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Urlaubsanträge digital – Regeln prüfen, genehmigen, dokumentieren

Urlaub digital beantragen und sicher genehmigen.
Regelprüfung, Status, Änderung und Dokumentation in einem M365-Prozess.

Projekt

Mit skouz Urlaub beantragen Mitarbeitende Urlaub direkt in der App – unter Berücksichtigung aller unternehmensspezifischen Regeln (Resttage, Vorlaufzeiten, maximale Dauer). HR erhält Anträge zentral, kann genehmigen oder ablehnen (inkl. Begründung). Benachrichtigungen erfolgen automatisch. Anstehende Abwesenheiten sind jederzeit transparent einsehbar. Stornierungen/Änderungen werden sauber dokumentiert und kommuniziert. Optional kann eine automatisierte Übergabe an SAP oder andere HR-Systeme erfolgen.

Kategorie: Urlaubsmanagement / HR-Prozess / Abwesenheiten HR · Employee Experience · Prozessdigitalisierung
Urlaubsanträge
Antrag Senden Regeln Freigabe Übersicht/HR

PROJEKTDATEN

  • Projektaufwand (Roll-out): 6–14 Personentage (abhängig von Regel- & Freigabelogik)
  • Anpassbarkeit: sehr hoch (individuelle Urlaubs- und Freistellungsregelungen möglich)
  • Systemvoraussetzung: Microsoft 365 (Power Platform & SharePoint)
  • Erweiterbar: HR-/SAP-Anbindung möglich · Azubi-Edition verfügbar

Ergebnis

Urlaubsanträge werden strukturiert erfasst, regelbasiert geprüft und digital genehmigt – inklusive automatischer Benachrichtigungen und transparenter Übersicht.

Besonderheit

Regelbasierte Antragstellung, zentrale HR-Genehmigung (inkl. Begründung), Storno/Änderung mit Dokumentation sowie optionaler Export nach SAP/HR.

Tech-Stack

Power App (Urlaubs-App) · SharePoint (Datenbasis) · Power Automate (Genehmigung/Benachrichtigung) · optional HR-System-Anbindung

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen, die Urlaubsprozesse regelbasiert abbilden, Abstimmung reduzieren, Transparenz über Abwesenheiten schaffen und optional HR-/SAP-Systeme anbinden möchten.

Lösung besprechen ↗
Auto Regelprüfung (Resttage/Vorlauf) 1 Zentrale Abwesenheitsübersicht SAP Optionaler HR-Export

Ausgangssituation

Urlaubsanträge erzeugen oft Abstimmung statt Transparenz

In vielen Unternehmen laufen Urlaubsanträge noch über E-Mails, Papierformulare oder informelle Absprachen. Dabei gelten klare Regeln (Resturlaub, Vorlaufzeiten, maximale Dauer). Ohne digitale Leitplanken entstehen Rückfragen, Intransparenz und unnötiger Abstimmungsaufwand zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und HR. Zudem fehlt häufig eine zentrale Übersicht über anstehende Abwesenheiten. Stornierungen/Änderungen werden nicht sauber dokumentiert, und die Übertragung in HR- oder SAP-Systeme erfolgt manuell – mit entsprechendem Fehlerpotenzial.

  • Medienbrüche: Mail, Papier, Excel – kein durchgängiger Prozess.

  • Regeln nicht sauber abbildbar: Resttage, Vorlauf, maximale Dauer: führt zu Rückfragen und Sonderfällen.

  • Fehleranfällige Übergaben: Manuelle Übertragung ins HR-/SAP-System erzeugt Aufwand und Risiken.

  • Keine Transparenz: Keine zentrale Übersicht über anstehende Abwesenheiten.

  • Änderungen schlecht dokumentiert: Storno/Anpassung oft per Mail – schwer nachvollziehbar.

  • Unnötiger Abstimmungsaufwand: Mitarbeitende, Führungskräfte und HR verbringen Zeit mit Nachfragen.

Aus Sicht der Anwender

Urlaubsplanung im Alltag – regelkonform, schnell genehmigt, jederzeit transparent

Anwenderrolle

Mitarbeitende

Ich sehe Resturlaub und Regeln direkt in der App – beantragen, senden, fertig.

HR

HR-Team

Alle Anträge kommen zentral rein. Genehmigen/ablehnen inkl. Begründung – automatisch kommuniziert.

Führungskraft

Teamleitung

Ich habe Transparenz über Abwesenheiten und weniger Abstimmung im Team.

Praxisbeispiel Urlaubsanträge – digital & regelbasiert Power App Antrag · Storno · Anpassung Absenden Regelcheck Genehmigung & Benachrichtigung HR zentral · Begründung möglich OK Info Mail Genehmigen · Ablehnen · Begründung Übersicht Abwesenheiten KOMMENDE Storno / Änderung SAP/HR Export (opt.)

