigt, jederzeit transparent
HR
HR-Team
Alle Anträge kommen zentral rein. Genehmigen/ablehnen inkl. Begründung – automatisch kommuniziert.
Führungskraft
Teamleitung
Ich habe Transparenz über Abwesenheiten und weniger Abstimmung im Team.
Sommerurlaub in 60 Sekunden – ohne Nachfassen
Anna plant ihren Sommerurlaub. Früher: E-Mail an den Vorgesetzten, CC an HR – und hoffen, dass alle Regeln passen. Heute öffnet sie skouz Urlaub: Resttage und Rahmenbedingungen sind direkt sichtbar. Sie wählt den Zeitraum, die App prüft automatisch die Regelkonformität. Nach dem Absenden wird HR informiert. Kurz darauf kommt die Benachrichtigung: genehmigt. Der Urlaub erscheint automatisch in der Übersicht anstehender Abwesenheiten. Später verschiebt Anna einen Tag: Storno/Änderung direkt in der App – HR wird automatisch informiert, alles bleibt transparent dokumentiert. Kein Nachfassen. Keine Unsicherheit. Ein klarer, digitaler Ablauf.
Ziele des Projekts
Urlaubsprozesse klar regeln, digital steuern und transparent abbilden
Mit skouz Urlaub wird der gesamte Urlaubsantragsprozess strukturiert digitalisiert: Antrag in der App, regelkonforme Prüfung, digitale Genehmigung, automatische Benachrichtigung, transparente Übersicht und saubere Dokumentation von Stornos und Änderungen. Optional: HR-/SAP-Anbindung.
Regelbasierte Antragstellung
Resturlaub, Vorlaufzeiten und maximale Dauer werden automatisch berücksichtigt.
Digitale Genehmigung
HR genehmigt oder lehnt ab – inklusive Begründung. Alle werden automatisch informiert.
Transparente Übersicht
Anstehende Urlaube sind jederzeit einsehbar – für relevante Stellen.
Storno & Anpassung
Änderungen werden sauber dokumentiert und automatisch kommuniziert.
Systemintegration (optional)
Automatisierter Export in SAP oder andere HR-Systeme – anpassbar an die Systemlandschaft.
Lösungsbausteine
Power App (Urlaubs-App)
Anträge stellen, Regeln sehen, Resttage prüfen, Storno/Änderung anstoßen.
SharePoint als Datenbasis
Zentrale, flexible Datenhaltung für Anträge, Kontingente und Status.
Power Automate (Logik)
Genehmigungs- & Benachrichtigungslogik, Dokumentation von Änderungen.
Optional: HR-/SAP-Anbindung
Automatisierte Übergabe – je nach Systemlandschaft individuell umgesetzt.
Azubi Edition (optional)
Mehrstufige Genehmigung + erweiterte Antragstypen (Sondertage, Messe, Umzug etc.).
Ideal für Unternehmen, die…
Urlaubsprozesse standardisieren und HR spürbar entlasten wollen
- Urlaubsprozesse regelbasiert und nachvollziehbar abbilden möchten
- manuelle Abstimmungen zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und HR reduzieren wollen
- Transparenz über anstehende Abwesenheiten schaffen möchten
- Stornierungen und Änderungen sauber dokumentieren wollen
- HR-Systeme (z. B. SAP) anbinden möchten
HR
Power Platform
Abwesenheiten
Tools & Quick Facts
- Tools
- Power App · SharePoint · Power Automate · optional HR/SAP
- Projektaufwand (Roll-out)
- 6–14 Personentage (abhängig von Regel- & Freigabelogik)
- Anpassbarkeit
- sehr hoch (individuelle Urlaubs- & Freistellungsregelungen möglich)
- Voraussetzung
- Microsoft 365 (Power Platform & SharePoint)
- Erweiterbar
- HR-System-Anbindung möglich · Azubi-Variante verfügbar
Next Step
Wollen wir Ihren Urlaubsprozess in 30 Minuten bewertbar machen?
Wir klären Ihre Regeln (Kontingente, Vorlauf, Freigabe-Logik), Rollen (HR/Führungskraft/Azubi) und optionalen HR-/SAP-Export – und zeigen den sauberen Standardprozess in Microsoft 365.
Antwort garantiert innerhalb von 24 Stunden.