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Versetzungsplanung für Azubis digital – visuell, kapazitätsbasiert, priorisiert (ohne Excel-Chaos)

Azubi-Stationen intelligent planen.
Versetzungsplanung ohne Excel-Chaos.

Kapazitäten im Blick. Prioritäten im Griff. Rotation mit System.

Projekt

Mit SKOUZ AzubiPlan wird Versetzungsplanung strukturiert digitalisiert: Ausbildungsprofile mit Pflichtstationen werden definiert, Abteilungskapazitäten pro Woche oder Monat gepflegt und Azubis mit Lehrjahr, Ausbildungsrichtung und Zeiträumen angelegt. Ausbildungsbeauftragte ordnen Azubis in einer grafischen Übersicht zu – kapazitätsbasiert und priorisiert (z. B. 3. Lehrjahr mit offenen Pflichtstationen). Statusfarben zeigen offen/abgeschlossen/optional. Nach der Zuordnung werden Kapazitäten automatisch aktualisiert, Kalender befüllt und Abteilungen per E-Mail informiert. Ergebnis: klare Planung, weniger Abstimmungsaufwand und transparente Auslastung.

Kategorie: HR · Ausbildung · Kapazitätsplanung Kapazitätsplanung · Ausbildungsmanagement · Prozessdigitalisierung
SKOUZ AzubiPlan
AZUBI-PLAN Profile Slots frei: 3 Plan PROFILE → KAPAZITÄTEN → VISUELLE ZUORDNUNG

PROJEKTDATEN

  • Projektaufwand: 10–18 Personentage
  • Anpassbarkeit: hoch (Profile, Zeitlogik, Kapazitätsmodell)
  • Systemvoraussetzung: Microsoft 365
  • Frontend: SPFx Webpart (visuelles Frontend)

Ergebnis

Azubi-Rotationen werden nicht mehr manuell „zusammengeschoben“, sondern strukturiert, visuell und kapazitätsbasiert gesteuert – transparent für HR und Abteilungen.

Besonderheit

Ausbildungsprofile definieren Pflichtstationen und Dauer. Abteilungen pflegen Kapazitäten pro Woche/Monat. Das System priorisiert automatisch kritische Fälle, aktualisiert Kapazitäten nach Zuordnung, befüllt Kalender und informiert Teams.

Tech-Stack

SharePoint Listen (Azubis, Abteilungen, Kapazitäten, Berufsprofile) · SPFx Webpart (visuelle Planung) · Automatische Kalenderintegration · E-Mail Benachrichtigungen

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen, die viele Azubis oder dual Studierende koordinieren, Kapazitäten transparent steuern und Prioritäten sowie Kalender-/Kommunikationsprozesse integrieren möchten.

Lösung besprechen ↗
Vis grafische Planung Cap Kapazitäten live Auto Priorisierung & Kalender

Ausgangssituation

Versetzungsplanung ist ein Planungsproblem – Kapazitäten, Profile, Prioritäten (und Excel skaliert nicht)

In großen Unternehmen durchlaufen Auszubildende verschiedene Abteilungen. Je nach Ausbildungsberuf unterscheidet sich, welche Stationen verpflichtend sind und wie lange sie dauern. Gleichzeitig verfügen Abteilungen nur über begrenzte Kapazitäten – und diese variieren saisonal. Für HR entsteht dadurch ein komplexes Planungsproblem: Welche Azubis müssen wann wohin? Welche Abteilung hat Kapazitäten? Welche Station ist dringend notwendig? Bisher wird das häufig manuell gelöst – in Excel, mit Hin- und Herschieben von Zeiträumen und viel Abstimmungsaufwand.

  • Komplexe Profile: Pflichtstationen unterscheiden sich je Ausbildungsberuf (Dauer, Reihenfolge, Anforderungen).

  • Kapazitäten schwanken: Abteilungen haben saisonal unterschiedliche Möglichkeiten, Azubis aufzunehmen.

  • Excel-Chaos: Planung ist manuelles Verschieben – Konflikte und Doppelbelegungen passieren schnell.

  • Prioritäten fehlen: Kritische Fälle (z. B. 3. Lehrjahr mit offenen Pflichtstationen) werden zu spät erkannt.

  • Abstimmungsaufwand: Viele Stakeholder → viel Nachfassen, viele Mails, viele Rückfragen.

  • Keine Transparenz: Auslastung und Restbedarf sind nicht durchgängig sichtbar.

Aus Sicht der Anwender

Versetzungsplanung im Alltag – visuell zuordnen, Kapazitäten prüfen, automatisch informieren

Ausbildung

Ausbildungsbeauftragte

Ich sehe auf einen Blick, welche Pflichtstationen fehlen – und ordne Azubis per Drag & Drop zu.

