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Wochenend- & Feiertagsarbeit digital – Fristen, Mitbestimmung und Zeiterfassung sauber im Griff

Sonderarbeit digital beantragen. Abstimmungschaos vermeiden.
Freigaben mit klarer Logik. Fristen im Griff. Ampel statt E-Mail-Flut.

Antrag → Ampel/Fristen → Nachpflege → Export – inkl. Reporting & Compliance.

Projekt

Wochenend- und Feiertagsarbeit erfordert Mitbestimmung, Fristen und saubere Dokumentation. SKOUZ Overtime+ bildet den gesamten Prozess digital ab: Antrag durch Vorgesetzte für Kostenstellen (Zeitraum, Begründung, Mitarbeitendenanzahl, optional Personen), automatische Übermittlung an den Betriebsrat inkl. Ampellogik (Grün/Gelb/Rot) und Fristenprüfung, automatische Benachrichtigung relevanter Stellen (z. B. Pforte, IT), Nachdokumentation der tatsächlich anwesenden Personen mit Erinnerungen sowie wochenweise Übergabe/Export an Zeiterfassung (z. B. Tisoware). Abschluss: Archiv im Dataverse und Power-BI-Auswertungen für Mitbestimmung & Compliance.

Kategorie: Sonderarbeit / Mitbestimmung / Zeitmanagement Compliance · Mitbestimmung · Prozessdigitalisierung

Overtime+

PROJEKTDATEN

Projektaufwand (Roll-out): 10–18 Personentage (abhängig von Freigabe- & Fristenlogik)
Anpassbarkeit: sehr hoch (Fristen, Ampelsystem, Exportlogik individuell konfigurierbar)
Systemvoraussetzung: Microsoft 365 & Power Platform
Reporting: Power-BI-Auswertungen für Mitbestimmung & Compliance

Ergebnis

Sonderarbeit wird regelkonform beantragt, geprüft, genehmigt und nachvollziehbar dokumentiert – mit sauberem Export an Zeiterfassung und belastbarem Reporting.

Besonderheit

Intelligente Freigabelogik (Ampel + Fristen), automatische Information relevanter Stellen, Nachdokumentation der Anwesenheiten, Export (z. B. Tisoware) und Compliance-Auswertung via Dataverse/Power BI.

Tech-Stack

Power App · SharePoint · Power Automate · Dataverse · Power BI · Export-Schnittstelle (z. B. Tisoware)

Für wen geeignet?

Ideal für Unternehmen, die Sonderarbeit regelkonform steuern, Mitbestimmung digital abbilden und Zeiterfassung/Reporting strukturiert anbinden wollen.

Lösung besprechen ↗

Ampel Mitbestimmung digital Auto Fristenprüfung & Routing Export Zeiterfassung (z. B. Tisoware)

Ausgangssituation

Sonderarbeit ist Fristen-, Mitbestimmungs- und Dokumentationspflicht – oft per E-Mail

Wochenend- und Feiertagsarbeit erfordert klare Abstimmungen zwischen Fachbereichen, Betriebsrat, HR und Zeiterfassung. In der Praxis werden Anträge häufig per E-Mail gestellt, Fristen manuell geprüft und Entscheidungen nicht zentral dokumentiert. Dadurch entstehen Unsicherheiten (Frist eingehalten? Betriebsrat eingebunden? Wer war wirklich vor Ort?) sowie hoher administrativer Aufwand und potenzielle rechtliche Risiken.

Fristen & Mitbestimmung: Manuelle Prüfung, unklare Zuständigkeiten, inkonsistente Abläufe.
Keine zentrale Dokumentation: Entscheidungen und Nachweise sind verteilt (E-Mail, Listen, Einzeldateien).
Wer war wirklich vor Ort? Nachdokumentation fehlt oder wird vergessen – Daten sind unvollständig.

Zeiterfassung leidet: Daten sind nicht vollständig/strukturiert für die Weiterverarbeitung.
Fehlende Auswertungen: Keine belastbaren Reports für Compliance/Statistik/BR-Prüfung.
Risiko & Aufwand: Medienbrüche führen zu Stress, Fehlern und potenziellen rechtlichen Risiken.

Aus Sicht der Anwender

Sonderarbeit im Alltag – Ampel statt E-Mail-Flut

Vorgesetzte

Meister / Teamleitung

Ich beantrage Sonderarbeit für die Kostenstelle, sehe sofort Fristen & Ampel – und bekomme Erinnerungen zur Nachpflege.

Mitbestimmung

Betriebsrat

Transparente Anträge, klare Ampel-Logik und belastbare Auswertungen statt verstreuter E-Mails.

