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WLAN-Zugänge automatisiert bereitstellen – termingenau, nachvollziehbar und ohne IT-Flaschenhals

WLAN genau dann, wenn es gebraucht wird. Trotzdem mehr Kontrolle.
WLAN-Zugänge in Minuten – und das bei weniger IT-Aufwand.

Antrag → Regelwerk/Approval → termingenaues Provisioning im WLAN-System – inklusive Prozessintegration (z. B. Besucheranmeldung).

Projekt

SKOUZ WiFi digitalisiert und automatisiert die Bereitstellung von WLAN-Zugängen. Zugänge werden über ein zentrales Formular beantragt – inkl. Zeitraum, Gültigkeit und Empfänger. Ein Regelwerk entscheidet, ob eine Freigabe nötig ist (z. B. bei Laufzeiten über 14 Tage) und nutzt Microsoft Approvals. Nach Freigabe – oder bei kurzen Laufzeiten direkt – provisioniert eine Azure Function den Zugang automatisch im WLAN-System und setzt Start- und Endzeitpunkt termingenau. Ergebnis: weniger IT-Aufwand, mehr Sicherheit, mehr Nachvollziehbarkeit – und nahtlose Integration in andere Prozesse wie Besuchermanagement.

Kategorie: WLAN Provisioning / IT-Service / Visitor Enablement IT Self-Service · Security & Governance · Besucherprozesse

SKOUZ WiFi

PROJEKTDATEN

Projektaufwand (Roll-out): 3–4 Personentage (abhängig von WLAN-System & Regelwerk)
Anpassbarkeit: sehr hoch (Regeln, Rollen, Oberfläche, Prozessintegration)
Minimale Systemvoraussetzung: Microsoft 365 (SharePoint, Power Automate)
Erweiterbar: Anbindung weiterer WLAN-Controller & Systeme möglich

Ergebnis

Deutlich weniger Aufwand für IT, höhere Sicherheit und klare Nachvollziehbarkeit – Zugänge werden automatisch erstellt und automatisch wieder beendet.

Besonderheit

Konfigurierbares Regelwerk (z. B. Freigabe ab >14 Tagen) + Azure-Function-Integration für WLAN-Controller. Termingenaue Aktivierung/Deaktivierung auch in der Zukunft – ohne manuelle Workarounds.

Tech-Stack

SharePoint (Formular/Datenbasis) · Power Automate (Regeln/Benachrichtigungen/Approvals) · Azure Function (Provisioning/Controller-Integration) · WLAN-Controller (herstellerunabhängig erweiterbar)

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen, die Gast- & Mitarbeiter-WLAN standardisieren, IT-Aufwand reduzieren, Freigaben regelbasiert steuern und termingenaue Gültigkeiten benötigen – inkl. Integration in Besuchermanagement.

Lösung besprechen ↗

Min. Zugang in Minuten Auto Start/Ende termingenau Rules Approval ab Laufzeit X

Ausgangssituation

WLAN-Zugänge: schnell gebraucht – aber sicher & nachvollziehbar schwierig

Gast- und Mitarbeiter-WLAN wird in vielen Unternehmen noch manuell erstellt: Ticket, E-Mail oder „Zuruf an die IT“. Das bindet Ressourcen und ist schwer standardisierbar. Gleichzeitig gelten Sicherheits- und Governance-Regeln: Zugänge sollen zeitlich begrenzt sein, dokumentiert werden und ab bestimmten Laufzeiten eine Freigabe benötigen. Zusätzlich muss WLAN häufig nicht sofort, sondern zu einem definierten Zeitpunkt aktiv werden – viele WLAN-Systeme können solche termingenauen Laufzeiten nur eingeschränkt abbilden. Ergebnis: Workarounds, Medienbrüche und unnötige Abhängigkeit von IT.

IT als Flaschenhals: Tickets/Mails für einfache Zugänge binden Kapazität – besonders bei häufigen Besucherfällen.
Fehlende Standardisierung: Laufzeiten, Empfänger und Regeln werden uneinheitlich gehandhabt.
Termingenauigkeit fehlt: Zugänge sollen künftig starten/enden – oft nur mit manuellen Workarounds.

Governance-Risiko: Ohne klare Gültigkeit & Historie ist Nachvollziehbarkeit schwer.
Freigaben nicht sauber: Lange Laufzeiten brauchen Approval – passiert manuell oder gar nicht.
Prozessintegration fehlt: Besuchermanagement & WLAN laufen getrennt – doppelte Eingaben und Abstimmung.

