skouz

Enterprise Solutions · Prozessautomatisierung

Prozesse automatisieren. Ohne Chaos. Für einen besseren Arbeitsalltag.

Wir standardisieren und digitalisieren wiederkehrende Abläufe – von Antrag, Prüfung und Freigabe bis Übergabe, Nachweis und Betrieb. Auf Basis von Microsoft 365, Power Platform und Power Automate entstehen Workflows, die Fachbereiche entlasten und IT-seitig sauber beherrschbar bleiben.

  • skouz arrow orange Quick Wins in Wochen
  • skouz arrow orange Standards & DoD/Checks
  • skouz arrow orange Betrieb & Monitoring
Automation-Check (30 Min) skouz arrow Leistungsbausteine ansehen

Fokus: klare Prozesslogik, weniger E-Mail-Pingpong, nachvollziehbare Freigaben und ein Betrieb ohne Schatten-IT.

Automation Map

Quick Wins Governance Betrieb

Zielbild: Prozesskette statt Einzellösung

Guardrails aktiv

Trigger → Validierung → Freigabe → Umsetzung → Reporting

Struktur, Checks, Ownership – damit Automatisierung im Alltag hält.

Intake

Form/Teams · Regeln · Routing

Workflow

Power Automate · Approvals

Daten

SharePoint/Dataverse · Qualität

Betrieb

Monitoring · Alerts · Ownership

Transparenz

Status, SLAs, Dashboards (optional), Audit-Trail

Ergebnis: weniger Rückfragen, sauberere Übergaben, reproduzierbare Abläufe.

Einordnung

Automatisierung entfaltet Nutzen nur dort, wo Prozesse eindeutig definiert sind.

Denn: Wenn man einen schlechten Prozess digitalisiert, hat man danach einen schlechten digitalen Prozess.

Prozessautomatisierung ist deshalb nicht Startpunkt, sondern Ergebnis. Voraussetzungen sind klare Ziele, eindeutige Abläufe, Verantwortlichkeiten, Daten und Betriebsregeln.

Quick Wins Governance Betrieb

Typische Pain Points

So sieht es aus, wenn Prozesse ohne gemeinsame Logik nebenher laufen:

  • skouz arrow orange Freigaben passieren per E-Mail/Chat – Status ist unklar.
  • skouz arrow orange Excel-Listen gelten als Single Source of Truth – sind aber nicht belastbar.
  • skouz arrow orange Manuelle Nacharbeiten, Medienbrüche, fehlender Audit-Trail.
  • skouz arrow orange Automatisierungen werden gebaut – aber nicht sauber betrieben, überwacht oder dokumentiert.

Unser Anspruch

Erst Klarheit, dann Automatisierung

sauberer Intake Audit-Trail Ownership

Ergebnis in 2–6 Wochen

Erste automatisierte Abläufe mit spürbarer Entlastung – plus Leitplanken, damit weitere Workflows stabil skalieren können.

1

Vorgehensweise

Belastbarer Plan für die Prozess­automatisierung inklusive Priorisierung und Quick Wins.

2

Workflow(s) – robust gebaut

1–3 automatisierte Workflows inklusive Regeln, Fehlerpfaden und Nachweisbarkeit.

3

Standards & Datenbasis

Einheitliche Formular-, Status- und Datenlogik als Grundlage für weitere Prozesse.

4

Betrieb & Übergabe

Monitoring/Alerts, Runbooks, Zuständigkeiten – damit es stabil bleibt.

Sie möchten Prozesse automatisieren, aber ohne Wildwuchs, Schatten-IT oder instabile Einzellösungen starten?

Automation-Check (30 Min) skouz arrow

Automation-Check

Prozesse & Automatisierung

Ordnen Sie kurz ein, wo aktuell Reibung entsteht: Freigaben, Übergaben, Datenbasis, Power Automate, Betrieb oder Governance. Daraus leiten wir ab, welcher Startprozess den schnellsten Nutzen bringt – sauber priorisiert und betriebsfähig gedacht.

Automation-Standortbestimmung

Schritt 1 von 5 Reibung einordnen
2 Minuten

Wo können wir Sie im Bereich Prozess-Automatisierung unterstützen?

Weitere Angaben

Worauf sollen wir zuerst schauen?

