Fachbereich
Vertrieb / Organisation
Ich trage die Mailadresse ein, setze Zeitraum und fertig. Der Zugang ist am richtigen Tag aktiv – ohne Ticket.
WLAN-Zugänge automatisiert bereitstellen – ohne IT-Flaschenhals
WLAN-Zugänge kontrolliert bereitstellen.
Beantragen, freigeben, termingenau aktivieren und automatisch beenden.
Projekt
SKOUZ WiFi digitalisiert und automatisiert die Bereitstellung von WLAN-Zugängen. Zugänge werden über ein zentrales Formular beantragt – inkl. Zeitraum, Gültigkeit und Empfänger. Ein Regelwerk entscheidet, ob eine Freigabe nötig ist (z. B. bei Laufzeiten über 14 Tage) und nutzt Microsoft Approvals. Nach Freigabe – oder bei kurzen Laufzeiten direkt – provisioniert eine Azure Function den Zugang automatisch im WLAN-System und setzt Start- und Endzeitpunkt termingenau. Ergebnis: weniger IT-Aufwand, mehr Sicherheit, mehr Nachvollziehbarkeit – und nahtlose Integration in andere Prozesse wie Besuchermanagement.
Kategorie: WLAN Provisioning / IT-Service / Visitor Enablement
IT Self-Service · Security & Governance · Besucherprozesse
SKOUZ WiFi
PROJEKTDATEN
- Projektaufwand (Roll-out): 3–4 Personentage (abhängig von WLAN-System & Regelwerk)
- Anpassbarkeit: sehr hoch (Regeln, Rollen, Oberfläche, Prozessintegration)
- Minimale Systemvoraussetzung: Microsoft 365 (SharePoint, Power Automate)
- Erweiterbar: Anbindung weiterer WLAN-Controller & Systeme möglich
Ergebnis
Deutlich weniger Aufwand für IT, höhere Sicherheit und klare Nachvollziehbarkeit – Zugänge werden automatisch erstellt und automatisch wieder beendet.
Besonderheit
Konfigurierbares Regelwerk (z. B. Freigabe ab >14 Tagen) + Azure-Function-Integration für WLAN-Controller. Termingenaue Aktivierung/Deaktivierung auch in der Zukunft – ohne manuelle Workarounds.
Tech-Stack
SharePoint (Formular/Datenbasis) · Power Automate (Regeln/Benachrichtigungen/Approvals) · Azure Function (Provisioning/Controller-Integration) · WLAN-Controller (herstellerunabhängig erweiterbar)
Für wen geeignet?
Ideal für Unternehmen, die Gast- & Mitarbeiter-WLAN standardisieren, IT-Aufwand reduzieren, Freigaben regelbasiert steuern und termingenaue Gültigkeiten benötigen – inkl. Integration in Besuchermanagement.
Min.
Zugang in Minuten
Auto
Start/Ende termingenau
Rules
Approval ab Laufzeit X
Ausgangssituation
WLAN-Zugänge: schnell gebraucht – aber sicher & nachvollziehbar schwierig
Gast- und Mitarbeiter-WLAN wird in vielen Unternehmen noch manuell erstellt: Ticket, E-Mail oder „Zuruf an die IT“. Das bindet Ressourcen und ist schwer standardisierbar. Gleichzeitig gelten Sicherheits- und Governance-Regeln: Zugänge sollen zeitlich begrenzt sein, dokumentiert werden und ab bestimmten Laufzeiten eine Freigabe benötigen. Zusätzlich muss WLAN häufig nicht sofort, sondern zu einem definierten Zeitpunkt aktiv werden – viele WLAN-Systeme können solche termingenauen Laufzeiten nur eingeschränkt abbilden. Ergebnis: Workarounds, Medienbrüche und unnötige Abhängigkeit von IT.
-
IT als Flaschenhals: Tickets/Mails für einfache Zugänge binden Kapazität – besonders bei häufigen Besucherfällen.
-
Fehlende Standardisierung: Laufzeiten, Empfänger und Regeln werden uneinheitlich gehandhabt.
-
Termingenauigkeit fehlt: Zugänge sollen künftig starten/enden – oft nur mit manuellen Workarounds.
-
Governance-Risiko: Ohne klare Gültigkeit & Historie ist Nachvollziehbarkeit schwer.
-
Freigaben nicht sauber: Lange Laufzeiten brauchen Approval – passiert manuell oder gar nicht.
-
Prozessintegration fehlt: Besuchermanagement & WLAN laufen getrennt – doppelte Eingaben und Abstimmung.
Aus Sicht der Anwender
WLAN-Bereitstellung im Alltag – termingenau, regelbasiert, automatisch
IT
IT-Operations
Keine manuellen Gastaccounts mehr. Trotzdem sind Laufzeiten sauber begrenzt und nachvollziehbar dokumentiert.
Governance
Security / Compliance
Freigaben greifen automatisch ab definierten Laufzeiten – inklusive Historie und klarer Gültigkeit.
