Mitarbeitende
Bestellen
Ich wähle die Ausstattung im Intranet – kein Mail-Pingpong.
Work Equipment Shop – Arbeitsausstattung bestellen und freigeben
Arbeitsausstattung zentral bestellen.
Katalog, Freigabe, Kostenstelle und Status laufen in einem geführten Prozess.
Projekt
Mit SKOUZ WorkEquip wird ein zentraler Work Equipment Shop im Intranet bereitgestellt. Mitarbeitende wählen aus einem vordefinierten Ausstattungskatalog – von Maus und Headset über Software bis hin zu ergonomischen Möbeln. Hinterlegte Regeln steuern automatisch, ob eine Genehmigung erforderlich ist. Nach Freigabe werden Bestellungen an IT oder Einkauf weitergeleitet und die Kosten sauber der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet. Status- und Benachrichtigungslogik sorgt für Transparenz bis zur Abholung.
Kategorie: IT · Einkauf · HR · Workplace Services
Intranet · Procurement Automation · Workplace Services
SKOUZ WorkEquip
PROJEKTDATEN
- Projektaufwand: 6–12 Personentage
- Anpassbarkeit: hoch (Freigabelogik, Produktkategorien, Rollen)
- Systemvoraussetzung: Microsoft 365
- Stärke: Transparente Ausstattung mit automatisierter Genehmigungslogik
Ergebnis
Bestellungen sind nachvollziehbar: wer hat was bestellt, welcher Status, wer muss genehmigen, wohin geht die Bestellung – alles zentral.
Besonderheit
Regeln ersetzen Abstimmung: Genehmigungen und Schwellenwerte laufen automatisch; Kostenstellen werden sauber belastet; IT/Einkauf bekommt nur freigegebene Requests.
Tech-Stack
SharePoint/Power Apps (Shop & Daten) · Power Automate (Freigabe/Workflow/Benachrichtigungen) · Rollen-/Rechtekonzept · Kostenstellenzuordnung · optional Abhol-/Statusbenachrichtigung
Für wen geeignet?
Ideal für Unternehmen, die Arbeitsmittel zentral steuern, Genehmigungslogiken automatisieren, Kostenstellen sauber belasten und IT-/Einkaufsprozesse integrieren wollen.
Auto
Freigaben nach Regeln
KST
Kostenstellenlogik
Flow
IT/Einkauf Routing
Ausgangssituation
Arbeitsmittelbeschaffung ist oft informell – unklare Regeln, viele Rückfragen, wenig Transparenz
Hardware, Software oder ergonomische Ausstattung werden häufig informell per E-Mail angefragt. Dabei stellen sich regelmäßig Fragen: Wer darf was bestellen? Ab wann ist eine Genehmigung erforderlich? Auf welche Kostenstelle wird gebucht? Wurde bereits freigegeben? Ohne klaren Prozess entstehen Rückfragen, Verzögerungen und unnötiger Abstimmungsaufwand zwischen Mitarbeitenden, Vorgesetzten, IT, Einkauf und Controlling.
-
Unklare Bestellrechte: Wer darf welche Ausstattung bestellen?
-
Fehlende Genehmigungslogik: Schwellenwerte werden manuell geprüft.
-
Intransparenter Status: Bearbeitungsstand ist schwer nachvollziehbar.
-
Rückfragen & Verzögerungen: E-Mail-Pingpong zwischen Mitarbeitenden und Stakeholdern.
-
Kostenstelle unklar: Zuordnung erfolgt zu spät oder fehlerhaft.
-
Keine Standardisierung: Hardware/Software wird unterschiedlich beschafft und dokumentiert.
Aus Sicht der Anwender
Bestellung im Alltag – auswählen, Regeln greifen, Status läuft automatisch
Vorgesetzte
Freigeben
Nur Bestellungen über Schwellenwert landen zur Genehmigung bei mir.
IT/Einkauf
Bearbeiten
Wir bekommen freigegebene Bestellungen – inkl. Kostenstelle und Statuslogik.
Maus vs. Schreibtisch – automatische Freigabe oder Genehmigung, danach Routing
Ein Mitarbeitender benötigt eine neue Maus. Im Shop wählt er das Produkt aus. Da der Preis unterhalb eines definierten Schwellenwerts liegt, wird die Bestellung automatisch freigegeben. Ein anderer Mitarbeitender bestellt einen höhenverstellbaren Schreibtisch. Das System erkennt den höheren Wert und löst automatisch eine Genehmigungsanfrage an den Vorgesetzten aus. Nach Freigabe wird die Bestellung an IT oder Einkauf weitergeleitet. Die Kosten werden automatisch der hinterlegten Kostenstelle zugeordnet. Optional erhält der Mitarbeitende eine Abholbenachrichtigung, sobald das Produkt verfügbar ist.