Wählen Sie bis zu zwei Punkte. So bleibt die Anfrage kurz und trotzdem fachlich verwertbar.

Welche Automations-Themen haben aktuell den größten Hebel? *

Mehrfachauswahl möglich · maximal 2

Wie dringend ist das Thema – und welcher nächste Schritt passt?

Kontaktangaben

Lösungspakete

Lösungspakete, die Prozessdigitalisierung konkret machen.

Aus wiederkehrenden Anträgen, Freigaben, Formularen und Übergaben werden belastbare digitale Abläufe – auf Basis von Microsoft 365, SharePoint und Power Automate.

Alle Lösungspakete ansehen skouz arrow orange

Lösungspakete · Operations · HSE · HR · Interne Services

Formularwesen digital – Anträge, Freigaben und Aufbewahrung automatisieren

Formulare werden erst wertvoll, wenn daraus saubere Prozesse entstehen. SKOUZ Forms bildet Anträge, Genehmigungen, Fristen, Eskalationen sowie Aufbewahrungs- und Löschlogiken in Microsoft 365 ab – direkt im Intranet, mit klaren Rollen und auswertbaren Daten.

Ergebnis
Digitale Formulare: erfassen, prüfen, freigeben und sicher ablegen.
Besonderheit
Freigaben, Fristen und Eskalationen laufen automatisch nach klaren Regeln.
Scope
Microsoft 365 · SharePoint Forms · Power Automate · Power Apps · Rollen & Rechte
Zum Projekt
Projekt im Blick · Standards aktiv
API
Versionierung · Policies
Events
Asynchron · robust
Monitoring
Alerts · Tracing
Runbooks
Betrieb · Ownership
Standards · Doku · Betrieb
Betrieb vorbereitet · Übergabe sauber
Standards Monitoring Runbooks

Lösungspakete · Finance · Controlling · PMO · Operations

Projekt- & Kostenstellenantrag – Anträge digital steuern und ERP-/SAP-fähig vorbereiten

Projekt- und Kostenstellenanträge strukturiert vorbereiten. Mit skouz ProjectID werden Anträge digital erfasst, automatisch freigegeben und systemseitig nummeriert. So entstehen valide Stammdaten, klare Statusinformationen und eine saubere Grundlage für Controlling, Finance und ERP-/SAP-Anschluss.

Microsoft 365 · SharePoint Forms · Power Automate · Rollen & Rechte · ERP-/SAP-Anschluss
Zum Projekt

Lösungspakete · Finance · Controlling · Einkauf · Operations

Investitionsanträge digital – Freigaben steuern und automatisch an den Einkauf übergeben

Investitionsprozesse digital steuern. Mit skouz Invest werden Anträge strukturiert eingereicht, regelbasiert nach Betrag oder Art geroutet und nach finaler Freigabe automatisch an den Einkauf übergeben. Ergebnis: klare Zuständigkeiten, transparente Statusführung und auditfähige Dokumentation.

Microsoft 365 · SharePoint Formulare · Power Automate · Rollen & Rechte · Statuslogik
Zum Projekt

Projekt · Industrie & Produktion · Industrie & Produktion

Reiseanträge digital – Antrag, Genehmigung und Compliance in einem Prozess

Dienstreisen digital in einem Prozess steuern. skouz easyTravel bündelt Antrag, Genehmigung, Buchung und Compliance-Nachweise wie A1 oder Meldepflichten in einem durchgängigen Workflow. Ergebnis: transparente Abläufe, weniger Medienbrüche und eine revisionssichere Dokumentation.

Microsoft 365 · SharePoint · Power Automate · Plumsail Forms · Outlook
Zum Projekt

Vertiefende Themen

Konkrete Vertiefungen für Prozessautomatisierung, SharePoint und Integration.

Wenn aus Prozessbedarf konkrete Umsetzung wird, führen diese Seiten tiefer in Microsoft-365-Automatisierung, SharePoint-Workflows, Power Automate und integrationsnahe Prozessszenarien.

M365 Automatisierung

Microsoft 365 Automatisierung

Wiederkehrende Abläufe mit Teams, SharePoint, Power Automate und Power Platform digital abbilden – sauber priorisiert und betreibbar.