HR / Zeiterfassung

HR / Zeitmanagement

Strukturierte Daten inkl. Export (z. B. Tisoware) – weniger Nachfragen, weniger Korrekturen.

Feiertag in der Produktion – genehmigt, informiert, sauber dokumentiert

Mittwoch: Ein Produktionsbereich muss am kommenden Feiertag zusätzliche Arbeiten durchführen. Der Meister öffnet SKOUZ Overtime+ und stellt einen Antrag für seine Kostenstelle (Datum, Begründung, benötigte Mitarbeitende; optional bereits konkrete Personen). Der Antrag geht automatisch an den Betriebsrat. Die Ampel steht auf Grün und die Frist wurde eingehalten – der Antrag wird automatisch genehmigt. Wäre die Frist zu kurz, würde das System unabhängig vom Ampelstatus automatisch in die manuelle Prüfung routen. Nach der Freigabe werden relevante Stellen informiert (z. B. Pforte, IT). Nach Durchführung werden tatsächlich anwesende Personen dokumentiert; fehlen Einträge, erinnert das System zur Nachpflege. Am Ende der Woche werden alle Sonderarbeitstage gesammelt zur Zeiterfassung übergeben und exportfähig bereitgestellt (z. B. Tisoware).

Ziele des Projekts

Sonderarbeit strukturiert steuern – regelbasiert, transparent und revisionssicher

Mit SKOUZ Overtime+ wird Wochenend- und Feiertagsarbeit digital abgebildet: Antrag durch Vorgesetzte, Ampellogik für Betriebsrat, automatische Fristenprüfung, Information relevanter Stellen, Nachdokumentation der Anwesenheit und Export in die Zeiterfassung. Zusätzlich: Compliance-Archiv & Reporting.

Regelkonform & fristgerecht

Fristen automatisiert prüfen und Anträge entsprechend routen – unabhängig vom Ampelstatus.

Mitbestimmung digital

Betriebsrats-Ampel (Grün/Gelb/Rot) inkl. klarer Entscheidungslogik.

Transparenz & Information

Automatische Benachrichtigung relevanter Stellen (z. B. Pforte, IT).

Nachdokumentation sichern

Tatsächlich anwesende Personen bestätigen/ergänzen – Erinnerungen bei Lücken.

Export & Reporting

Wochenweise Übergabe an Zeiterfassung + Power-BI-Auswertungen für BR/Compliance.

Lösungsbausteine

Power App (Antrag & Nachpflege)

Sonderarbeit für Kostenstelle beantragen, Personen optional auswählen, Anwesenheit nachpflegen.

Power Automate (Ampel & Fristen)

Ampelsystem + Fristenprüfung inkl. automatischem Routing (Auto/Manuell/Ablehnung).

SharePoint (operative Datenbasis)

Zentrale Datengrundlage für Prozess, Nachweise und Exportdaten.

Dataverse (Langzeitarchiv)

Revisionssichere Speicherung für Compliance und Nachvollziehbarkeit.

Power BI (Mitbestimmung & Compliance)

Auswertungen für Kostenstellen, Personen, Fristen & Vorlaufzeiten.

Export (z. B. Tisoware)

Wochenweise Übergabe an Zeiterfassungsstellen – exportfähig, strukturiert.

Ideal für Unternehmen, die…

Mitbestimmung ernst nehmen – und Prozesse trotzdem pragmatisch halten wollen

Wochenend- und Feiertagsarbeit regelkonform steuern möchten
Mitbestimmungsprozesse digital abbilden wollen
Fristen automatisiert prüfen möchten
Transparenz für Betriebsrat und HR schaffen wollen
Zeiterfassungssysteme strukturiert anbinden möchten
revisionssichere Auswertungen benötigen

Compliance Mitbestimmung Power Platform

Tools & Quick Facts

Tools: Power App · SharePoint · Power Automate · Dataverse · Power BI · Export (z. B. Tisoware)
Projektaufwand (Roll-out): 10–18 Personentage (abhängig von Freigabe- & Fristenlogik)
Anpassbarkeit: sehr hoch (Fristen, Ampelsystem, Exportlogik individuell konfigurierbar)
Voraussetzung: Microsoft 365 & Power Platform
Reporting: Power-BI-Auswertungen für Mitbestimmung & Compliance

Next Step

Wollen wir Ihre Sonderarbeit-Prozesse in 30 Minuten bewertbar machen?

Wir klären Fristen, Ampellogik, Rollen (BR/HR/Zeiterfassung) sowie Exportanforderungen (z. B. Tisoware) – und zeigen einen sauberen Standardprozess in Microsoft 365 inkl. Reporting & Compliance.

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