Ziel
Arbeitsmittel strukturiert bestellen, regelbasiert freigeben und automatisiert verbuchen
Mit SKOUZ WorkEquip wird ein zentraler Work Equipment Shop im Intranet bereitgestellt. Mitarbeitende wählen aus einem vordefinierten Ausstattungskatalog. Regeln steuern automatisch, ob eine Genehmigung erforderlich ist. Nach Freigabe werden Bestellungen an IT oder Einkauf weitergeleitet und Kosten sauber der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet. Ergebnis: klare Prozesse, transparente Zuständigkeiten und weniger Abstimmung.
Zentraler Ausstattungskatalog
Produkte zentral gepflegt – inkl. Preis, Kategorie, Freigaberegeln.
Regelbasierte Genehmigung
Schwellenwerte & Produktregeln steuern Auto-Freigabe oder Genehmigung.
Kostenstellenzuordnung
Bestellungen werden automatisch der hinterlegten Kostenstelle zugeordnet.
Status & Benachrichtigungen
Genehmigung, Bearbeitung und Abholung transparent – optional Notify.
Skalierbarkeit
Erweiterbar um Software, Möbel, Spezialausstattung, Rollenmodelle, Integrationen.
Tools / Komponenten
SharePoint- oder PowerApp-Shop
Katalog, Warenkorb, Bestellprozess im Intranet.
Power Automate
Freigabeprozesse, Schwellenwerte, Routing.
Rollen & Berechtigungen
Wer darf was bestellen? Wer genehmigt?
Kostenstellen-Logik
Automatische Zuordnung & saubere Belastung.
Status-/Abholbenachrichtigung
Transparenz für Bestellende bis zur Ausgabe.
Ideal für Unternehmen, die…
Arbeitsmittel zentral steuern und Genehmigungen automatisieren wollen
- Arbeitsmittel zentral steuern möchten
- Genehmigungslogiken automatisieren wollen
- Hardware- und Softwarebestellungen standardisieren möchten
- Kostenstellen sauber belasten müssen
- IT- und Einkaufsprozesse integrieren wollen
- Transparenz über Ausstattung und Bestellungen benötigen
Intranet
Procurement
SharePoint
Power Automate
Quick Facts
- Projektaufwand
- 6–12 Personentage
- Anpassbarkeit
- hoch (Freigabelogik, Produktkategorien, Rollen)
- Systemvoraussetzung
- Microsoft 365
- Erweiterbar
- Integration mit ERP, ITSM oder Einkaufssystemen
- Stärke
- Transparente Ausstattung mit automatisierter Genehmigungslogik
Persönlicher Ansprechpartner
Sprechen wir kurz über Ihr Vorhaben.
Matthias Buck ist Ihr direkter Ansprechpartner für alle skouz Enterprise Solutions. Er verbindet langjährige Projekterfahrung mit tiefem technischem Verständnis und einem klaren Blick für Prozesse, Plattformen und sinnvolle Lösungswege. In einem kurzen Gespräch ordnet er Ihr Vorhaben präzise ein, erkennt schnell die relevanten Hebel und zeigt auf, wie eine passende Lösung für Ihr Unternehmen aussehen kann.
Matthias Buck
Enterprise Solutions · Erstgespräch · Einordnung · Passender nächster Schritt
- Kurz & unverbindlich
- Direkt zum Experten
- Klare nächste Schritte
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Work Equipment Shop Häufige Fragen
Für Workplace Services, IT und Einkauf, die Arbeitsausstattung zentral bestellen, freigeben und Kostenstellen sauber zuordnen möchten.
Next Step
Wollen wir Ihre Schwellenwerte & Katalogstruktur in 30 Minuten definieren?
Wir klären Produktkategorien, Preis-/Regel-Logik, Rollen (Vorgesetzte/IT/Einkauf), Kostenstellenmodell und Statuskommunikation – und skizzieren den Shop in Microsoft 365.
Antwort garantiert innerhalb von 24 Stunden.
Weitere Lösungspakete
Zwei weitere passende Lösungspakete.
OPERATIONS & FACILITY
Asset Management – Inventur und SAP-Anschluss
Anlagevermögen wird aus SAP oder ERP nutzbar gemacht, von Kostenstellenverantwortlichen geprüft und strukturiert zurückgemeldet. SKOUZ
Ergebnis
Digitale Inventur mit SAP-/ERP-Anschluss: klare Verantwortung und saubere Rückmeldung.
OPERATIONS & FACILITY
Inventarverwaltung – prüfen, buchen, zurückgeben
Leihinventar wie Messe- oder Eventequipment wird zentral verwaltet und mit Stückzahlen, Zeitfenstern sowie Vorlauf- und Rücklaufzeiten
Ergebnis
Zentrale Inventarsteuerung mit Verfügbarkeitsprüfung, Buchung, Abholung und Rückgabe.