Zur M365-Automatisierung

SharePoint als Prozessraum

SharePoint Workflows im Mittelstand

Freigaben, Dokumente, Listen und Aufgaben direkt in SharePoint strukturieren – mit Status, Historie und klaren Verantwortlichkeiten.

Zu SharePoint Workflows

Workflow-Umsetzung

Power Automate Beratung

Flows planen, bauen und stabilisieren – mit Datenbasis, Fehlerpfaden, Governance, Monitoring und sauberer Übergabe in den Betrieb.

Zur Power-Automate-Beratung

Systemintegration

SAP Integration Suite

Fachprozesse mit SAP, ERP und SaaS-Systemen verbinden – über Standards, Mapping, Monitoring und sauberen Betrieb.

Zur SAP Integration

ERP & Dynamics

Dynamics 365 Business Central

Business Central erweitern, Daten per API rein- und rausspielen und Reporting mit Power BI oder Excel belastbar machen.

Zu Business Central

Vorgehen

So starten wir: erst ordnen, dann automatisieren.

Keine Prozessautomatisierung auf Zuruf: Wir klären Zielbild, Regeln, Daten und Verantwortlichkeiten – priorisieren Quick Wins und bauen Workflows so, dass Betrieb, Monitoring und Ownership von Anfang an mitgedacht sind.

Kurz gesagt

Sie bekommen einen sauberen Einstieg, messbare Entlastung und eine Grundlage, auf der weitere Prozesse stabil skalieren können.

Quick Wins Governance Betriebsfähig
01

Automation-Check

Prozesse, Daten, Beteiligte – plus Identifikation von Quick Wins und saubere Priorisierung.

02

Workflow sauber bauen

Intake (Form/Teams), Regeln, Freigaben, Fehlerpfade – robust umgesetzt (Power Automate/Power Platform).

03

Betrieb & Governance

Standards (Naming/Envs), Monitoring & Alerts, Runbooks – Übergabe an Ownership, damit es stabil bleibt.

Einstieg

Automation-Check (30 Min)

Sie bekommen eine klare Empfehlung: was zuerst, was später – und wie Sie ohne Schatten-IT messbar entlasten.

Automation-Check (30 Min) skouz arrow black

Wirkung

Von Einzelflows zu skalierbarer Automatisierung.

Alle Prozesse profitieren, wenn Standards, Daten und Prozessverantwortlichkeiten geklärt sind – erst dann wird Automatisierung skalierbar.

Typische Ausgangslage

Einzelflow Standards Betrieb

Gewachsene Einzelflows

Mehrere Abläufe sind digitalisiert – aber mit unterschiedlichen Regeln, Daten und Zuständigkeiten.

Formulare Freigaben Schnittstellen

Keine gemeinsame Prozesslogik

Governance, Datenmodell und Vorlagen sind nicht einheitlich definiert.

Governance Datenmodell Templates

Betrieb nicht abgesichert

Ohne Ownership, Monitoring und Runbooks wird Automatisierung schwer wartbar.

Monitoring Runbooks Change
PROZESSE STANDARDS & GOVERNANCE BETRIEB HR Onboarding Accounts · Rollen · Freigaben Einkauf / Bestellung Budget · Genehmigung · Belege IT Service Requests Intake · Priorisierung · Routing Standards & Datenbasis Formulare · Regeln · Rollen/Ownership Umgebungen · Naming · Audit/Logging Templates Datenmodell Betrieb & Qualität Monitoring · Alerts · Runbooks Change · Review · KPI/ROI

Ergebnis

Skalierbar über mehrere Prozesse · weniger Sonderlösungen · sauberer Betrieb

Proof · Prozessautomatisierung

Prozesse erfolgreich digitalisiert.

Von “läuft irgendwie” zu klaren Workflows mit Standards, Messbarkeit und stabilem Betrieb – ohne Tool-Wildwuchs.

Referenzen (Auszug)

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Google Logo

Google Bewertungen

5.0

68 Google-Rezensionen

Automations im Blick · Flows aktiv
Scan · Build · Run

Intake

Trigger · Formular · Mail

Workflow

Schritte · Regeln · Zielzeiten

Integrationen

Connectors · API · ERP/CRM

Freigaben

Approvals · Audit · Nachweis

Durchlaufzeit · Zielzeiten · Qualität

Auto-Retry & Escalation
Zielzeiten live · KPI-Tracking aktiv Auto-Retry bei Fehlern Queue & Eskalation definiert
Workflow-Blueprint Automations-Bausteine Governance & Betrieb

Ergebnis

Kürzere Durchlaufzeiten, weniger Fehler, spürbar weniger manuelle Klicks.

