Reiseantrag anlegen, bearbeiten, freigeben.
Wir fassen alles, wirklich alles, rund um die Reise in einem Tool zusammen.
Reiseantrag?
Ist komplett digitalisiert!
Der Dienstreiseantrag – ein Klassiker! Oft sind zahlreiche organisatorische Schritte und Genehmigungen auf verschiedenen Wegen damit verbunden. skouz hat da was dagegen – was Digitales! Wir haben sämtliche Prozesse rund um die Reise in eine Applikation gepackt.
Prozessdigiatlisierung
Microsoft 365
Globaler Workflow
Die Digitalisierung der Dienstreise war für die Waldner Unternehmensgruppe ein kleines Projekt im Rahmen der zielstrebigen Prozessoptimierung. Dennoch ist der Effekt der Prozessdigitalisierung signifikant, denn rund 1800 Menschen arbeiten für das familiengeführte Traditionsunternehmen aus dem Allgäu an unterschiedlichen Standorten weltweit.
waldner.deskouz Know-how
Der Reiseantrag als digitaler Prozess
Sharepoint diente in dieser konkreten Entwicklung bereits als Intranet. Für den digitalen Reiseantrag haben wir darauf aufgesetzt. Unser Weg führt über eine Sharepoint-Seite, die mit einer Vielzahl von Formularen kombiniert wurde. Die Prozesse im Hintergrund, beispielsweise notwendige Genehmigungen, werden mit Power Automate Flows organisiert. Alle beteiligten Abteilungen greifen auf dieselbe Sharepoint-Seite zu. Für jedes Team gibt es jedoch eine maßgeschneiderte eigene Oberfläche.
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Reiseantrag
anlegenNach Klick auf den Button „Reiseantrag“ wird der Antragsteller durch den Prozess geführt: Reisegrund, Reisestationen und je nach Ziel werden weitere Informationen abgefragt.
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Genehmigung
und RolloutDer Antrag landet beim Vorgesetzten zur Genehmigung. Es folgen die weiteren Schritte wie notwendige Buchungen über die Entsendungsstelle, die Klärung der Zeiterfassung, die entsprechende Info an die Fuhrparkverwaltung etc.
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Bearbeitung in
den FachbereichenDie verantwortlichen Abteilungen erhalten die Informationen zentralisiert über eine SharePoint-Liste. Alle greifen auf dieselbe Sharepoint-Seite zu, aber für jedes Team gibt es eine maßgeschneiderte eigene Oberfläche. Die Fortschritte in der Bearbeitung des Reiseantrags sind für alle sichtbar.
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Änderungen und
weitere FeaturesSind alle Buchungen in den Fachbereichen getätigt erhält der Reisende seine Reisedaten. Der Antrag kann nachträglich geändert werden (erneute Genehmigung erforderlich), Arbeitszeiten können nachgetragen und genehmigt werden. Weitere Features: Antragstellung für mehrere Personen, Kopplung an die Verwaltung der Firmenfahrzeuge u.v.m.
Technologien und Tools
in der Anwendung
Sie möchten auch effizienter arbeiten?
Dann vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Gespräch mit einem unserer Web-App-Spezialisten. Wir beraten Sie gerne, wie Sie mit digitalen Prozessen besser arbeiten.
Unser Fazit
Es hat großen Spaß gemacht zu sehen, wie mehrere Prozesse durch nur einen digitalen Prozess abgelöst werden und wie viele unterschiedliche Anforderungen sich am Schluss zu einem großen Ganzen zusammengefügt haben.
Simone Ritscher
Diese Projekt hat wie so oft sehr schön gezeigt, wie stark über Jahre gewachsene und komplizierte Prozesse optimiert werden können und dass es möglich ist, diese zu digitalisieren, ohne gleich ein Mammut-Projekt daraus zu machen. Es müssen nur die betroffenen Bereiche an einem Tisch zusammenkommen. Unser Fokus liegt stets - und so auch hier - darauf, sämtliche Anwender adäquat abzuholen, sodass ein echter Mehrwert generiert wird. Und das ohne Anschaffung neuer Tools.
Matthias Buck
Fortlaufende
Zusammenarbeit
Managed Services
skouz betreut die Waldner Unternehmensgruppe in der zielstrebigen Umsetzung digitaler Prozesse als strategischer Partner: Sukzessive weitere Themen in der Entwicklung - Fokus: ressourcenschonend (aufbauend auf M365) und nutzerfreundlich. Oder was gibts hier als Input? Strategie?
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