Abteilungen

Kapazitätsowner

Unsere Kapazitäten pro Woche/Monat sind transparent – das System verhindert Überbuchung.

HR

Planung & Übersicht

Weniger Abstimmung, klare Prioritäten und eine nachvollziehbare Planung mit Kalenderintegration.

Praxisbeispiel Azubi-Rotation – visuell planen, Kapazitäten steuern Ausbildungsprofile Pflichtstationen · Dauer Pflichtstationen Visuelle Zuordnung Priorisierung · Statusfarben · Restbedarf Prio: 3. Lehrjahr Offen Abgeschlossen Kapazitäten werden automatisch aktualisiert Integration Kalender · E-Mail AUTOMATISCH Kalender E-Mail Info

Quartalsplanung – Prioritäten automatisch, Kapazitäten live, Kalender & Mails inklusive

Ein Ausbildungsbeauftragter plant das kommende Quartal. Im System sieht er: welche Azubis welche Stationen noch durchlaufen müssen, in welchem Lehrjahr sie sich befinden, wie viele Wochen in einer Abteilung noch fehlen und welche Kapazitäten verfügbar sind. Azubis im dritten Lehrjahr mit offenen Pflichtstationen werden automatisch priorisiert vorgeschlagen. Farbmarkierungen zeigen den Status jeder Station (offen, abgeschlossen, optional/nicht erforderlich). Nach der Zuordnung werden Kapazitäten automatisch aktualisiert, Teamkalender befüllt und Abteilungen rechtzeitig per E-Mail informiert. Was früher manuelles Verschieben war, ist heute eine strukturierte, visuelle Planung.

Ziel

Versetzungsplanung visuell, kapazitätsbasiert und priorisiert digital steuern

Mit SKOUZ AzubiPlan werden Ausbildungsprofile mit Pflichtstationen definiert, Abteilungskapazitäten pro Woche/Monat gepflegt und Azubis mit Lehrjahr, Ausbildungsrichtung und Zeitraum angelegt. Ausbildungsbeauftragte ordnen Azubis in einer grafischen Übersicht bequem zu – unter Berücksichtigung von Kapazitäten und Prioritäten. Nach der Zuordnung werden Kapazitäten aktualisiert, Kalender befüllt und Abteilungen automatisch informiert.

Ausbildungsprofile & Pflichtstationen

Pro Ausbildungsberuf: Stationen, Dauer, Pflicht/Optional klar definieren.

Kapazitätsmanagement

Abteilungen pflegen Kapazitäten pro Woche/Monat – System verhindert Überbuchung.

Visuelle Priorisierung

Automatisch priorisierte Vorschläge (z. B. 3. Lehrjahr, offene Pflichtzeit).

Flexible Zuordnung

Planung jederzeit anpassen, entfernen oder neu vergeben – ohne Chaos.

Kalender & Kommunikation

Teamkalender befüllen, Abteilungen rechtzeitig per E-Mail informieren.

Tools / Komponenten

SharePoint Listen

Azubis, Abteilungen, Kapazitäten, Berufsprofile – als Datenbasis.

SPFx Webpart (visuelles Frontend)

Grafische Zuordnung, Statusfarben, Priorisierung und Auslastung.

Automatische Kalenderintegration

Zuordnungen werden als Einträge in Team-/Abteilungskalender geschrieben.

E-Mail Benachrichtigungen

Teams/Abteilungen werden rechtzeitig über Planungen informiert.

Regeln & Zeitlogik

Priorität, Restdauer, Pflicht/Optional, Kapazitätsmodell – frei definierbar.

Ideal für Unternehmen, die…

viele Azubis/dual Studierende koordinieren – und Kapazitäten transparent steuern müssen

  • viele Azubis oder dual Studierende koordinieren müssen
  • Kapazitätsplanung transparent steuern möchten
  • Ausbildungsprofile strukturiert hinterlegen wollen
  • Prioritäten automatisch berücksichtigen möchten
  • Kalender- und Kommunikationsprozesse integrieren möchten
HR Kapazitätsplanung SPFx

Quick Facts

Projektaufwand
10–18 Personentage
Anpassbarkeit
hoch (Profile, Zeitlogik, Kapazitätsmodell)
Systemvoraussetzung
Microsoft 365
Frontend
SPFx Webpart
Stärke
Priorisierte, visuelle Kapazitätsplanung

Next Step

Wollen wir Ihre Rotationslogik in 30 Minuten modellieren?

Wir klären Ausbildungsprofile, Pflichtstationen, Kapazitätsmodell (Woche/Monat), Prioritätsregeln und Integrationen (Kalender/Mail) – und skizzieren den sauberen Standardprozess in Microsoft 365.

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