Scan · Build · Run

Standards, die Teams nicht bremsen, sondern Zusammenarbeit vereinfachen.

Deliverables

Prozessanalyse · Workflow-Blueprint · Lösungsbausteine (Integrationen, Freigaben, Benachrichtigungen) · Monitoring & Alerting · Governance (Rollen, Namings, Lifecycle) · Übergabe & Enablement

2–6 Wochen bis erste Flows live messbar (Zielzeiten/KPIs) Governance & Betrieb

Kundenstimmen

Verifizierte Stimmen aus realen Projekten.

Google-Bewertungen aus Enterprise- und Web-Projekten.

Weitere Erfahrungen aus Digitalisierungs- und Integrationsprojekten.

Peter Nowottny

Ravensburger AG

„Skouz hat die gruppenweite Einführung einer Planungssoftware komplett gesteuert – von Kommunikation über Schulungen bis zu Preisverhandlungen. Für uns war das eine enorme Entlastung – am Ende stand einstimmig fest: Alles richtig gemacht.“

Ralf Wetzel

Ravensburger AG

„Matthias Buck und sein Team sind ein absolutes Highlight bei der Suche nach pragmatischen, hochwertigen IT-Lösungen. Durch ein kleines Projekt sparen wir heute jedes Jahr einen fünfstelligen Euro-Betrag.“

Grüne Aussichten

Wir sind ein Handwerksbetrieb und hatten keine Lust auf langwierige Digitalisierungsprojekte – wir brauchten eine funktionierende Lösung für echte Alltagsprobleme. skouz hat unsere Leiternprüfung und unser Verbandbuch in Microsoft PowerApps umgesetzt.

Rainer Hartel

Ravensburger Spieleland

Das Team hat uns bei einem sehr komplexen Thema hervorragend unterstützt. Es ging um eine Bewertung des möglichen Projektes mit dem Ziel der Homogenisierung ! Die Zusammenarbeit war stets konstruktiv, zielführend und angenehm!

MAUDERER Alutechnik GmbH

Wir sind mit der Zusammenarbeit mit Skouz mehr als zufrieden! Neben der großen Expertise, schätzen wir besonders das vorausschauende und kooperative Mitdenken – verschiedene Lösungswege werden aufgezeigt und optimal auf unsere Bedürfnisse …

Björn Walz

Lighthouse GmbH

„Das interdisziplinäre Team unterstützt uns nicht nur bei internen Digitalisierungsthemen, sondern ist insbesondere bei Kundenprojekten ein zuverlässiger strategischer Partner.“

Google Logo

Google Bewertungen

5.0

68 Google-Rezensionen

Persönlicher Ansprechpartner

Sprechen wir kurz über Ihr Vorhaben.

Matthias Buck ist Ihr direkter Ansprechpartner für alle skouz Enterprise Solutions. Er verbindet langjährige Projekterfahrung mit tiefem technischem Verständnis und einem klaren Blick für Prozesse, Plattformen und sinnvolle Lösungswege. In einem kurzen Gespräch ordnet er Ihr Vorhaben präzise ein, erkennt schnell die relevanten Hebel und zeigt auf, wie eine passende Lösung für Ihr Unternehmen aussehen kann.

Matthias Buck

Enterprise Solutions · Erstgespräch · Einordnung · Passender nächster Schritt

buck@skouz.de +49 (0) 8382 604 2112
Kostenfreies Erstgespräch skouz arrow Direkt per E-Mail
  • Kurz & unverbindlich
  • Direkt zum Experten
  • Klare nächste Schritte

Trigger & Hebel

Wann Prozessautomatisierung zum echten Hebel wird

Besonders sinnvoll ist Automatisierung dort, wo Anfragen, Prüfungen, Freigaben und Übergaben regelmäßig wiederkehren – und heute noch über E-Mail, Excel oder einzelne Personen laufen.