Sommerurlaub in 60 Sekunden – ohne Nachfassen

Anna plant ihren Sommerurlaub. Früher: E-Mail an den Vorgesetzten, CC an HR – und hoffen, dass alle Regeln passen. Heute öffnet sie skouz Urlaub: Resttage und Rahmenbedingungen sind direkt sichtbar. Sie wählt den Zeitraum, die App prüft automatisch die Regelkonformität. Nach dem Absenden wird HR informiert. Kurz darauf kommt die Benachrichtigung: genehmigt. Der Urlaub erscheint automatisch in der Übersicht anstehender Abwesenheiten. Später verschiebt Anna einen Tag: Storno/Änderung direkt in der App – HR wird automatisch informiert, alles bleibt transparent dokumentiert. Kein Nachfassen. Keine Unsicherheit. Ein klarer, digitaler Ablauf.

Ziele des Projekts

Urlaubsprozesse klar regeln, digital steuern und transparent abbilden

Mit skouz Urlaub wird der gesamte Urlaubsantragsprozess strukturiert digitalisiert: Antrag in der App, regelkonforme Prüfung, digitale Genehmigung, automatische Benachrichtigung, transparente Übersicht und saubere Dokumentation von Stornos und Änderungen. Optional: HR-/SAP-Anbindung.

Regelbasierte Antragstellung

Resturlaub, Vorlaufzeiten und maximale Dauer werden automatisch berücksichtigt.

Digitale Genehmigung

HR genehmigt oder lehnt ab – inklusive Begründung. Alle werden automatisch informiert.

Transparente Übersicht

Anstehende Urlaube sind jederzeit einsehbar – für relevante Stellen.

Storno & Anpassung

Änderungen werden sauber dokumentiert und automatisch kommuniziert.

Systemintegration (optional)

Automatisierter Export in SAP oder andere HR-Systeme – anpassbar an die Systemlandschaft.

Lösungsbausteine

Power App (Urlaubs-App)

Anträge stellen, Regeln sehen, Resttage prüfen, Storno/Änderung anstoßen.

SharePoint als Datenbasis

Zentrale, flexible Datenhaltung für Anträge, Kontingente und Status.

Power Automate (Logik)

Genehmigungs- & Benachrichtigungslogik, Dokumentation von Änderungen.

Optional: HR-/SAP-Anbindung

Automatisierte Übergabe – je nach Systemlandschaft individuell umgesetzt.

Azubi Edition (optional)

Mehrstufige Genehmigung + erweiterte Antragstypen (Sondertage, Messe, Umzug etc.).

Ideal für Unternehmen, die…

Urlaubsprozesse standardisieren und HR spürbar entlasten wollen

  • Urlaubsprozesse regelbasiert und nachvollziehbar abbilden möchten
  • manuelle Abstimmungen zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und HR reduzieren wollen
  • Transparenz über anstehende Abwesenheiten schaffen möchten
  • Stornierungen und Änderungen sauber dokumentieren wollen
  • HR-Systeme (z. B. SAP) anbinden möchten
HR Power Platform Abwesenheiten

Tools & Quick Facts

Tools
Power App · SharePoint · Power Automate · optional HR/SAP
Projektaufwand (Roll-out)
6–14 Personentage (abhängig von Regel- & Freigabelogik)
Anpassbarkeit
sehr hoch (individuelle Urlaubs- & Freistellungsregelungen möglich)
Voraussetzung
Microsoft 365 (Power Platform & SharePoint)
Erweiterbar
HR-System-Anbindung möglich · Azubi-Variante verfügbar

Persönlicher Ansprechpartner

Sprechen wir kurz über Ihr Vorhaben.

Matthias Buck ist Ihr direkter Ansprechpartner für alle skouz Enterprise Solutions. Er verbindet langjährige Projekterfahrung mit tiefem technischem Verständnis und einem klaren Blick für Prozesse, Plattformen und sinnvolle Lösungswege. In einem kurzen Gespräch ordnet er Ihr Vorhaben präzise ein, erkennt schnell die relevanten Hebel und zeigt auf, wie eine passende Lösung für Ihr Unternehmen aussehen kann.

Matthias Buck

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buck@skouz.de +49 (0) 8382 604 2112
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Häufige Fragen

Häufige Fragen zu digitalen Urlaubsanträgen Häufige Fragen

Für HR und Führungskräfte, die Urlaubsanträge, Resttage, Genehmigungen und Transparenz in Microsoft 365 sauber abbilden möchten.

Next Step

Wollen wir Ihren Urlaubsprozess in 30 Minuten bewertbar machen?

Wir klären Ihre Regeln (Kontingente, Vorlauf, Freigabe-Logik), Rollen (HR/Führungskraft/Azubi) und optionalen HR-/SAP-Export – und zeigen den sauberen Standardprozess in Microsoft 365.

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