Aus Sicht der Anwender

WLAN-Bereitstellung im Alltag – termingenau, regelbasiert, automatisch

Fachbereich

Vertrieb / Organisation

Ich trage die Mailadresse ein, setze Zeitraum und fertig. Der Zugang ist am richtigen Tag aktiv – ohne Ticket.

IT-Operations

Keine manuellen Gastaccounts mehr. Trotzdem sind Laufzeiten sauber begrenzt und nachvollziehbar dokumentiert.

Governance

Security / Compliance

Freigaben greifen automatisch ab definierten Laufzeiten – inklusive Historie und klarer Gültigkeit.

Workshop am Freitag – WLAN startet automatisch um 09:00 Uhr

Julia plant am Dienstag einen Kundenworkshop für Freitag. Die Gäste brauchen WLAN – aber nicht sofort, sondern am Veranstaltungstag. Statt ein Ticket zu schreiben, öffnet Julia das WLAN-Formular, trägt die E-Mail-Adresse ein und setzt die Gültigkeit von Freitag 09:00 bis 17:00. Da die Laufzeit kurz ist, wird kein Approval benötigt. Das System provisioniert den Zugang automatisch – termingenau. In einem anderen Fall beantragt ein Projektleiter WLAN für sechs Wochen: Das Regelwerk greift, der Antrag geht automatisch in Microsoft Approvals. Nach Freigabe wird der Zugang erstellt – ebenfalls mit definiertem Start-/Endzeitpunkt. Und wenn Besucher über SKOUZ Visit angemeldet werden, können WLAN-Zugänge sogar automatisch aus den Besucherdaten generiert werden.

Ziele des Projekts

WLAN-Zugänge einfach beantragen – sicher genehmigen – automatisch bereitstellen

Mit SKOUZ WiFi wird WLAN-Provisioning als digitaler Service abgebildet: ein zentraler Antrag, regelbasierte Freigabe, termingenaue Aktivierung/Deaktivierung und eine saubere, nachvollziehbare Historie – inklusive Integration in bestehende Prozesse wie Besuchermanagement.

Self-Service statt IT-Tickets

Ein zentraler Antrag für Fachbereiche oder IT – abhängig vom gewünschten Operating Model.

Regelbasierte Freigabe

Konfigurierbar: z. B. Approval bei Laufzeiten über 14 Tage.

Termingenauigkeit

Zugänge starten/enden exakt nach Zeitraum – auch in der Zukunft.

Nachvollziehbarkeit

Dokumentation, Status und Historie sind sauber im System verfügbar.

Prozessintegration

WLAN als Baustein für andere Abläufe (z. B. Besucheranmeldung).

Lösungsbausteine

SharePoint Formular & Datenbasis

Beantragung per E-Mail-Adresse inkl. Zeitraum, Start/Ende, Dauer und Empfänger.

Power Automate Regelwerk

Benachrichtigungen & Routing, Microsoft Approvals bei Bedarf.

Azure Function Provisioning

Automatische Anlage im WLAN-System inkl. termingenauer Aktivierung/Deaktivierung.

Controller-Integration

z. B. ExtremeCloud IQ – grundsätzlich an andere Systeme adaptierbar.

Integration in SKOUZ Visit

Aus Besucherdaten können WLAN-Zugänge automatisch generiert werden.

Ideal für Unternehmen, die…

WLAN sicher standardisieren – ohne IT als Engpass

Gast- und Mitarbeiter-WLAN standardisiert und sicher bereitstellen
IT-Aufwand durch Automatisierung reduzieren
Freigaben regelbasiert steuern
Zugänge termingenau aktivieren und deaktivieren
WLAN-Prozesse in andere Abläufe integrieren
eine nutzerfreundliche Oberfläche unabhängig vom WLAN-Hersteller

IT Self-Service Security & Governance Visitor Enablement

Tools & Quick Facts

Tools: SharePoint · Power Automate · Microsoft Approvals · Azure Function · WLAN-Controller
Projektaufwand (Roll-out): 3–4 Personentage (abhängig von WLAN-System & Regelwerk)
Anpassbarkeit: sehr hoch (Regeln, Rollen, Oberfläche, Prozessintegration)
Voraussetzung: Microsoft 365 (SharePoint, Power Automate)
Stärke: termingenaue Gültigkeiten & nutzerfreundlicher Workflow

Next Step

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Wir klären Operating Model (IT-only vs. Self-Service), Regelwerk (Freigabe ab Laufzeit X), Controller-Anbindung und Prozessintegration (z. B. Besuchermanagement) – und zeigen den sauberen Standardprozess in Microsoft 365.

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