Integration Landscape
skouz
Usecases: Von Anfrage zu Ergebnis skouz Vorher Handarbeit & Wartezeiten Nachher Flow · Regeln · Nachweis Rechnung Onboarding Freigabe Intake & Validierung Regeln & Freigaben Ergebnis & Monitoring Zielzeiten · KPI · Audit

Wenn Anfragen, Freigaben und Übergaben standardisiert sind, wird Automatisierung zum „Turbo“: weniger Wartezeit, weniger Fehler, mehr Transparenz – inklusive Messbarkeit (Zielzeiten/KPIs) und Nachweisbarkeit.

Manuelle Aufgaben kosten Zeit

Prüfen, zuordnen, freigeben, buchen – zu viel manuell, zu viele Rückfragen und zu wenig Transparenz.

schneller ROI

Freigaben sind unklar

Wer darf was? Welche Schwellenwerte? Ohne Rollen, Regeln und Audit-Log wird’s langsam – und riskant.

Governance & Nachweis

Onboarding dauert zu lange

Wenn Übergaben und Checklisten nicht standardisiert sind, hängt alles an Einzelnen – und skaliert nicht.

wiederholbare Abläufe

Stammdaten & Übergaben reißen ab

Medienbrüche zwischen Tools/Teams verursachen Fehler. Automatisierung braucht saubere Schnittstellen & Ownership.

Integrationen & Verantwortung

Wenn Sie sich hier wiederfinden: Wir strukturieren den Prozess, bauen die Automationen sauber – und machen Betrieb & Nachweisbarkeit einfach.

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Leistungsbausteine

Bausteine für stabile Automatisierung

Technologie

Power Platform als stabile Basis für Prozessautomatisierung

Power Automate, SharePoint, Teams, Power Apps und Dataverse greifen dort ineinander, wo Prozesse sauber strukturiert, nachvollziehbar freigegeben und langfristig betrieben werden müssen.

Kerntechnologien

Power Automate

Workflows, Approvals, Integrationen – robust gebaut und wartbar im Alltag.

SharePoint / Teams

Collaboration + Prozessoberfläche: Anfragen, Status, Dokumente – dort, wo Menschen arbeiten.

Power Apps

Apps für komplexe Abläufe: Rollen, Zustände, Validierung – statt Excel-Workarounds.

Dataverse

Datenmodell, Rechte, Stabilität – wenn Prozesse skalieren, Audit-Trail wichtig wird oder Apps mehr Struktur brauchen.

Hinweis

Nicht jeder Prozess braucht Dataverse oder Power Apps. Wir verwenden nur das, was wirklich notwendig ist – damit Aufwand und Betrieb im Verhältnis stehen.

Governance & Betrieb

  • skouz arrow orange Umgebungen, Rollen, Ownership (Dev/Test/Prod) – damit Lösungen nicht „wild“ wachsen.
  • skouz arrow orange Connection-Strategie: Service-Accounts, Secrets, Policies – nachvollziehbar und revisionsfähig.
  • skouz arrow orange Monitoring/Alerts + Runbooks – damit Fehler sichtbar sind und schnell behoben werden.
  • skouz arrow orange Dokumentation (kurz, nutzbar, nicht „Policy-Grab“) – damit Betrieb auch bei Personwechsel funktioniert.

Azure Functions / Logic Apps

Wenn Power Automate an Grenzen stößt: mehr Kontrolle, Performance oder komplexe Integrationslogik.

Power BI (optional)

Status, Zielzeiten, Durchlaufzeiten – Transparenz aus Prozessdaten für Steuerung & Verbesserungen.

Ticket-System / ITSM

Integration: Request rein, Status raus – sauberer Prozessanker für IT & Fachbereiche.

FAQ

Häufige Fragen – klar beantwortet Häufige Fragen

Fragen, die IT & Fachbereiche typischerweise stellen:

Nächster Schritt

Automation-Check: In 30 Minuten zu erster Klarheit

Wir klären, welche Prozesse sich wirklich lohnen, wie ein sauberer Startprozess aussieht und welche Standards Sie brauchen – damit Automatisierung nicht zum nächsten Wildwuchs wird.

30 Min

klar & fokussiert

Ohne Pitch

ehrliche Einordnung

Nächste Schritte

konkret statt vage

Direkt anfragen

Kurze Nachricht reicht – wir melden uns mit Terminvorschlägen.

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Keine Sales-Show. Erst Klarheit, dann Umsetzung.