Workshop am Freitag – WLAN startet automatisch um 09:00 Uhr
Julia plant am Dienstag einen Kundenworkshop für Freitag. Die Gäste brauchen WLAN – aber nicht sofort, sondern am Veranstaltungstag. Statt ein Ticket zu schreiben, öffnet Julia das WLAN-Formular, trägt die E-Mail-Adresse ein und setzt die Gültigkeit von Freitag 09:00 bis 17:00. Da die Laufzeit kurz ist, wird kein Approval benötigt. Das System provisioniert den Zugang automatisch – termingenau. In einem anderen Fall beantragt ein Projektleiter WLAN für sechs Wochen: Das Regelwerk greift, der Antrag geht automatisch in Microsoft Approvals. Nach Freigabe wird der Zugang erstellt – ebenfalls mit definiertem Start-/Endzeitpunkt. Und wenn Besucher über SKOUZ Visit angemeldet werden, können WLAN-Zugänge sogar automatisch aus den Besucherdaten generiert werden.
Ziele des Projekts
WLAN-Zugänge einfach beantragen – sicher genehmigen – automatisch bereitstellen
Mit SKOUZ WiFi wird WLAN-Provisioning als digitaler Service abgebildet: ein zentraler Antrag, regelbasierte Freigabe, termingenaue Aktivierung/Deaktivierung und eine saubere, nachvollziehbare Historie – inklusive Integration in bestehende Prozesse wie Besuchermanagement.
Self-Service statt IT-Tickets
Ein zentraler Antrag für Fachbereiche oder IT – abhängig vom gewünschten Operating Model.
Regelbasierte Freigabe
Konfigurierbar: z. B. Approval bei Laufzeiten über 14 Tage.
Termingenauigkeit
Zugänge starten/enden exakt nach Zeitraum – auch in der Zukunft.
Nachvollziehbarkeit
Dokumentation, Status und Historie sind sauber im System verfügbar.
Prozessintegration
WLAN als Baustein für andere Abläufe (z. B. Besucheranmeldung).
Lösungsbausteine
SharePoint Formular & Datenbasis
Beantragung per E-Mail-Adresse inkl. Zeitraum, Start/Ende, Dauer und Empfänger.
Power Automate Regelwerk
Benachrichtigungen & Routing, Microsoft Approvals bei Bedarf.
Azure Function Provisioning
Automatische Anlage im WLAN-System inkl. termingenauer Aktivierung/Deaktivierung.
Controller-Integration
z. B. ExtremeCloud IQ – grundsätzlich an andere Systeme adaptierbar.
Integration in SKOUZ Visit
Aus Besucherdaten können WLAN-Zugänge automatisch generiert werden.
Ideal für Unternehmen, die…
WLAN sicher standardisieren – ohne IT als Engpass
- Gast- und Mitarbeiter-WLAN standardisiert und sicher bereitstellen
- IT-Aufwand durch Automatisierung reduzieren
- Freigaben regelbasiert steuern
- Zugänge termingenau aktivieren und deaktivieren
- WLAN-Prozesse in andere Abläufe integrieren
- eine nutzerfreundliche Oberfläche unabhängig vom WLAN-Hersteller
IT Self-Service
Security & Governance
Visitor Enablement
Tools & Quick Facts
- Tools
- SharePoint · Power Automate · Microsoft Approvals · Azure Function · WLAN-Controller
- Projektaufwand (Roll-out)
- 3–4 Personentage (abhängig von WLAN-System & Regelwerk)
- Anpassbarkeit
- sehr hoch (Regeln, Rollen, Oberfläche, Prozessintegration)
- Voraussetzung
- Microsoft 365 (SharePoint, Power Automate)
- Stärke
- termingenaue Gültigkeiten & nutzerfreundlicher Workflow
Persönlicher Ansprechpartner
Sprechen wir kurz über Ihr Vorhaben.
Matthias Buck ist Ihr direkter Ansprechpartner für alle skouz Enterprise Solutions. Er verbindet langjährige Projekterfahrung mit tiefem technischem Verständnis und einem klaren Blick für Prozesse, Plattformen und sinnvolle Lösungswege. In einem kurzen Gespräch ordnet er Ihr Vorhaben präzise ein, erkennt schnell die relevanten Hebel und zeigt auf, wie eine passende Lösung für Ihr Unternehmen aussehen kann.
Matthias Buck
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Häufige Fragen
Häufige Fragen zur automatisierten WLAN-Zugangserstellung Häufige Fragen
Für IT, Empfang und Fachbereiche, die Gäste- oder Sonderzugänge termingenau, nachvollziehbar und ohne Ticket-Flaschenhals bereitstellen möchten.
Next Step
Wollen wir Ihren WLAN-Prozess in 30 Minuten sauber designen?
Wir klären Operating Model (IT-only vs. Self-Service), Regelwerk (Freigabe ab Laufzeit X), Controller-Anbindung und Prozessintegration (z. B. Besuchermanagement) – und zeigen den sauberen Standardprozess in Microsoft 365.
Antwort garantiert innerhalb von 24 Stunden.
Weitere Lösungspakete
Zwei weitere passende Lösungspakete.
IT & SECURITY
Externe Nutzer registrieren – sicher anmelden ohne
Externe Personen registrieren sich sicher über validierte Formulare – ohne Firmenlogin und ohne Mehrfachanmeldungen.
Ergebnis
Öffentlich erreichbares Formular mit vorgelagerter Validierung, Duplikatschutz und optionaler
IT & SECURITY
Credential Service – Zugriffe sicher steuern, Secrets
Der SKOUZ Credential Service verbindet Microsoft-Identitäten mit rollenbasierter Berechtigung und stellt Fremd-Credentials nur berechtigt
Ergebnis
Zugriffe zentral steuern: ein Login, keine Secrets im Client, klare Nachvollziehbarkeit.